আইনজীবীদের জন্য PDF: কিছু আপলোড না করেই মামলার নথি গুছিয়ে নিন

আপনার ডেস্কে একটি নতুন মামলা আসে আর এক সপ্তাহের মধ্যেই তা চল্লিশটি PDF-এ পরিণত হয়। স্বাক্ষরিত এনগেজমেন্ট লেটার, স্ক্যান করা আইডি, কারো বাঁকা করে তোলা একটি চুক্তির ছবি, তিন দফা চিঠিপত্র, একটি বিশেষজ্ঞ প্রতিবেদন, ক্লায়েন্টের ভুল ক্রমে ইমেল করা প্রদর্শনী নথি। এর কোনোটি কাজে লাগার আগে আপনাকে সব এক পরিচ্ছন্ন বান্ডিলে গুছিয়ে নিতে হয়: টুকরোগুলো মার্জ করা, পৃষ্ঠাগুলো সঠিক ক্রমে আনা, যেখানে স্বাক্ষর দরকার সেখানে স্বাক্ষর করা।

কাজটি নিজে বিরক্তিকর। এর নিচে যা আছে তা নয়। ওই ফাইলগুলোর প্রতিটি এমন একজন ক্লায়েন্টের, যিনি আপনাকে এমন কিছু বলেছেন যা তিনি আর কাউকে বলতেন না, আর সেটি গোপন রাখার আপনার দায়িত্ব থেমে থাকে না শুধু এই কারণে যে আপনি তাড়াহুড়ো করে একটি ব্রিফ গোছাচ্ছেন।

গোপনীয়তা কোনো সেটিং নয়, এটাই কাজ

আইনি পেশাগত বিশেষাধিকার ও গোপনীয়তা রক্ষার দায়িত্ব ইন্টারনেটের চেয়েও পুরনো, আর “আমি তো শুধু কয়েকটা PDF জুড়ছিলাম”-এর জন্য এর কোনো ব্যতিক্রম নেই। EU, UK ও US জুড়ে বার অ্যাসোসিয়েশনের নিয়ম মোটামুটি একই কথা বলে: একজন ক্লায়েন্ট আপনার সঙ্গে যে তথ্য শেয়ার করেন তা আপনাদের মধ্যেই থাকে, এবং তা রক্ষায় আপনি যুক্তিসঙ্গত পদক্ষেপ নেন। শেষের ওই অংশটিতেই বিনামূল্যের অনলাইন টুলগুলো নীরবে একটি সমস্যা হয়ে দাঁড়ায়।

বেশিরভাগ PDF সাইট কাজ করে আপনার ফাইল একটি সার্ভারে আপলোড করে, সেখানে কাজটি চালিয়ে, ফল ফেরত পাঠিয়ে। ছুটির ছবির জন্য কে পরোয়া করে। কিন্তু একজন ক্লায়েন্টের তালাকের কাগজ, একটি নিষ্পত্তির খসড়া বা একটি সাক্ষীর জবানবন্দির জন্য আপনি এইমাত্র একটি তৃতীয় পক্ষের হাতে বিশেষাধিকারপ্রাপ্ত উপাদানের একটি কপি তুলে দিলেন। আপনি শেয়ার করতে চাননি। আপনি মার্জ করতে চেয়েছিলেন। কিন্তু ফাইলটি ভবন ছেড়ে গেল, আর এখন এর নিরাপত্তা নির্ভর করছে এমন একটি কোম্পানির ওপর যার সঙ্গে আপনি কখনো কথা বলেননি এবং একটি গোপনীয়তা নীতির ওপর যা আপনি পড়েননি।

ওই সাইটগুলোর আশ্বাসদায়ক লাইন, “ফাইল এক ঘণ্টা পরে মুছে ফেলা হয়,” ঠিক শোনায় যতক্ষণ না আপনি এর ওপর নির্ভর করতে যান। আপনি এটি যাচাই করতে পারবেন না। লগ ও ব্যাকআপ সময়সীমা পেরিয়েও কপি ধরে রাখতে পারে। সার্ভারে অনুপ্রবেশ হতে পারে। আর হলে, যার মামলার নথি ফাঁস হলো সে আপনারই ক্লায়েন্ট, যা আপনার ওপর প্রযোজ্য প্রতিটি আচরণবিধির অধীনে এটিকে আপনার সমস্যা বানিয়ে তোলে।

