Ερευνητές: δουλέψτε με paper και δεδομένα χωρίς να τα ανεβάζετε

Η καθημερινότητα ενός ερευνητή είναι γεμάτη PDF που δεν υποτίθεται ότι είναι ακόμα δημόσια. Ένα χειρόγραφο υπό κρίση. Μια πρόταση χρηματοδότησης πριν την υποβολή. Ένα paper που αξιολογείτε ως κριτής υπό embargo. Ένα παράρτημα δεδομένων με στοιχεία συμμετεχόντων που μια επιτροπή ηθικής ενέκρινε υπό αυστηρές προϋποθέσεις. Δεν είναι απλά αρχεία· πολλά από αυτά συνοδεύονται από επίσημες υποχρεώσεις για το ποιος μπορεί να τα δει και πού μπορούν να καταλήξουν.

Και κάποια στιγμή χρειάζεται να κάνετε κάτι συνηθισμένο με ένα από αυτά. Να ενώσετε τα σχήματα με το κυρίως κείμενο. Να συμπιέσετε ένα βαρύ PDF ώστε να χωρέσει στο όριο μεταφόρτωσης ενός περιοδικού. Να κάνετε αναζητήσιμη μια σαρωμένη παραπομπή. Η γρήγορη κίνηση είναι να βρείτε ένα δωρεάν online εργαλείο και να ρίξετε μέσα το αρχείο. Και ακριβώς εκείνη τη στιγμή η υποχρέωση σπάει αθόρυβα, γιατί το αρχείο μόλις πήγε σε έναν διακομιστή που δεν έχετε ποτέ ελέγξει.

Το πρόβλημα με το «μόνο αυτή τη φορά»

Η εμπιστευτικότητα στην έρευνα δεν είναι αίσθηση, είναι συχνά γραπτή προϋπόθεση. Η τυφλή αξιολόγηση από ομοτίμους εξαρτάται από το να μη διαρρεύσει το χειρόγραφο. Η έγκριση ηθικής για δεδομένα ανθρώπινων υποκειμένων συνήθως ορίζει πώς και πού αποθηκεύονται τα δεδομένα και απαγορεύει τη μεταφορά τους σε τρίτους. Ένα embargo πριν τη δημοσίευση είναι συμβόλαιο με ένα περιοδικό.

Ένα τυπικό online εργαλείο PDF σας ζητά να ανεβάσετε το έγγραφο στον διακομιστή του, όπου επεξεργάζεται και, όπως σας λένε, διαγράφεται αργότερα. Για μια φωτογραφία διακοπών, εντάξει. Για ένα χειρόγραφο που αξιολογείτε τυφλά, ή ένα σύνολο δεδομένων που καλύπτεται από πρωτόκολλο ηθικής, το «ανέβηκε σε άγνωστο τρίτο και διαγράφεται με χρονόμετρο που δεν βλέπετε» είναι ακριβώς αυτό που οι συμφωνίες σας γράφτηκαν για να αποτρέψουν. Δεν μπορείτε να υποσχεθείτε σε ένα περιοδικό ή σε μια επιτροπή ηθικής ότι το αρχείο έμεινε εκεί που έπρεπε, αν το έχετε παραδώσει σε έναν διακομιστή που δεν ελέγχετε.

Πώς διαφέρει το reader.me

Το reader.me τρέχει τα εργαλεία στον browser σας. Δεν υπάρχει βήμα μεταφόρτωσης γιατί δεν υπάρχει διακομιστής που να κάνει τη δουλειά. Η μηχανή επεξεργασίας φορτώνεται μέσα στην ίδια την καρτέλα του browser και τρέχει στο δικό σας μηχάνημα.

Έτσι, όταν συμπιέζετε ένα βαρύ PDF, η ακολουθία είναι: ο browser σας διαβάζει το αρχείο στη μνήμη του φορητού σας, κάνει εκεί τη συμπίεση, και σας δίνει το αποτέλεσμα. Το αρχείο δεν μεταδίδεται ποτέ. Είναι η διαφορά ανάμεσα στο να χρησιμοποιείτε ένα εργαστήριο που φέρατε σπίτι και στο να ρίχνετε το έγγραφό σας στη σχισμή του γραμματοκιβωτίου ενός αγνώστου.

