Μισθοδοσία και συμβάσεις στο HR: τι περιμένει ο GDPR

Ένα γραφείο HR είναι ένα από τα πιο πυκνά σε δεδομένα σημεία κάθε εταιρείας. Μια συνηθισμένη Τρίτη, ένα άτομο μπορεί να ανοίξει μια μισθοδοσία, μια υπογεγραμμένη σύμβαση, μια βεβαίωση ασθενείας, μια τραπεζική βεβαίωση και ένα αντίγραφο της ταυτότητας κάποιου. Καθένα από αυτά είναι ένα PDF, και καθένα από αυτά τα PDF αφορά έναν πραγματικό άνθρωπο που δεν βλέπει ποτέ πώς αντιμετωπίζεται.

Αυτή είναι η δουλειά. Το ερώτημα είναι τι περιμένει ο GDPR να κάνετε με όλα αυτά, και πού ταιριάζει η καθημερινή δουλειά με τα PDF μέσα στους κανόνες.

Τα δεδομένα που αγγίζει το HR είναι του ευαίσθητου είδους

Δεν είναι όλα τα προσωπικά δεδομένα ίσα σύμφωνα με τον GDPR. Μια εταιρική διεύθυνση email είναι προσωπικό δεδομένο. Το ίδιο και ένα ποσό μισθού, αλλά αυτό έχει μεγαλύτερο βάρος, και το HR κάθεται πάνω σε έναν σωρό από τέτοια.

Οι μισθοδοσίες δείχνουν πόσα κερδίζουν οι άνθρωποι. Οι συμβάσεις δείχνουν όρους, ορισμένες φορές ρήτρες για την υγεία ή την οικογενειακή κατάσταση. Οι βεβαιώσεις ασθενείας μπορούν να αποκαλύψουν μια ιατρική πάθηση, που είναι ειδική κατηγορία δεδομένων με επιπλέον προστασία. Τα τραπεζικά στοιχεία ανοίγουν την πόρτα στην απάτη. Οι αριθμοί ταυτότητας και κοινωνικής ασφάλισης είναι ακριβώς αυτό που θέλουν όσοι κλέβουν ταυτότητες. Βάλτε όλα αυτά σε ένα τμήμα και έχετε έναν στόχο.

Ο GDPR νοιάζεται περισσότερο γι’ αυτό το υλικό επειδή η ζημιά από μια διαρροή είναι μεγαλύτερη. Μια διαρροή λίστας marketing είναι ενοχλητική. Μια διαρροή μιας στοίβας από μισθοδοσίες και σαρώσεις ταυτοτήτων μπορεί να καταστρέψει τα οικονομικά κάποιου και την ηρεμία του.

Τι ζητούν πραγματικά οι κανόνες από εσάς

Δεν χρειάζεται να αποστηθίσετε τον κανονισμό για να τον τηρήσετε. Λίγα καθήκοντα καλύπτουν το μεγαλύτερο μέρος όσων κάνει το HR με αυτά τα αρχεία.

Κρατήστε τα δεδομένα ασφαλή. Το άρθρο 32 ζητά κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα. Με απλά λόγια, τα αρχεία θα πρέπει να προστατεύονται με τρόπο που ταιριάζει στο πόσο ευαίσθητα είναι. Μια μισθοδοσία αξίζει περισσότερη φροντίδα από έναν κατάλογο εστιατορίου.

Χρησιμοποιήστε μόνο όσα χρειάζεστε, για όσο τα χρειάζεστε. Συλλέγετε μια σύμβαση για να διαχειριστείτε την εργασιακή σχέση, όχι για να τη φυλάτε για πάντα σε έναν κοινόχρηστο δίσκο που μπορεί να διαβάσει το μισό γραφείο. Όταν ο λόγος εκλείψει, πρέπει να φύγει και το αρχείο.

Ξέρετε πού ταξιδεύουν τα δεδομένα. Κάθε φορά που ένα αρχείο φεύγει από τον έλεγχό σας, υποτίθεται ότι ξέρετε ποιος το λαμβάνει και γιατί. Αν παραδώσετε προσωπικά δεδομένα σε μια εξωτερική υπηρεσία που τα επεξεργάζεται για λογαριασμό σας, αυτή η υπηρεσία είναι εκτελών την επεξεργασία, και υποτίθεται ότι υπάρχει σύμβαση που καλύπτει τι μπορεί να κάνει με αυτά.

Να είστε έτοιμοι να δικαιολογηθείτε. Αν κάτι πάει στραβά, πρέπει να αποδείξετε ότι λάβατε εύλογα μέτρα. Το «το ανέβασα σε μια δωρεάν ιστοσελίδα που βρήκα στα αποτελέσματα αναζήτησης» δεν είναι μέτρο που θα θέλετε να υπερασπιστείτε.

Το πού πάει το αρχείο είναι μέρος της δουλειάς

Εδώ είναι το κενό που παγιδεύει καλούς ανθρώπους. Το προσωπικό του HR σκέφτεται προσεκτικά ποιος μπορεί να ανοίξει τον κοινόχρηστο φάκελο, και μετά ενώνει δύο μισθοδοσίες στην πρώτη ιστοσελίδα PDF που θα βρει. Ο προσεκτικός έλεγχος πρόσβασης στον φάκελο δεν σημαίνει τίποτα αν το αρχείο ανέβει κάπου αλλού τριάντα δευτερόλεπτα αργότερα.

