Ελεύθεροι επαγγελματίες: τιμολόγια και συμβάσεις σε PDF, χωρίς κανένα ανέβασμα

Όταν δουλεύετε για τον εαυτό σας, είστε επίσης το δικό σας τμήμα διοίκησης. Κανείς άλλος δεν στέλνει το τιμολόγιο, δεν κυνηγάει την υπογραφή και δεν μικραίνει το αρχείο ώστε να χωρέσει στα εισερχόμενα ενός πελάτη. Αυτό είστε εσείς, συνήθως στο τέλος μιας μέρας όπου θα προτιμούσατε να κάνετε πραγματική πληρωμένη δουλειά.

Το μεγαλύτερο μέρος αυτής της διοίκησης βασίζεται σε PDF. Το τιμολόγιο που στέλνετε. Η σύμβαση που υπογράφετε πριν ξεκινήσετε. Η προσφορά που σας ζήτησε ένας πελάτης την περασμένη εβδομάδα. Και ο γρηγορότερος τρόπος να διαχειριστείτε αυτά τα PDF, για πολλούς ελεύθερους επαγγελματίες, είναι όποιος δωρεάν ιστότοπος εμφανίζεται πρώτος στην αναζήτηση. Σύρετε το αρχείο, πατάτε ένα κουμπί, κατεβάζετε, στέλνετε. Τέλος.

Μόνο που εκείνα τα αρχεία έχουν το όνομά σας, τον ΑΦΜ σας, τα τραπεζικά σας στοιχεία, την εταιρεία του πελάτη σας και τις τιμές σας ολοζώντανα πάνω στη σελίδα. Το να τα ανεβάζετε σε έναν διακομιστή για τον οποίο δεν έχετε ακούσει ποτέ για να γλιτώσετε τριάντα δευτερόλεπτα είναι μια συνήθεια που αξίζει να ξανασκεφτείτε.

Τα PDF που αγγίζει ένας ελεύθερος επαγγελματίας κάθε εβδομάδα

Η λίστα είναι σύντομη και επαναλαμβάνεται. Τιμολόγια που φεύγουν και πού και πού κάποιο που έρχεται. Συμβάσεις και συμφωνητικά εμπιστευτικότητας που χρειάζεται να υπογραφούν πριν ξεκινήσει η δουλειά. Προσφορές και εκτιμήσεις που αργότερα γίνονται τιμολόγια. Αποδείξεις και σαρώσεις εξόδων για τη δική σας φορολογική δήλωση. Μερικές φορές μια στοίβα από όλα τα παραπάνω, που πηγαίνει στον λογιστή σας μια φορά το τρίμηνο.

Καθένα από αυτά χρειάζεται κάποια στιγμή μια βαρετή λειτουργία. Να το υπογράψετε. Να συνδυάσετε τρία αρχεία σε ένα. Να κάνετε μια σάρωση 20 MB αρκετά μικρή ώστε να σταλεί με email. Τίποτα από αυτά δεν είναι δύσκολο. Το μόνο ερώτημα είναι πού γίνεται.

Το «τα αρχεία σας διαγράφονται σε μία ώρα» δεν είναι κάτι που μπορείτε να ελέγξετε

Τα περισσότερα διαδικτυακά εργαλεία PDF λειτουργούν με τον ίδιο τρόπο. Το αρχείο σας ανεβαίνει στον διακομιστή τους, η λειτουργία εκτελείται εκεί, και το αποτέλεσμα επιστρέφει σε εσάς. Το banner που υπόσχεται ότι το αρχείο σας διαγράφεται μετά από μία ώρα μπορεί να είναι απολύτως ειλικρινές. Το πρόβλημα είναι ότι δεν έχετε κανέναν τρόπο να το επιβεβαιώσετε.

Από τη στιγμή που το τιμολόγιό σας βρίσκεται στο μηχάνημα κάποιου άλλου, έστω και για μια στιγμή, κάποια πράγματα ξεφεύγουν από τα χέρια σας. Τα αντίγραφα ασφαλείας και τα logs μπορεί να κρατήσουν αντίγραφα πέρα από το υποσχόμενο διάστημα. Ο διακομιστής μπορεί να παραβιαστεί. Το εργαλείο μπορεί να τρέχει σε υποδομή που νοικιάζει, περνώντας το αρχείο σας μέσα από αποθήκευση και ουρές που κανείς δεν σας ανέφερε. Μια σύμβαση που δεν φεύγει ποτέ από τον φορητό σας υπολογιστή δεν μπορεί να διαρρεύσει σε μια παραβίαση που συμβαίνει κάπου αλλού.

Για ένα meme, ποιος νοιάζεται. Για μια υπογεγραμμένη σύμβαση με το όνομα του πελάτη σας και την αμοιβή σας πάνω της, τα μαθηματικά είναι διαφορετικά.

Υπογράψτε χωρίς να εκτυπώσετε, και χωρίς να εκτυπώσετε την αλήθεια

Να αυτό που τους πιάνει στον ύπνο. Ένας πελάτης στέλνει μια σύμβαση. Την εκτυπώνετε, υπογράφετε με στυλό, τη σαρώνετε ξανά και στέλνετε τη σάρωση με email. Μισή ώρα χαμένη, συν το κομμάτι όπου ψάχνετε για έναν εκτυπωτή που να δουλεύει.

