La teva gestoria puja les teves nòmines a webs de PDF qualsevol?

Pensa en qui ha tocat la teva nòmina aquest any. Tu, la teva empresa i gairebé segur una gestoria o un departament de nòmines. Ara pensa en el moment en què aquell PDF es va haver d’ajuntar amb el del mes anterior, o de separar en pàgines soltes per al banc. On va passar això?

Per a molta gent que treballa amb aquests documents, la resposta és una web gratuïta que va sortir a la primera pàgina del cercador. Arrosseguen la teva nòmina, premen un botó, descarreguen el resultat i continuen. Funciona. També significa que el teu salari, el teu número de compte i el teu DNI acaben de viatjar a un servidor del qual no has sentit a parlar mai.

D’això val la pena parlar-ne.

Els documents que passen per mans alienes

Tu gairebé mai processes els teus propis PDF sensibles. Passen per intermediaris.

Les gestories i els departaments de nòmines veuen nòmines, contractes, declaracions i certificats bancaris. RRHH gestiona escanejos de DNI, números de la Seguretat Social, parts de baixa i, de vegades, certificats mèdics. Un despatx d’advocats toca des de papers de divorci fins a documents d’herència. L’administració d’una clínica uneix volants i resultats de proves en un sol fitxer per a l’asseguradora.

Tota aquesta gent, en algun moment, necessita fer alguna cosa avorrida amb un PDF. Ajuntar quatre fitxers en un. Treure les pàgines 3 a 7 d’un escaneig de 40. Reduir el pes perquè càpiga en un correu. Res d’això és una feina lluïda, i per això mateix es fa amb l’eina més ràpida, no amb la més segura.

”S’esborra en una hora” no és cap garantia

La majoria de les eines PDF en línia pugen el teu fitxer al seu servidor, executen l’operació allà i et retornen el resultat. L’aviset que diu “els teus fitxers s’esborren en 1 hora” pot ser del tot sincer. El problema és que no ho pots comprovar, i la gestoria que ho fa servir tampoc.

Un cop una nòmina és al servidor d’una altra persona, encara que sigui un instant, hi ha coses que s’escapen de les mans de tothom. Logs i còpies de seguretat poden guardar còpies més enllà del termini promès. El mateix servidor pot patir una bretxa. L’eina pot funcionar sobre infraestructura que no és seva i passar el teu fitxer per buckets d’emmagatzematge i cues de processament que ningú no va esmentar. Un document que mai no surt d’un portàtil no es pot filtrar en una bretxa que passa en un altre lloc.

Per a una foto de les vacances, tant és. Per a un fitxer amb el teu sou i el teu DNI, els comptes canvien.

Què els demana de debò el RGPD

Aquesta és la part que de vegades es salten els professionals. Quan una gestoria o RRHH gestiona les teves dades, el RGPD no ho tracta com una cosa seva amb la qual fer el que vulguin. Estan tractant dades personals per compte d’altri, i això comporta deures.

S’espera que apliquin mesures tècniques adequades per mantenir aquestes dades segures (article 32). Han de saber amb qui les comparteixen, i una web de PDF qualsevol que rep un fitxer pujat és un tercer en aquesta cadena. Si lliuren les teves dades a un encarregat del tractament, hi hauria d’haver un contracte que ho reguli. I si aquella web pateix una bretxa, qui paga els plats trencats és la persona la nòmina de la qual va quedar exposada, en disgustos i en coses pitjors.

Pujar la declaració d’un client a una eina gratuïta desconeguda per estalviar trenta segons encaixa malament amb tot això. La majoria dels qui ho fan simplement mai no s’han aturat a pensar on va el fitxer. L’eina semblava una calculadora, no una transferència de dades.

La solució: que el fitxer no surti del dispositiu

Existeix una categoria d’eina PDF que funciona diferent. En lloc d’enviar el teu fitxer a un servidor, executa tota l’operació dins del navegador. El codi es descarrega al dispositiu una vegada, el teu PDF s’obre i es modifica a la memòria del mateix navegador, i el fitxer acabat es desa de tornada a la mateixa màquina. El document no va enlloc.

Així funciona reader.me, i per això encaixa amb documents sensibles. Quan un departament de nòmines fa servir la nostra eina d’unir PDF per ajuntar un munt de nòmines, aquests fitxers es processen al seu ordinador, al seu navegador. No ens puges res, perquè no hi ha cap pas de servidor on pujar. Tanques la pestanya i la memòria de treball desapareix.

Tampoc cal que t’ho creguis per fe. Obre les DevTools del navegador, ves a la pestanya Network, executa una unió i observa: cap petició s’emporta el teu fitxer. Si el fitxer no apareix al cos de cap petició, no es va enviar enlloc.

Què fer a la pràctica

Si ets qui processa els documents, canvia un hàbit. Abans de ficar la nòmina o el contracte d’un client en una eina web, pregunta’t si processa al navegador o en un servidor. Si no ho saps, fes la prova de DevTools una vegada i esbrina-ho. Tria una eina client-side i deixa-la com a predeterminada. A sobre és més ràpida, perquè no hi ha anada i tornada de pujada i descàrrega, i continua funcionant quan cau el Wi-Fi de l’oficina.

Si ets el client, estàs en el teu dret de preguntar. La pròxima vegada que la teva gestoria o RRHH gestioni els teus documents, pregunta’ls com processen els teus PDF i si els fitxers surten del seu ordinador. Una bona resposta és “tot es queda a la nostra màquina”. Un arronsament d’espatlles és un senyal que convé seguir. En aquelles pàgines hi ha el teu sou i el teu DNI, i preguntar on van és de les coses més raonables.

La feina en si és de les més anodines. Unir uns quants fitxers triga segons. L’únic dubte és si aquells segons passen al teu dispositiu o al servidor d’un desconegut, i per a una nòmina, aquest dubte mereix resoldre’s bé.