استخدام‌کنندگان: رزومه و داده‌های نامزدها را بدون آپلود مدیریت کنید

یک استخدام‌کننده با جریان پیوسته‌ای از داده‌های شخصی دیگران سر و کار دارد، اغلب صدها نفر به‌طور هم‌زمان. هر رزومه یک نام است، اطلاعات تماس، سابقه‌ی کاری، و گاهی یک عکس، یک تاریخ تولد، یک نشانی. اسکن کارت شناسایی، معرفی‌نامه، نتایج بررسی سوابق و مدارک اجازه‌ی کار را هم اضافه کنید، و پرونده‌ی یک نامزد به بسته‌ای مرتب از دقیقاً همان داده‌هایی تبدیل می‌شود که هم سارقان هویت و هم تنظیم‌کنندگان حفاظت از داده به آن اهمیت می‌دهند. نامزدها این اطلاعات را به امید یک شغل تحویل می‌دهند و اعتماد می‌کنند که از آن مراقبت شود.

و این کار پر از کارهای کوچک PDF است. ادغام یک رزومه، یک نامه‌ی پوششی و معرفی‌نامه‌ها در یک پرونده‌ی واحد نامزد. فشرده‌سازی پوشه‌ای از اسناد اسکن‌شده برای ارسال به مدیر استخدام. بیرون کشیدن متن یک رزومه برای ثبت آن. هر کدام روزمره‌اند، و هر کدام لحظه‌ای‌اند که با ابزار اشتباه، داده‌های شخصی یک نامزد به سروری آپلود می‌شود که هیچ‌کس آن را بررسی نکرده است.

داده‌ی نامزد همان داده‌ی شخصی است

آسان است که یک رزومه را صرفاً یک سند بدانیم، اما این یک فایل متراکم از اطلاعات شخصی درباره‌ی یک انسان واقعی است که رضایت نداده اطلاعاتش میان سرویس‌های شخص ثالث دست‌به‌دست شود. قانون حفاظت از داده با داده‌ی نامزد مانند هر داده‌ی شخصی دیگری رفتار می‌کند: برای یک هدف جمع‌آوری شده، با دقت مدیریت می‌شود، و با طرف‌هایی که هیچ کاری با دیدن آن ندارند به اشتراک گذاشته نمی‌شود. بررسی سوابق و مدارک شناسایی این مخاطره را باز هم بالاتر می‌برند.

یک ابزار آنلاین رایگان معمولی، فایل شما را به سرورش آپلود می‌کند، آن را پردازش می‌کند، و بعدتر با تایمری که نمی‌توانید تأییدش کنید حذفش می‌کند. برای یک دسته از رزومه‌ها و اسکن کارت شناسایی، این یعنی انتقال حجم زیادی از داده‌های شخصی افراد به یک شخص ثالث ناشناخته. نامزدی که هرگز آن شغل را نگرفت، اگر بفهمد رزومه و اسکن گذرنامه‌اش به یک وب‌سایت تصادفی آپلود شده تا یک PDF ادغام شود، اصلاً خوشحال نخواهد شد.

reader.me چگونه با استخدام جور درمی‌آید

reader.me به‌طور کامل در مرورگر شما اجرا می‌شود. آپلودی در کار نیست، چون هیچ سروری کار را انجام نمی‌دهد؛ موتور روی دستگاه خودِ شما، درون زبانه‌ی مرورگر اجرا می‌شود.

پس وقتی اسناد یک نامزد را ادغام می‌کنید، مرورگر شما آن‌ها را در حافظه‌ی رایانه‌ی خودتان می‌خواند، همان‌جا ترکیب‌شان می‌کند، و نتیجه را به شما می‌دهد. PDF نامزد هرگز جابه‌جا نمی‌شود. برای هر کسی که با درخواست‌های شغلی دیگران سر و کار دارد، این همان تفاوتِ میان کارِ روزمره و انتقال داده‌ای است که باید پاسخگویش باشید. فایل در تمام مدت روی دستگاه شما می‌ماند.

و این قابل تأیید است، که وقتی یک نامزد یا یک مسئول حفاظت از داده می‌پرسد درخواست‌ها چگونه مدیریت می‌شوند، اهمیت دارد. هر ابزار reader.me را باز کنید، ابزار توسعه‌دهنده (F12) را باز کنید، و حین پردازش یک فایل زبانه‌ی Network را تماشا کنید. چیزی آپلود نمی‌شود. اتصال اینترنت را قطع کنید و باز هم کار می‌کند، چون داده از همان ابتدا قرار نبود جایی برود.

کارهای روزمره، حفظ‌شده در حریم خصوصی

• یک پرونده‌ی نامزد بسازید. رزومه، نامه‌ی پوششی، معرفی‌نامه‌ها و مدارک را به‌صورت محلی در یک PDF منظم ادغام کنید.
• برای مدیران استخدام فشرده کنید. اسناد اسکن‌شده و نمونه‌کارها سنگین می‌شوند. PDF را فشرده کنید تا بدون آپلود کردن اسناد نامزد در یک ایمیل جا شود.
• محتوای یک رزومه را ثبت کنید. برای سوابق یا سیستم خود به متن یک رزومه نیاز دارید؟ به‌جای تایپ مجدد، به‌صورت محلی متن را استخراج کنید.
• یک سند اسکن‌شده را قابل استفاده کنید. یک معرفی‌نامه یا گواهی اسکن‌شده پس از OCR قابل جست‌وجو می‌شود، و اسکن روی دستگاه شما می‌ماند.
• از فایل‌های حساس محافظت کنید. اسکن کارت شناسایی یا بررسی سوابق را برای یک کارفرما می‌فرستید؟ PDF را با یک رمز عبور قفل کنید و کلید را جداگانه به اشتراک بگذارید.

یک نکته درباره‌ی انصاف هم

دلیلی آرام‌تر هم برای نگه داشتنِ سفت‌وسختِ داده‌ی نامزد وجود دارد: انصاف. یک رزومه اغلب جزئیاتی دارد، یک عکس، یک سن، یک نشانی، که هیچ ربطی به اینکه کسی می‌تواند آن کار را انجام دهد یا نه ندارند، و هرچه آن داده در جاهای کمتری پخش شود، احتمال استفاده‌اش به شیوه‌هایی که هیچ‌کس قصدش را نداشت کمتر است. نگه داشتن پرونده‌ی یک نامزد روی دستگاه خودتان، به‌جای پراکندنش میان سرویس‌های آنلاین، بخشی از رفتار با متقاضیان با همان دقتی است که سزاوارش هستند.

حجم بالای استخدام، راحتیِ ابزارهای آنلاین را وسوسه‌انگیز می‌کند، اما حجم دقیقاً همان دلیلی است که اهمیت دارد: یک عادتِ بی‌دقت که روی صدها نامزد اعمال شود، صدها افشای کوچک است. کار کردن در مرورگر این خطر را به‌طور کامل حذف می‌کند. اسناد نامزد از دست او به دست شما و سپس به مدیر استخدام می‌رسند، و از هیچ سرویس PDF در میانه عبور نمی‌کنند. ابزارهای PDF را باز کنید، کار را به‌صورت محلی انجام دهید، و کسانی که با درخواست‌هایشان به شما اعتماد کرده‌اند محافظت‌شده می‌مانند.