Ανεβάζει ο λογιστής σας τις μισθοδοσίες σας σε τυχαίους ιστότοπους PDF;

Σκεφτείτε ποιος έχει πιάσει στα χέρια του τη μισθοδοσία σας φέτος. Εσείς, ο εργοδότης σας και σχεδόν σίγουρα ένας λογιστής ή ένα γραφείο μισθοδοσίας. Τώρα σκεφτείτε τη στιγμή που εκείνο το PDF χρειάστηκε να συνδυαστεί με το αντίστοιχο του προηγούμενου μήνα ή να χωριστεί σε ξεχωριστές σελίδες για την τράπεζα. Πού έγινε αυτό;

Για πολλούς επαγγελματίες, η απάντηση είναι κάποιος δωρεάν ιστότοπος που βρήκαν στην πρώτη σελίδα των αποτελεσμάτων αναζήτησης. Σέρνουν εκεί τη μισθοδοσία σας, πατούν ένα κουμπί, κατεβάζουν το αποτέλεσμα και προχωρούν. Λειτουργεί. Σημαίνει όμως επίσης ότι ο μισθός σας, τα στοιχεία του τραπεζικού σας λογαριασμού και ο αριθμός της ταυτότητάς σας μόλις ταξίδεψαν σε έναν διακομιστή για τον οποίο δεν έχετε ακούσει ποτέ.

Αυτό είναι το κομμάτι για το οποίο αξίζει να μιλήσουμε.

Τα έγγραφα που περνούν από τα χέρια άλλων

Σπάνια επεξεργάζεστε μόνοι σας τα ευαίσθητα PDF σας. Περνούν μέσα από ενδιάμεσους.

Τα γραφεία μισθοδοσίας και οι λογιστές βλέπουν μισθοδοσίες, συμβάσεις, φορολογικές δηλώσεις και τραπεζικές βεβαιώσεις. Τα τμήματα ανθρώπινου δυναμικού χειρίζονται σαρώσεις ταυτοτήτων, αριθμούς κοινωνικής ασφάλισης, βεβαιώσεις ασθένειας και ορισμένες φορές ιατρικά πιστοποιητικά. Τα δικηγορικά γραφεία ασχολούνται με τα πάντα, από διαζευκτήρια έως έγγραφα κληρονομιάς. Η γραμματεία μιας κλινικής ενώνει παραπεμπτικά και αποτελέσματα εξετάσεων σε ένα αρχείο για τον ασφαλιστικό φορέα.

Καθένας από αυτούς τους ανθρώπους, κάποια στιγμή, χρειάζεται να κάνει κάτι βαρετό σε ένα PDF. Να ενώσει τέσσερα αρχεία σε ένα. Να βγάλει τις σελίδες 3 έως 7 από μια σάρωση 40 σελίδων. Να συμπιέσει ένα αρχείο για να χωρέσει σε ένα email. Τίποτα από αυτά δεν είναι λαμπερή δουλειά, και ακριβώς γι’ αυτό γίνεται με όποιο εργαλείο είναι το γρηγορότερο, όχι με όποιο είναι το ασφαλέστερο.

Το «διαγράφεται μετά από μία ώρα» δεν είναι εγγύηση

Τα περισσότερα διαδικτυακά εργαλεία PDF ανεβάζουν το αρχείο σας στον διακομιστή τους, εκτελούν εκεί την εργασία και σας στέλνουν πίσω το αποτέλεσμα. Το μικρό banner που λέει «τα αρχεία σας διαγράφονται μετά από 1 ώρα» μπορεί να είναι απολύτως ειλικρινές. Το πρόβλημα είναι ότι δεν μπορείτε να το επαληθεύσετε, ούτε μπορεί ο λογιστής που το χρησιμοποιεί.

Από τη στιγμή που μια μισθοδοσία βρίσκεται στον διακομιστή κάποιου άλλου, έστω και για λίγο, κάποια πράγματα ξεφεύγουν από τον έλεγχο όλων. Τα logs και τα αντίγραφα ασφαλείας μπορεί να κρατήσουν αντίγραφα πέρα από το υποσχόμενο διάστημα. Ο ίδιος ο διακομιστής μπορεί να παραβιαστεί. Το εργαλείο μπορεί να τρέχει σε υποδομή που δεν του ανήκει, περνώντας το αρχείο σας μέσα από buckets αποθήκευσης και ουρές επεξεργασίας που κανείς δεν ανέφερε. Ένα έγγραφο που δεν φεύγει ποτέ από έναν φορητό υπολογιστή δεν μπορεί να διαρρεύσει σε μια παραβίαση που συμβαίνει κάπου αλλού.

Για μια φωτογραφία διακοπών, ποιος νοιάζεται. Για ένα αρχείο με τον μισθό σας και τον αριθμό της ταυτότητάς σας, τα μαθηματικά είναι διαφορετικά.

Τι ζητάει πραγματικά ο GDPR από αυτούς

Εδώ είναι το κομμάτι που οι επαγγελματίες κάποιες φορές παραλείπουν. Όταν ένας λογιστής ή ένα γραφείο HR χειρίζεται τα δεδομένα σας, ο GDPR δεν τα αντιμετωπίζει ως δικά τους πράγματα για να κάνουν ό,τι θέλουν. Επεξεργάζονται προσωπικά δεδομένα για λογαριασμό άλλων, και αυτό συνεπάγεται υποχρεώσεις.