Τα περισσότερα διαδικτυακά εργαλεία PDF λειτουργούν στέλνοντας το αρχείο σας στον διακομιστή τους, εκτελώντας εκεί την ενέργεια και στέλνοντας πίσω το αποτέλεσμα. Το αρχείο προσγειώνεται σε ένα μηχάνημα που δεν σας ανήκει, που το διαχειρίζεται μια εταιρεία που δεν ελέγξατε ποτέ, σε μια τοποθεσία που δεν μπορείτε να ονομάσετε. Ίσως το διαγράφουν στην ώρα τους. Ίσως ένα αντίγραφο ασφαλείας κρατήσει ένα αντίγραφο. Ίσως όλο αυτό τρέχει σε ενοικιαζόμενη υποδομή που περνά το αρχείο σας μέσα από αποθήκευση για την οποία δεν θα μάθετε ποτέ. Δεν μπορείτε να το ελέγξετε, ούτε μπορεί το πρόσωπο του οποίου τη βεβαίωση ασθενείας μόλις στείλατε μέσα από το διαδίκτυο.

Για μια βεβαίωση ασθενείας ή μια τραπεζική βεβαίωση, αυτό το ανεβασμένο αντίγραφο είναι το αδύναμο σημείο. Ένα αρχείο που δεν φεύγει ποτέ από τον φορητό του HR δεν μπορεί να εκτεθεί σε μια παραβίαση που συμβαίνει στον διακομιστή κάποιου άλλου.

Κάνοντας τη δουλειά στη δική σας συσκευή

Υπάρχει ένα είδος εργαλείου PDF που δεν ανεβάζει ποτέ τίποτα. Όλη η ενέργεια τρέχει μέσα στο πρόγραμμα περιήγησης, στον ίδιο υπολογιστή που ήδη χρησιμοποιείτε. Ο κώδικας φορτώνει μία φορά, το PDF σας ανοίγει στη μνήμη του προγράμματος περιήγησης, κάνετε τη δουλειά και το ολοκληρωμένο αρχείο αποθηκεύεται κατευθείαν πίσω στο μηχάνημά σας. Τίποτα δεν στέλνεται έξω, γιατί δεν υπάρχει βήμα διακομιστή για να το στείλει.

Έτσι λειτουργεί το reader.me, και γι’ αυτό ταιριάζει στα έγγραφα του HR. Συνδυάστε ένα σύνολο από μισθοδοσίες, αφαιρέστε μερικές σελίδες από μια σύμβαση, σμικρύνετε μια σάρωση ώστε να χωρά σε ένα email, όλα συμβαίνουν στον υπολογιστή σας. Κλείστε την καρτέλα και η μνήμη εργασίας έχει χαθεί μαζί της.

Δεν χρειάζεται να με πιστέψετε γι’ αυτό. Ανοίξτε τα DevTools του προγράμματος περιήγησης, πηγαίνετε στην καρτέλα Network, εκτελέστε μια ενέργεια και κοιτάξτε. Κανένα αίτημα δεν μεταφέρει το αρχείο σας έξω. Αν το αρχείο δεν είναι σε κανένα σώμα αιτήματος, δεν στάλθηκε πουθενά. Αυτό είναι το είδος ελέγχου που αρέσει στο άρθρο 32, γιατί μπορείτε πραγματικά να το αποδείξετε.

Δύο πράγματα που αξίζει να κάνετε σήμερα

Προστατέψτε τα αρχεία που φεύγουν από το γραφείο. Όταν στέλνετε μια μισθοδοσία ή μια σύμβαση με email, το ίδιο το email σπάνια είναι ασφαλές από άκρη σε άκρη. Βάλτε πρώτα έναν κωδικό στο PDF, ώστε το έγγραφο να είναι άχρηστο για όποιον το υποκλέψει ή για τον λάθος παραλήπτη. Μπορείτε να το κάνετε στη δική σας συσκευή με το protect PDF, χωρίς ανέβασμα, και να μοιραστείτε τον κωδικό μέσα από ξεχωριστό κανάλι όπως ένα τηλεφώνημα.

Υπογράψτε χωρίς εκτύπωση και επανασάρωση. Οι συμβάσεις και οι εγκρίσεις χρειάζονται υπογραφή, και η παλιά ρουτίνα εκτύπωση, υπογραφή, σάρωση, πέταγμα του χαρτιού αφήνει αντίγραφα παντού. Προσθέτοντας την υπογραφή απευθείας στο PDF κρατάτε ένα καθαρό αρχείο και παρακάμπτετε το χαρτί. Το εργαλείο sign PDF το κάνει μέσα στο πρόγραμμα περιήγησης, οπότε η σύμβαση δεν φεύγει ποτέ από τον υπολογιστή σας για να υπογραφεί.

Η καθημερινή δουλειά με τα PDF στο HR μοιάζει βαρετή, και αυτή είναι η παγίδα. Η ένωση δύο αρχείων ή η υπογραφή μιας σύμβασης παίρνει δευτερόλεπτα, και αυτά τα δευτερόλεπτα είναι όπου ευαίσθητα δεδομένα είτε μένουν στη θέση τους είτε φεύγουν αθόρυβα. Αν θέλετε την εκτενέστερη εκδοχή του πώς εξελίσσεται αυτό όταν έγγραφα περνούν από ένα γραφείο μισθοδοσίας ή έναν λογιστή, αυτό το κείμενο για τις μισθοδοσίες και το απόρρητο το καλύπτει. Κρατήστε τη δουλειά στη συσκευή και η πλευρά του GDPR γίνεται πολύ απλούστερη.