مدیران ساختمان: اسناد ساکنان را بدون آپلود کردن مدیریت کنید

مدیریت یک ساختمان یا یک مجتمع مالکان یک کار کاغذبازانه است، و این کاغذبازی پر از داده‌های شخصی دیگران است. یک فهرست مالکان با نام‌ها، شماره واحدها و اطلاعات تماس. صورت‌جلسه‌هایی که ثبت می‌کنند چه کسی چه گفت و چطور رأی داد. فاکتورها، سوابق پرداخت، اینکه چه کسی در پرداخت شارژ عقب افتاده. قراردادها با تأمین‌کنندگان، اسناد بیمه، و گاهی یک پرونده اختلاف. یک مدیر ساختمان حجم شگفت‌آوری از اطلاعات حساس درباره افراد زیادی را در اختیار دارد که هرگز فکر نمی‌کردند در حال تحویل دادن داده‌اند.

و کارهای کوچک و دائمی PDF هم هست. ادغام صورت‌جلسه با برگه حضور و غیاب و بودجه. فشرده‌سازی یک پوشه از فاکتورهای اسکن‌شده برای ایمیل کردن به هیئت‌مدیره. محافظت از فهرست مالکان پیش از توزیع آن. هر کدام معمولی است، و هر کدام فرصتی است برای اینکه داده‌های ساکنان یک ساختمان روی سروری آپلود شوند که هیچ‌کس آن را انتخاب نکرده.

داده‌های دیگران، مسئولیت شما

یک مجتمع مالکان ثبت‌نام نکرده تا مشخصات اعضایش توسط سرویس‌های آنلاین تصادفی پردازش شود. مدیر کسی است که برای رسیدگی محتاطانه به آن داده‌ها مورد‌اعتماد است، و این روزبه‌روز بیشتر یک وظیفه قانونی است، نه فقط رعایت ادب. یک فهرست مالکان داده شخصی است. سوابق پرداخت‌ها و بدهی‌ها حساس‌اند. صورت‌جلسه‌ها می‌توانند شامل اختلافات و شرایط شخصی باشند. در رسیدگی به آن‌ها خطا کنید و فقط خودتان را شرمنده نکرده‌اید؛ ساکنانی را که به مجتمع اعتماد کردند تا از اطلاعاتشان مراقبت کند در معرض خطر قرار داده‌اید.

یک ابزار آنلاین رایگان معمولی PDF، فایل را روی سرور خود آپلود می‌کند، آن را پردازش می‌کند، و بعدها بر اساس زمان‌بندی‌ای که نمی‌توانید بررسی کنید آن را پاک می‌کند. برای یک فهرست مالکان یا یک گزارش بدهکاران، این یعنی انتقال داده‌های شخصی ساکنان به یک شخص ثالث ناشناس. اگر یک مالک روزی بپرسد «وقتی آن PDF را ادغام کردی، داده من کجا رفت؟»، پاسخِ «به یک وب‌سایت رایگان، فکر کنم چیزها را پاک می‌کند» چیزی نیست که کسی بخواهد بدهد.

reader.me چطور با این کار جور درمی‌آید

reader.me به‌طور کامل در مرورگر شما اجرا می‌شود. هیچ آپلودی وجود ندارد چون هیچ سروری کار را انجام نمی‌دهد؛ موتور روی رایانه خودِ شما، داخل تب مرورگر، اجرا می‌شود.

پس وقتی اسناد یک بسته جلسه را ادغام می‌کنید، مرورگرتان آن‌ها را روی دستگاه شما در حافظه می‌خواند، همان‌جا ترکیبشان می‌کند، و نتیجه را به شما می‌دهد. PDF ساکنان هرگز جابه‌جا نمی‌شود. برای کسی که داده‌های دیگران را مدیریت می‌کند، این تفاوتِ بین یک کار روزمره و یک انتقال داده‌ی کنترل‌نشده است. فایل تمام مدت روی میز شما می‌ماند.

و می‌توانید آن را اثبات کنید، که اگر یک مالک یا هیئت‌مدیره روزی بپرسد چطور با داده‌هایشان رفتار می‌کنید مفید است. هر ابزار reader.me را باز کنید، ابزار توسعه‌دهنده (F12) را باز کنید، و هنگام پردازش یک فایل تب Network را تماشا کنید. هیچ‌چیز آپلود نمی‌شود. از اینترنت قطع شوید و باز هم کار می‌کند، چون داده‌ها از اول قرار نبود جایی بروند.

کارهای روزمره، که خصوصی نگه داشته می‌شوند

• بسته جلسه را بسازید. دستور جلسه، صورت‌جلسه، بودجه و فاکتورها را به‌صورت محلی در یک PDF تمیز برای مالکان ادغام کنید.
• برای ایمیل فشرده کنید. فاکتورها و گزارش‌های اسکن‌شده به‌سرعت سنگین می‌شوند. PDF را فشرده کنید تا در یک ایمیل جا شود، بدون آپلود کردن اسناد ساکنان از پیش.
• از فهرست‌های حساس محافظت کنید. در حال توزیع یک فهرست مالکان یا یک گزارش بدهکاران؟ آن را با رمز عبور قفل کنید و کلید را جداگانه به اشتراک بگذارید، تا یک ایمیلِ فوروارد‌شده مشخصات همه را افشا نکند.
• سوابق اسکن‌شده را قابل جست‌وجو کنید. فاکتورها یا قراردادهای اسکن‌شده قدیمی پس از OCR قابل جست‌وجو می‌شوند، تا واقعاً بتوانید چیزها را پیدا کنید. اسکن روی دستگاه شما می‌ماند.
• اسناد را امضا کنید. یک قرارداد با تأمین‌کننده یا یک اطلاعیه رسمی را با ابزار امضا امضا کنید، بدون اینکه هیچ سرویس شخص ثالثی سند را در اختیار بگیرد.

اعتماد، خودِ کسب‌وکار است

کار یک مدیر ساختمان روی اعتماد می‌چرخد. مالکان مشخصات، پولشان و مشکلاتشان را تحویل می‌دهند، و فرض می‌کنند کسی که صلاحیت دارد از همه آن مراقبت می‌کند. یک ابزار آنلاین رایگان که بی‌سروصدا فهرست مالکانِ یک ساختمان را برای انجام یک کار سی‌ثانیه‌ای آپلود می‌کند، یک نقض کوچک از آن اعتماد است که هیچ‌کس آن را نمی‌بیند تا وقتی که اوضاع خراب شود.

کار در مرورگر، خطر را به‌کلی حذف می‌کند. اسناد ساکنان از دستگاه شما به جایی که باید بروند می‌روند، و از هیچ سرویس PDF واسطه‌ای عبور نمی‌کنند. هیچ سیاست حذفِ بیرونی‌ای برای تکیه کردن وجود ندارد، چون هیچ‌چیز فرستاده نشد. برای مجتمعی که اطلاعات اعضایش را به شما سپرد، نگه داشتن آن روی دستگاه خودتان، در هر گام از راه، دقیقاً همان استانداردی است که این کار سزاوار آن است. ابزارهای PDF را باز کنید، کار را در مرورگر انجام دهید، و داده‌های ساکنان همان‌جا می‌مانند که باید: پیش کسی که به او اعتماد کردند تا آن را مدیریت کند.