Αναμένεται να εφαρμόζουν κατάλληλα τεχνικά μέτρα για να διατηρούν αυτά τα δεδομένα ασφαλή (Άρθρο 32). Υποτίθεται ότι ξέρουν με ποιον τα μοιράζονται, και ένας τυχαίος ιστότοπος PDF που λαμβάνει ένα ανεβασμένο αρχείο είναι τρίτο μέρος σε αυτή την αλυσίδα. Αν παραδώσουν τα δεδομένα σας σε έναν εκτελούντα την επεξεργασία, υποτίθεται ότι υπάρχει σύμβαση που το διέπει. Και αν εκείνος ο ιστότοπος υποστεί παραβίαση, αυτοί των οποίων οι μισθοδοσίες εκτέθηκαν είναι εκείνοι που το πληρώνουν, με άγχος και με χειρότερα.

Το ανέβασμα της φορολογικής δήλωσης ενός πελάτη σε ένα άγνωστο δωρεάν εργαλείο για να γλιτώσει κανείς τριάντα δευτερόλεπτα δύσκολα συμβιβάζεται με οτιδήποτε από αυτά. Οι περισσότεροι επαγγελματίες που το κάνουν απλώς δεν έχουν σκεφτεί ποτέ πού πάει το αρχείο. Το εργαλείο τους φάνηκε σαν αριθμομηχανή, όχι σαν μεταφορά δεδομένων.

Η λύση: κρατήστε το αρχείο στη συσκευή

Υπάρχει μια κατηγορία εργαλείων PDF που λειτουργεί διαφορετικά. Αντί να στέλνει το αρχείο σας σε έναν διακομιστή, εκτελεί όλη την εργασία μέσα στο πρόγραμμα περιήγησης. Ο κώδικας κατεβαίνει στη συσκευή μία φορά, το PDF σας ανοίγει και τροποποιείται στη μνήμη του ίδιου του προγράμματος περιήγησης και το ολοκληρωμένο αρχείο αποθηκεύεται κατευθείαν πίσω στο ίδιο μηχάνημα. Το έγγραφο δεν πηγαίνει πουθενά.

Έτσι λειτουργεί το reader.me, και αυτός είναι ο λόγος που ταιριάζει σε ευαίσθητα έγγραφα. Όταν ένα γραφείο μισθοδοσίας χρησιμοποιεί το εργαλείο μας ένωσης PDF για να συνδυάσει μια στοίβα από μισθοδοσίες, αυτά τα αρχεία επεξεργάζονται στον υπολογιστή τους, στο πρόγραμμα περιήγησής τους. Τίποτα δεν ανεβαίνει σε εμάς, επειδή δεν υπάρχει βήμα διακομιστή για να ανέβει. Κλείστε την καρτέλα και η μνήμη εργασίας έχει χαθεί.

Δεν χρειάζεται καν να το πιστέψετε στα τυφλά. Ανοίξτε τα DevTools του προγράμματος περιήγησης, πηγαίνετε στην καρτέλα Network, εκτελέστε μια ένωση και παρατηρήστε: κανένα αίτημα δεν μεταφέρει το αρχείο σας προς τα έξω. Αν το αρχείο δεν βρίσκεται στο σώμα κανενός αιτήματος, δεν στάλθηκε πουθενά.

Τι να κάνετε στην πράξη

Αν είστε ο επαγγελματίας, αλλάξτε μία συνήθεια. Πριν βάλετε τη μισθοδοσία ή τη σύμβαση ενός πελάτη σε ένα διαδικτυακό εργαλείο, αναρωτηθείτε αν επεξεργάζεται στο πρόγραμμα περιήγησης ή σε έναν διακομιστή. Αν δεν μπορείτε να το καταλάβετε, κάντε μία φορά τη δοκιμή με τα DevTools και μάθετέ το. Επιλέξτε ένα εργαλείο που τρέχει στην πλευρά του πελάτη και κάντε το προεπιλογή σας. Είναι έτσι κι αλλιώς γρηγορότερο, αφού δεν υπάρχει γύρος ανεβάσματος και κατεβάσματος, και συνεχίζει να λειτουργεί όταν πέφτει το Wi-Fi του γραφείου.

Αν είστε ο πελάτης, έχετε κάθε δικαίωμα να ρωτήσετε. Την επόμενη φορά που το λογιστικό σας γραφείο ή το HR χειρίζεται τα έγγραφά σας, ρωτήστε τους πώς επεξεργάζονται τα PDF σας και αν τα αρχεία φεύγουν από τον υπολογιστή τους. Μια καλή απάντηση είναι «όλα μένουν στο μηχάνημά μας». Ένα σήκωμα των ώμων είναι ένα σημάδι που αξίζει να διερευνήσετε. Είναι ο μισθός σας και η ταυτότητά σας σε εκείνες τις σελίδες, και το να ρωτήσετε πού πηγαίνουν είναι κάτι απολύτως λογικό.

Η ίδια η δουλειά είναι ασήμαντη. Η ένωση μερικών αρχείων παίρνει δευτερόλεπτα. Το μόνο ερώτημα είναι αν αυτά τα δευτερόλεπτα συμβαίνουν στη συσκευή σας ή στον διακομιστή ενός αγνώστου, και για μια μισθοδοσία, αυτό είναι ένα ερώτημα που αξίζει να το απαντήσετε σωστά.