“যুক্তিসঙ্গত পদক্ষেপ” আসলে কেমন দেখায়

নিয়ন্ত্রকরা এ নিয়ে সুনির্দিষ্ট হয়েছেন। GDPR ব্যক্তিগত তথ্যের জন্য উপযুক্ত কারিগরি ব্যবস্থা প্রত্যাশা করে, আর একটি মামলার নথি আগাগোড়া ব্যক্তিগত তথ্য: নাম, ঠিকানা, স্বাস্থ্যের বিবরণ, আর্থিক রেকর্ড, কখনো অপরাধের অভিযোগ। আপনি যদি তা কোনো এলোমেলো ওয়েব টুলের মধ্য দিয়ে পাঠান, আপনি আপনার চেইনে এমন একটি প্রসেসর যোগ করলেন যাকে আপনি কখনো যাচাই করেননি এবং যার সঙ্গে আপনার কোনো চুক্তি নেই। (চাইলে এই ঝুঁকি নিয়ে আরও বিস্তারিত লিখেছি PDF আপলোড করার GDPR ঝুঁকি লেখায়।)

যুক্তিসঙ্গত পদক্ষেপ নেওয়ার সবচেয়ে পরিচ্ছন্ন উপায় হলো নিশ্চিত করা যে শুরুতে ফাঁস হওয়ার মতো কিছুই নেই। যে ফাইল কখনো আপনার ল্যাপটপ ছাড়ে না, তা অন্য কোথাও একটি ব্রিচে উন্মুক্ত হতে পারে না। সার্ভারের বদলে ব্রাউজারে চলা টুলের পেছনে পুরো ধারণাটাই এই।

আপলোড না করেই একটি মামলার বান্ডিল গড়া

ফাইলটি যখন আপনার মেশিনে থাকে, তখন বিরক্তিকর অংশটি কেমন চলে দেখুন। নিচের সবকিছু আপনার ব্রাউজারে স্থানীয়ভাবে চলে। PDF-টি আপনার কম্পিউটারের মেমরিতে পড়া হয়, কাজটি সেখানেই ঘটে, এবং তৈরি হওয়া ফাইল সরাসরি আপনার কাছেই সেভ হয়। কিছুই কোথাও পাঠানো হয় না।

টুকরোগুলো মার্জ করুন। এনগেজমেন্ট লেটার, চুক্তি, চিঠিপত্র ও প্রদর্শনী নথি আলাদা আলাদা ফাইল হিসেবে আপনার হাতে আছে। আপনি যে ক্রমে চান সেই ক্রমে মার্জ PDF টুলে সেগুলো ফেলে দিন, আর একটি বান্ডিল পেয়ে যান। আদালত চায় একটি একক ইনডেক্সড নথি, এগারোটি সংযুক্তি নয়, আর এভাবেই আপনি কোনো রূপান্তর সাইটে কিছু ইমেল না করেই সেখানে পৌঁছান।

ক্রমটা ঠিক করুন। স্ক্যান কখনো পরিপাটি হয়ে আসে না। ৭ নম্বর পৃষ্ঠা উল্টো, প্রদর্শনী নথি উল্টোক্রমে, স্বাক্ষরের পৃষ্ঠা ভেসে সামনে চলে এসেছে। পুনর্বিন্যাস PDF টুলে বান্ডিলটি খুলুন, পৃষ্ঠাগুলো আপনার দরকারি ক্রমে টেনে আনুন, স্ক্যানের ফাঁকা আর্টিফ্যাক্ট পৃষ্ঠাটি ফেলে দিন, এবং এক্সপোর্ট করুন। ডেস্কে কাগজ এদিক-ওদিক সরানোর মতোই, শুধু কাগজটি ক্লায়েন্টের গোপন নথি আর তা গোছাতে কোনো অপরিচিতের সার্ভারের মধ্য দিয়ে যায় না।

