Autònoms: factures i contractes en PDF, sense pujar res

Quan treballes per compte propi, també ets el teu propi departament d’administració. Ningú més no envia la factura, persegueix la signatura ni encongeix el fitxer perquè càpiga a la bústia d’un client. Ho fas tu, normalment al final d’un dia en què preferiries estar fent feina de debò pagada.

Bona part d’aquesta administració funciona amb PDF. La factura que envies. El contracte que signes abans de començar. El pressupost que un client et va demanar la setmana passada. I la manera més ràpida de gestionar aquests PDF, per a molts autònoms, és la primera web gratuïta que surt al cercador. Hi arrossegues el fitxer, prems un botó, descarregues, envies. Fet.

Però aquells fitxers tenen el teu nom, el teu NIF, les teves dades bancàries, l’empresa del teu client i les teves tarifes allà mateix a la pàgina. Pujar-los a un servidor del qual no has sentit a parlar mai per estalviar trenta segons és un hàbit que val la pena repensar.

Els PDF que un autònom toca cada setmana

La llista és curta i es repeteix. Factures que surten i alguna que entra. Contractes i acords de confidencialitat que necessites signar abans de començar la feina. Pressupostos que es converteixen en factures més tard. Rebuts i escanejos de despeses per a la teva pròpia declaració. De vegades, un munt de tot això, cap a la gestoria un cop al trimestre.

Cadascun d’aquests necessita en algun moment una operació avorrida. Signar-lo. Combinar tres fitxers en un. Fer que un escaneig de 20 MB sigui prou petit per enviar-lo per correu. Res d’això és difícil. L’única pregunta és on passa.

”Els teus fitxers s’esborren en una hora” no és una cosa que puguis comprovar

La majoria d’eines PDF en línia funcionen igual. El teu fitxer puja al seu servidor, l’operació s’hi executa, i el resultat torna. L’aviset que promet que el teu fitxer s’esborra al cap d’una hora pot ser del tot sincer. El problema és que no tens cap manera de confirmar-ho.

Un cop la teva factura és a la màquina d’una altra persona, encara que sigui un moment, hi ha coses que se t’escapen de les mans. Còpies de seguretat i logs poden guardar còpies més enllà del termini promès. El servidor pot patir una bretxa. L’eina pot funcionar sobre infraestructura que lloga, passant el teu fitxer per emmagatzematge i cues que ningú no t’ha esmentat. Un contracte que no surt mai del teu portàtil no es pot filtrar en una bretxa que passa en un altre lloc.

Per a un mem, tant és. Per a un contracte signat amb el nom del teu client i els teus honoraris, els comptes són uns altres.

Signa sense imprimir

Aquesta és la que enganxa la gent. Un client envia un contracte. L’imprimeixes, el signes amb bolígraf, el tornes a escanejar i envies l’escaneig per correu. Mitja hora fora, més la part en què busques una impressora que funcioni.

No necessites res d’això. Pots obrir el contracte, deixar-hi la teva signatura a la pàgina i desar el PDF signat, tot al navegador. El fitxer es queda al teu dispositiu tota l’estona. Signa un PDF així i el contracte que tornes és un fitxer digital net, no una foto torta d’una impressió. La imatge de la teva signatura tampoc no es puja mai, perquè no hi ha enlloc on pujar-la.

Això funciona per a l’acord de confidencialitat abans d’un projecte, el contracte a l’inici, l’acceptació del lliurament al final. Qualsevol cosa que necessiti el teu nom surt el mateix dia.

Uneix el pressupost, el contracte i la factura en un sol fitxer

Els clients perden el fil dels adjunts separats. El pressupost és en un correu, el contracte en un altre, la factura en algun lloc del fil. Quan ho passes a la gestoria, tres fitxers solts es converteixen en tres coses per perdre.

Posar-los en un sol PDF ho arregla. Uneix els teus PDF en un únic document, en ordre, i el que envies és un sol fitxer que explica tota la història. El pressupost, el contracte signat, la factura final, apilats en la seqüència correcta. La teva gestoria rep un fitxer endreçat per projecte en lloc d’una carpeta plena de despistats. Tot processat al teu ordinador, res enviat a un servidor.

Encongeix el fitxer perquè arribi de debò

Els contractes escanejats i les factures amb moltes imatges s’inflen de mida de pressa. Unes quantes pàgines escanejades poden arribar a 15 o 20 MB, i moltes bústies rebutgen qualsevol cosa per sobre de 10. Així que el teu correu important no aterra mai, i te n’assabentes dos dies després quan el client et pregunta on ha anat la factura.

Comprimeix el PDF primer i el mateix document baixa a una fracció de la mida sense deixar de ser llegible. Passa per correu sense problemes, puja a portals de clients sense queixar-se, i t’estalvies l’anar i venir. Igual que tota la resta d’aquí, la compressió passa al teu navegador, així que el fitxer que comprimeixes no surt mai de l’habitació.

Per què el local importa més quan és el teu propi negoci

Quan ets empleat, un descuit de dades és problema de l’empresa. Quan ets autònom, és teu i prou. El contracte del teu client filtrat, les teves pròpies dades bancàries exposades, un document fiscal en un servidor d’un desconegut. No hi ha cap departament d’informàtica que ho absorbeixi, i hi ha una reputació que depèn que siguis la persona que gestiona les coses com cal.

Mantenir el fitxer al teu dispositiu elimina tota la qüestió. No hi ha cap pas de servidor, així que no hi ha res a filtrar, cap aviset que creure, cap política que llegir. També ho pots demostrar. Obre les DevTools del navegador, vigila la pestanya Network mentre signes o uneixes, i veuràs que cap petició s’emporta el teu fitxer. Si no és a cap petició, no va anar enlloc.

Si gestiones factures i contractes de clients per a altres persones també, la mateixa lògica va més fons per a gestories i assessories, que vam tractar a com gestiona les nòmines una gestoria.

La part administrativa de ser autònom no desapareixerà mai. Les factures s’han d’enviar, els contractes s’han de signar, els fitxers s’han d’encongir. L’única cosa que pots decidir és si tot això passa a la teva pròpia màquina o a la d’algú altre. Per a documents amb el teu mitjà de vida imprès a sobre, mantén-ho a la teva.