Δεν χρειάζεστε τίποτα από αυτά. Μπορείτε να ανοίξετε τη σύμβαση, να ρίξετε την υπογραφή σας στη σελίδα και να αποθηκεύσετε το υπογεγραμμένο PDF, όλα στο πρόγραμμα περιήγησης. Το αρχείο μένει στη συσκευή σας όλη την ώρα. Υπογράψτε ένα PDF με αυτόν τον τρόπο και η σύμβαση που στέλνετε πίσω είναι ένα καθαρό ψηφιακό αρχείο, όχι μια στραβή φωτογραφία ενός εκτυπωμένου. Ούτε η εικόνα της υπογραφής σας ανεβαίνει ποτέ, επειδή δεν υπάρχει πουθενά να ανέβει.

Αυτό λειτουργεί για το συμφωνητικό εμπιστευτικότητας πριν από ένα έργο, τη σύμβαση στην εκκίνηση, την αποδοχή παράδοσης στο τέλος. Οτιδήποτε χρειάζεται το όνομά σας πάνω του φεύγει την ίδια μέρα.

Ενώστε την προσφορά, τη σύμβαση και το τιμολόγιο σε ένα αρχείο

Οι πελάτες χάνουν τον λογαριασμό με τα ξεχωριστά συνημμένα. Η προσφορά είναι σε ένα email, η σύμβαση σε ένα άλλο, το τιμολόγιο κάπου μέσα στη συνομιλία. Όταν παραδίδετε σε έναν λογιστή, τρία σκόρπια αρχεία γίνονται τρία πράγματα που μπορεί να χαθούν.

Το να τα βάλετε σε ένα PDF το διορθώνει αυτό. Ενώστε τα PDF σας σε ένα ενιαίο έγγραφο, με τη σειρά, και αυτό που στέλνετε είναι ένα αρχείο που λέει ολόκληρη την ιστορία. Η προσφορά, η υπογεγραμμένη σύμβαση, το τελικό τιμολόγιο, στοιβαγμένα στη σωστή σειρά. Ο λογιστής σας παίρνει ένα τακτοποιημένο αρχείο ανά έργο αντί για έναν φάκελο γεμάτο αδέσποτα. Όλα επεξεργασμένα στον υπολογιστή σας, τίποτα δεν στέλνεται σε διακομιστή.

Μικρύνετε το αρχείο ώστε να φτάσει πραγματικά

Οι σαρωμένες συμβάσεις και τα τιμολόγια με πολλές εικόνες φουσκώνουν σε μέγεθος γρήγορα. Μερικές σαρωμένες σελίδες μπορεί να φτάσουν τα 15 ή 20 MB, και πολλά εισερχόμενα απορρίπτουν οτιδήποτε πάνω από 10. Έτσι το σημαντικό σας email δεν φτάνει ποτέ, και το μαθαίνετε δύο μέρες αργότερα όταν ο πελάτης ρωτάει πού πήγε το τιμολόγιο.

Συμπιέστε το PDF πρώτα και το ίδιο έγγραφο πέφτει σε ένα κλάσμα του μεγέθους ενώ παραμένει ευανάγνωστο. Περνά αβίαστα από το email, ανεβαίνει σε πύλες πελατών χωρίς γκρίνια, και γλιτώνετε το πήγαινε-έλα. Όπως όλα τα άλλα εδώ, η συμπίεση γίνεται στο πρόγραμμα περιήγησής σας, οπότε το αρχείο που συμπιέζετε δεν φεύγει ποτέ από το δωμάτιο.

Γιατί το τοπικό μετράει περισσότερο όταν είναι η δική σας επιχείρηση

Όταν είστε υπάλληλος, μια διαρροή δεδομένων είναι το πρόβλημα της εταιρείας. Όταν είστε ελεύθερος επαγγελματίας, είναι μόνο δικό σας. Η σύμβαση του πελάτη σας να διαρρεύσει, τα δικά σας τραπεζικά στοιχεία να εκτεθούν, ένα φορολογικό έγγραφο να βρίσκεται στον διακομιστή ενός αγνώστου. Δεν υπάρχει τμήμα IT να το απορροφήσει, και υπάρχει μια φήμη που εξαρτάται από το να είστε εσείς το άτομο που χειρίζεται τα πράγματα σωστά.

Το να κρατάτε το αρχείο στη συσκευή σας εξαλείφει όλο το ερώτημα. Δεν υπάρχει βήμα διακομιστή, οπότε δεν υπάρχει τίποτα να διαρρεύσει, κανένα banner να εμπιστευτείτε, καμία πολιτική να διαβάσετε. Μπορείτε και να το αποδείξετε. Ανοίξτε τα DevTools του προγράμματος περιήγησης, παρακολουθήστε την καρτέλα Network ενώ υπογράφετε ή ενώνετε, και θα δείτε ότι κανένα αίτημα δεν μεταφέρει το αρχείο σας προς τα έξω. Αν δεν βρίσκεται σε κανένα αίτημα, δεν πήγε πουθενά.

Αν χειρίζεστε τιμολόγια και συμβάσεις πελατών και για λογαριασμό άλλων ανθρώπων, η ίδια λογική πάει βαθύτερα για λογιστές και λογιστικά γραφεία, κάτι που καλύψαμε στο πώς οι λογιστές χειρίζονται τις μισθοδοσίες.

Η διοικητική πλευρά της ελεύθερης εργασίας δεν πρόκειται να εξαφανιστεί ποτέ. Τα τιμολόγια θέλουν αποστολή, οι συμβάσεις θέλουν υπογραφή, τα αρχεία θέλουν μίκρεμα. Το μόνο που μπορείτε να αποφασίσετε είναι αν όλα αυτά συμβαίνουν στο δικό σας μηχάνημα ή σε κάποιου άλλου. Για έγγραφα που έχουν το βιοπορισμό σας τυπωμένο πάνω τους, κρατήστε το στο δικό σας.