بخش عمومی: پرونده‌های شهروندان را بدون آپلود داده‌هایشان مدیریت کنید

یک نهاد دولتی حساس‌ترین داده‌هایی را که وجود دارد در اختیار دارد، و حق انتخابی هم ندارد. یک درخواست مزایا، تمام وضعیت مالی یک نفر را در خود دارد. یک پرونده اداری ممکن است شامل اسکن کارت شناسایی، گواهی پزشکی، استعلام سوءپیشینه و مشخصات یک کودک باشد. شهروندان داوطلبانه این اطلاعات را تحویل نمی‌دهند؛ مجبورند، تا خدمتی را که حقشان است دریافت کنند. همین، استانداردِ نحوه نگهداری پرونده‌هایشان را بالا می‌برد.

بعد، یک کارمند کاری کاملاً معمولی برای انجام دارد. ادغام اسناد یک پرونده در یک PDF واحد. فشرده‌سازی یک پوشه اسکن‌شده تا در سیستم ایمیل جا شود. قابل‌جست‌وجو کردن یک سند اسکن‌شده قدیمی. راه سریع انجام هر کدام از این‌ها، یک ابزار آنلاین رایگان است، و همین راه سریع است که داده‌های یک شهروند را روی سروری می‌برد که نهاد دولتی هرگز آن را بررسی نکرده است.

اینجا استانداردی متفاوت حاکم است

وقتی یک شرکت خصوصی با داده‌ها بی‌احتیاطی می‌کند، این یک نقض است. وقتی یک نهاد عمومی با داده‌های شهروندان بی‌احتیاطی می‌کند، این علاوه بر آن، نقض اعتمادی است که مردم چاره‌ای جز سپردن آن نداشتند. داده‌ها تحت اختیار قانونی جمع‌آوری شده‌اند، اغلب بدون هیچ جایگزین واقعی برای فرد، و همین وظیفه‌ای برای حفاظت از آن‌ها به همراه دارد که بالاتر است، نه پایین‌تر، از وظیفه بخش خصوصی.

یک ابزار آنلاین PDF معمولی، فایل را روی سرور خود آپلود می‌کند، آنجا پردازشش می‌کند، و بعدها بر اساس زمان‌بندی‌ای که هیچ‌کس نمی‌تواند راستی‌آزمایی کند آن را پاک می‌کند. برای پرونده یک شهروند، این یعنی انتقال داده‌های شخصی به یک شخص ثالث ناشناس، که اغلب در حوزه قضایی دیگری قرار دارد و تابع شرایطی است که هیچ‌کس در اداره آن‌ها را نخوانده است. این دقیقاً همان نوع پردازش کنترل‌نشده‌ای است که قوانین داده در بخش عمومی برای جلوگیری از آن وجود دارند. «فقط برای ادغام PDF بود» چیزی نیست که بخواهید در یک گزارش حادثه ببینید.

reader.me چطور با بخش عمومی جور درمی‌آید

reader.me به‌طور کامل در مرورگر اجرا می‌شود. هیچ آپلودی وجود ندارد، چون هیچ سروری کار را انجام نمی‌دهد؛ موتور روی همان دستگاهِ خودِ اداره، داخل تب مرورگر، اجرا می‌شود.

پس وقتی یک کارمند یک پرونده را ادغام می‌کند، مرورگر اسناد را روی همان رایانه در حافظه می‌خواند، همان‌جا آن‌ها را ترکیب می‌کند، و نتیجه را تولید می‌کند. PDF شهروند هرگز جابه‌جا نمی‌شود. برای یک نهاد عمومی، این تفاوتِ بین یک کار روزمره و یک انتقال داده‌ی قابل‌گزارش است. فایل تمام مدت داخل اداره می‌ماند.

و این قابل اثبات است، که وقتی یک افسر حفاظت داده یا یک حسابرس می‌پرسد اهمیت دارد. هر ابزار reader.me را باز کنید، ابزار توسعه‌دهنده (F12) را باز کنید، و هنگام پردازش یک فایل تب Network را تماشا کنید. هیچ‌چیز آپلود نمی‌شود. دستگاه را از اینترنت قطع کنید و باز هم کار می‌کند، چون داده‌ها از اول قرار نبود جایی بروند.

کارهای روزمره اداری، که داخل خانه می‌مانند

• یک پرونده را سرهم کنید. درخواست، اسناد پشتیبان و مکاتبات را به‌صورت محلی در یک PDF ادغام کنید.
• برای سیستم‌های داخلی فشرده کنید. فایل‌های اسکن‌شده سنگین‌اند و محدودیت‌های ایمیل یا سیستم مدیریت اسناد واقعی هستند. PDF را فشرده کنید بدون اینکه اسناد شهروند را اول جایی بفرستید.
• یک سند بایگانی‌شده را قابل جست‌وجو کنید. فایل‌های اسکن‌شده قدیمی پس از OCR قابل جست‌وجو می‌شوند، تا کارکنان واقعاً بتوانند آنچه نیاز دارند را پیدا کنند. اسکن روی دستگاه می‌ماند.
• یک امضای رسمی اضافه کنید. یک تصمیم یا فرم را با ابزار امضا امضا کنید، بدون اینکه هیچ سرویس امضای شخص ثالثی سند را در اختیار بگیرد.
• آنچه را می‌فرستید محافظت کنید. فرستادن فایلِ خودِ یک شهروند به او، یا انتقال یکی بین دپارتمان‌ها؟ آن را با رمز عبور قفل کنید و کلید را جداگانه به اشتراک بگذارید.

پاسخگویی به‌صورت توکار، نه به‌صورت وعده

نهادهای عمومی باید بتوانند درباره آنچه بر سر داده‌های در اختیارشان می‌آید پاسخگو باشند. وقتی بخشی از گردش‌کار از طریق سرورهای بیرونی‌ای می‌گذرد که سیاست‌های حذفشان را با اعتماد می‌پذیرید، انجام صادقانه این کار دشوار است. پردازش در مرورگر این شکاف را می‌بندد: هیچ شخص ثالثی برای پاسخگویی درباره‌اش وجود ندارد، چون اصلاً وجود ندارد. فایل از شهروند، به دستگاه اداره، به جایی که باید برود می‌رود، و از هیچ سرویس PDF واسطه‌ای عبور نمی‌کند.

یک کارمند هم نباید مجبور باشد بین انجام کار و محافظت از کسی که پرونده مال اوست یکی را انتخاب کند. ابزاری که به‌صورت محلی اجرا می‌شود این انتخاب را حذف می‌کند. شهروند داده‌اش را تحویل داد چون مجبور بود. نگه داشتن آن داخل اداره، در هر گام از راه، کمترین چیزی است که نهاد به او بدهکار است. ابزارهای PDF را باز کنید، کار را در مرورگر انجام دهید، و داده همان‌جا می‌ماند که اعتماد عمومی می‌طلبد.