যা স্বাক্ষর দরকার তা স্বাক্ষর করুন। এনগেজমেন্ট লেটার, অথরিটি ফর্ম, কভার লেটার, রুটিন অনুমোদন। স্বাক্ষর PDF টুলটি খুলুন, ট্র্যাকপ্যাড বা আঙুল দিয়ে আপনার স্বাক্ষর আঁকুন, লাইনে বসান, ডাউনলোড করুন। দৈনন্দিন নথির জন্য এ ধরনের স্বাক্ষর EU ও পৃথিবীর বেশিরভাগ জায়গায় আইনত টেকে। যখন কোনো নথিতে নির্দিষ্টভাবে একটি যোগ্য ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর, একটি নোটারি দলিল বা নির্দিষ্ট দাখিল লাগে, তখন সেটির জন্য তৈরি একটি সার্টিফিকেট-ভিত্তিক পরিষেবা ব্যবহার করুন, কারণ আঁকা স্বাক্ষর সেই শর্ত মেটাবে না। প্রতিদিনের স্তূপের জন্য এটি ঠিক যথেষ্ট।

তিনটি ধাপ, একটি পরিচ্ছন্ন বান্ডিল, আর ফাইলটি পুরোটা সময় আপনার ডিভাইসেই ছিল।

এক মিনিটে নিজেই যাচাই করুন

কিছুই আপলোড হয় না, এ ব্যাপারে আমার কথা বিশ্বাস করতে হবে না। মার্জ টুলটি খুলুন, DevTools খুলতে F12 চাপুন, Network ট্যাবে যান, “Preserve log” টিক দিন, এবং শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত একটি বান্ডিল বানান। কী ঘটে দেখুন: পৃষ্ঠাটি শুরুতে লোড হয়, তারপর আপনি যখন মার্জ ও ডাউনলোড করেন তখন কিছুই নড়ে না। আপনার ফাইল যদি কোনো রিকোয়েস্টের বডিতে কখনো না দেখা যায়, তবে তা কখনো পাঠানো হয়নি।

আরও কঠিন পরীক্ষা চান? টুলটি লোড করুন, আপনার ল্যাপটপ এয়ারপ্লেন মোডে দিন, এবং নেটওয়ার্ক পুরো বন্ধ রেখে বান্ডিলটি গড়ুন। এটি তখনও কাজ করে, কারণ শুরুতে কোনো সার্ভার ধাপই ছিল না। আপলোড করা কোনো টুলে এটা করে দেখুন, আর “যান” চাপার মুহূর্তেই একটি এরর পাবেন। ওই পার্থক্যটাই সেই জিনিস যা আপনার গোপনীয়তার দায়িত্ব নিয়ে মাথা ঘামায়।

রাখার মতো একটি অভ্যাস

দাখিলের সময়সীমার আগে সন্ধ্যা ৬টায় দুটি PDF জোড়া দেওয়ার সময় আপনি প্রতিবার গোপনীয়তা নীতি পড়তে যাবেন না। কেউ পড়ে না। তাই নিরাপদ বিকল্পটিকেই ডিফল্ট বানান। এমন একটি টুল বেছে নিন যা ব্রাউজারে প্রক্রিয়া করে, সেটি বুকমার্ক করুন, এবং ক্লায়েন্টের ফাইল এমন সার্ভারে পাঠানো বন্ধ করুন যা আপনি দেখতে পান না। এটি এমনিতেও দ্রুততর, কারণ কোনো আপলোড-ডাউনলোড যাত্রা নেই, আর অফিসের Wi-Fi পড়ে গেলেও এটি কাজ করতে থাকে, যা সবসময় কিছু জমা দেওয়ার দিনেই পড়ে।

একটি মামলার নথি গোছানো ও স্বাক্ষর করা সারা সপ্তাহে আপনার করা সবচেয়ে নিরস কাজ। একমাত্র আসল প্রশ্ন হলো, এটি করার সময় ক্লায়েন্টের নথি অফিসেই থাকে কিনা, আর বিশেষাধিকারপ্রাপ্ত উপাদানের জন্য সেই প্রশ্নের একটিই সঠিক উত্তর।