دفاتر اسناد رسمی: اسناد و مدارک موکلان را بدون آپلود مدیریت کنید

کمتر کسی به اندازهٔ یک سردفتر با اسنادی چنین حساس سروکار دارد. یک سند فروش با نام‌ها، نشانی‌ها و قیمت کامل یک ملک. یک وصیت‌نامه. یک وکالت‌نامه. اسکن کارت شناسایی همهٔ طرف‌ها. این‌ها فقط خصوصی نیستند؛ بار قانونی دارند، و کل فلسفهٔ وجودی یک سردفتر این است که نگهبان مورد اعتماد و بی‌طرف دقیقاً همین‌گونه اسناد باشد. محرمانگی یک ویژگی جانبی این شغل نیست؛ خودِ شغل است.

و مثل هر دفتری، کار یک سردفتر هم پر از کارهای کوچک PDF است. ادغام اسناد یک معامله در یک فایل. فشرده‌سازی یک سند اسکن‌شده برای ایمیل به یکی از طرف‌ها. محافظت از یک وصیت‌نامه پیش از بایگانی. هر کدام روزمره‌اند، و هر کدام لحظه‌ای‌اند که با ابزار اشتباه، حساس‌ترین سند قانونی یک موکل به سروری آپلود می‌شود که هیچ‌کس آن را وارسی نکرده است.

استانداردی که سردفتر به آن پایبند است

وظیفهٔ محرمانگی یک سردفتر حرفه‌ای، قانونی و کانون اعتبار اوست. مردم دقیقاً به این دلیل به سردفتر مراجعه می‌کنند که اعتماد دارند آنچه می‌آورند با نهایت دقت رسیدگی می‌شود. قانون حفاظت از داده‌ها لایه‌ای روی این می‌افزاید و بخش زیادی از آنچه را یک سردفتر نگه می‌دارد، یعنی مدارک هویتی، جزئیات مالی، شرایط خانوادگی، داده‌ای می‌داند که نیازمند حفاظت قوی است.

یک ابزار آنلاین رایگان معمولی PDF فایل را به سرور خود آپلود می‌کند، پردازش می‌کند و بعداً با تایمری که نمی‌توانید بررسی‌اش کنید حذف می‌کند. برای یک سند یا وصیت‌نامه، این یعنی انتقال یک سند قانونیِ بسیار حساس به شخص ثالثی ناشناس، تحت شرایطی که هیچ‌کس در دفتر آن را نخوانده است. سخت می‌توان «من نگهبان مورد اعتماد این سندم» را با «آن را به یک وب‌سایت رایگان آپلود کردم تا دو PDF را ادغام کنم» آشتی داد. این راحتی ارزش آن تناقض را ندارد.

reader.me چطور در یک دفتر اسناد رسمی جا می‌گیرد

reader.me به‌طور کامل در مرورگر شما اجرا می‌شود. آپلودی در کار نیست چون هیچ سروری کار را انجام نمی‌دهد؛ موتور روی دستگاه خودِ دفتر، داخل زبانهٔ مرورگر اجرا می‌شود.

پس وقتی اسناد یک معامله را ادغام می‌کنید، مرورگرتان آن‌ها را روی همان رایانه در حافظه می‌خواند، همان‌جا ترکیبشان می‌کند و نتیجه را به شما می‌دهد. PDF موکل هرگز جابه‌جا نمی‌شود. برای حرفه‌ای که بر پایهٔ «دست امن» بودن بنا شده، این یک جزئیات فنی کوچک نیست؛ تفاوتِ میان پاسداشت آن نقش و سست کردن خاموشانهٔ آن است.

و این قابل‌تأیید است، که وقتی اعتبار شما بر اعتماد استوار است اهمیت دارد. هر ابزار reader.me را باز کنید، ابزارهای توسعه‌دهنده را باز کنید (F12) و هنگام پردازش یک فایل زبانهٔ Network را تماشا کنید. هیچ‌چیز آپلود نمی‌شود. اتصال اینترنت را قطع کنید و باز هم کار می‌کند، چون سند قرار نبود اصلاً جایی برود.

کارهای روزمره، محرمانه نگه‌داشته‌شده

• ساختن پروندهٔ یک معامله. سند، کارت‌های شناسایی و مدارک پشتیبان را به‌صورت محلی در یک ادغام به یک PDF تمیز تبدیل کنید.
• محافظت از آنچه ذخیره یا ارسال می‌کنید. یک سند را با گذرواژه قفل کنید، با پشتیبانی رمزنگاری قوی AES، و کلید را جداگانه به اشتراک بگذارید. یک سند یا وصیت‌نامه برای یکی از طرف‌ها ایمیل می‌کنید؟ اول قفلش کنید.
• فشرده‌سازی بدون افشا. یک سند اسکن‌شده سنگین است. آن را فشرده کنید تا در یک ایمیل جا شود، بدون آپلود سند موکل به یک سرویس فشرده‌سازی.
• قابل‌جست‌وجو کردن یک سند بایگانی‌شده. یک سابقهٔ اسکن‌شدهٔ قدیمی پس از OCR قابل‌جست‌وجو می‌شود، تا بتوانید آنچه را لازم دارید در بایگانی پیدا کنید. اسکن روی دستگاه می‌ماند.
• افزودن امضا. یک سند را با ابزار امضا برای امضای الکترونیکی روزمره امضا کنید، بی‌آنکه هیچ سرویس شخص ثالثی فایل را لمس کند. (برای امضاهای الکترونیکی واجد شرایطی که برخی اعمال محضری لازم دارند، از گواهی معتبر و ابزار رسمی مناسب استفاده می‌کنید؛ این کار، امضای معمولیِ بینابینی را پوشش می‌دهد.)

اعتمادی که می‌توانید نشانش دهید

تمام ارزش یک سردفتر این است که طرفی باشد که همه می‌توانند برای رسیدگی درست به یک سند به او تکیه کنند. ادعای این کار دشوار است اگر بخشی از جریان کار، اسناد حساس را خاموشانه از میان سرورهای بیرونی‌ای عبور دهد که سیاست‌های حذفشان را تنها باور دارید. کار کردن در مرورگر این شکاف را می‌بندد: شخص ثالثی برای پاسخگویی نیست، چون اصلاً وجود ندارد. سند از موکل، به دستگاه دفتر، به جایی که باید برود می‌رسد، و از میان هیچ سرویس PDFی نمی‌گذرد.

برای اسنادی چنین حساس و چنین سرنوشت‌ساز، نگه‌داشتنشان روی دستگاه خودتان در هر گام نه یک احتیاط اضافی، که حداقلی است که این نقش طلب می‌کند. ابزارهای PDF را باز کنید، کار را در مرورگر انجام دهید، و مهم‌ترین اسناد موکل دقیقاً همان‌جا می‌مانند که یک سردفتر مورد اعتماد است نگهشان دارد.