Δεν χρειάζεται να το πάρετε τοις μετρητοίς. Ανοίξτε οποιοδήποτε εργαλείο του reader.me, ανοίξτε τα developer tools του browser σας (F12), και παρακολουθήστε την καρτέλα Network ενώ επεξεργάζεστε ένα αρχείο. Δεν θα δείτε καμία μεταφόρτωση. Θέλετε να είστε απόλυτα σίγουροι; Κλείστε το Wi-Fi σας και κάντε το εκτός σύνδεσης. Συνεχίζει να λειτουργεί, κάτι που είναι δυνατό μόνο επειδή το αρχείο δεν επρόκειτο να πάει πουθενά.

Οι καθημερινές δουλειές, με ιδιωτικότητα

Οι εργασίες που χρειάζονται περισσότερο οι ερευνητές, όλες να τρέχουν τοπικά:

• Συμπίεση για υποβολή. Οι πύλες των περιοδικών λατρεύουν να βάζουν όρια μεγέθους. Συμπιέστε ένα PDF μέχρι το όριο χωρίς να στείλετε πρώτα το αδημοσίευτο χειρόγραφό σας σε μια υπηρεσία συμπίεσης.
• Κάντε μια σάρωση αναζητήσιμη. Μια παλιά παραπομπή ή ένα σαρωμένο σχήμα είναι απλώς εικόνα μέχρι να τρέξετε OCR, που προσθέτει ένα πραγματικό επίπεδο κειμένου ώστε να μπορείτε να το αναζητάτε και να το παραθέτετε. Η σάρωση δεν φεύγει ποτέ από το μηχάνημά σας.
• Βγάλτε αποσπάσματα και δεδομένα. Χρειάζεστε την ακριβή διατύπωση ή τους αριθμούς από μια πηγή; Εξαγάγετε το κείμενο αντί να το ξαναπληκτρολογήσετε, τοπικά.
• Συναρμολογήστε το τελικό έγγραφο. Ενώστε το χειρόγραφο, τα σχήματα και το συμπληρωματικό υλικό σε ένα αρχείο για υποβολή.
• Κλειδώστε ένα προσχέδιο πριν το μοιραστείτε. Στέλνετε ένα ευαίσθητο προσχέδιο σε συν-συγγραφέα; Προστατέψτε το με κωδικό και στείλτε το κλειδί χωριστά.

Μια σημείωση για τα μεταδεδομένα

Κάτι που αξίζει την προσοχή ενός ερευνητή: τα PDF κουβαλούν κρυφά μεταδεδομένα, όπως ονόματα συγγραφέων, λεπτομέρειες λογισμικού και μερικές φορές ιστορικό αναθεωρήσεων. Για την τυφλή αξιολόγηση αυτό έχει σημασία, γιατί ένα χειρόγραφο που σας κατονομάζει στις ιδιότητές του δεν είναι πραγματικά τυφλό. Είναι λόγος να προσέχετε τι είναι ενσωματωμένο σε ένα αρχείο πριν το υποβάλετε, και λόγος να προτιμάτε εργαλεία που δεν προσθέτουν τα δικά τους ίχνη από πάνω.

Γιατί ταιριάζει με τον τρόπο που ήδη λειτουργεί η έρευνα

Οι ερευνητές εκπαιδεύονται να τεκμηριώνουν την προέλευση, να ακολουθούν πρωτόκολλα και να μην κόβουν γωνίες με τα δεδομένα. Ένα εργαλείο που ανεβάζει αθόρυβα τα αρχεία σας πάει κόντρα σε όλα αυτά. Ένα που κάνει τη δουλειά στο δικό σας μηχάνημα ταιριάζει. Διατηρείτε τον έλεγχο του εγγράφου από την αρχή ως το τέλος, που είναι ακριβώς αυτό που οι συμφωνίες σας, οι εγκρίσεις ηθικής και τα δικά σας πρότυπα ήδη απαιτούν.

Την επόμενη φορά που θα χρειαστεί να συμπιέσετε ένα χειρόγραφο ή να κάνετε OCR σε μια παραπομπή, δεν χρειάζεται να επιλέξετε ανάμεσα στο να τελειώσετε τη δουλειά και στο να κρατήσετε τον λόγο σας. Ανοίξτε τα εργαλεία PDF, κάντε τη δουλειά στον browser σας, και το αρχείο μένει ακριβώς εκεί που πρέπει: μαζί σας.