নোটারি: দলিল ও মক্কেলের নথি আপলোড না করেই সামলান

খুব কম পেশাজীবীই একজন নোটারির মতো এত সংবেদনশীল নথি সামলান। নাম, ঠিকানা ও সম্পত্তির পুরো মূল্যসহ একটি বিক্রয় দলিল। একটি উইল। একটি পাওয়ার অব অ্যাটর্নি। সংশ্লিষ্ট প্রতিটি পক্ষের স্ক্যান করা পরিচয়পত্র। এগুলো কেবল ব্যক্তিগত নয়; এগুলোর আইনগত ওজন আছে, আর একজন নোটারির পুরো উদ্দেশ্যই হলো ঠিক এই ধরনের নথির বিশ্বস্ত, নিরপেক্ষ অভিভাবক হওয়া। গোপনীয়তা এই কাজের একটি বৈশিষ্ট্য নয়; এটাই কাজ।

আর যেকোনো অফিসের মতো, একজন নোটারির অফিসও চলে ছোট ছোট পিডিএফ কাজের ওপর। একটি লেনদেনের সব নথি এক ফাইলে একত্র করা। ইমেইলে পাঠানোর জন্য একটি স্ক্যান করা দলিল সংকুচিত করা। সংরক্ষণের আগে একটি উইল সুরক্ষিত করা। প্রতিটিই রুটিন কাজ, আর প্রতিটিই এমন এক মুহূর্ত যেখানে ভুল টুল ব্যবহার করলে মক্কেলের সবচেয়ে সংবেদনশীল আইনি নথিটি এমন এক সার্ভারে আপলোড হয়ে যায় যাকে কেউ যাচাই করেনি।

একজন নোটারিকে যে মানদণ্ডে বিচার করা হয়

একজন নোটারির গোপনীয়তা রক্ষার দায়িত্ব পেশাগত, আইনি এবং তাঁর কর্তৃত্বের কেন্দ্রবিন্দু। মানুষ একজন নোটারির কাছে ঠিক এই কারণেই আসে যে তারা বিশ্বাস করে—তারা যা নিয়ে আসছে তা সর্বোচ্চ যত্নের সঙ্গে সামলানো হবে। এর ওপর যুক্ত হয় ডেটা সুরক্ষা আইন, যা একজন নোটারির হাতে থাকা অনেক কিছু—পরিচয়পত্র, আর্থিক তথ্য, পারিবারিক পরিস্থিতি—কে শক্তিশালী সুরক্ষার দাবিদার ডেটা হিসেবে গণ্য করে।

একটি সাধারণ ফ্রি অনলাইন পিডিএফ টুল ফাইলটি তার সার্ভারে আপলোড করে, প্রসেস করে এবং পরে এমন এক টাইমারে মুছে ফেলে যা আপনি যাচাই করতে পারেন না। একটি দলিল বা উইলের ক্ষেত্রে, এটি একটি অত্যন্ত সংবেদনশীল আইনি নথি অজানা এক তৃতীয় পক্ষের কাছে হস্তান্তর করা, যার শর্তাবলী অফিসের কেউ পড়েনি। “আমি এই নথির বিশ্বস্ত অভিভাবক” আর “দুটি পিডিএফ জোড়া দিতে আমি এটি একটি ফ্রি ওয়েবসাইটে আপলোড করেছি”—এই দুটো মেলানো কঠিন। এই সুবিধাটুকু সেই স্ববিরোধিতার যোগ্য নয়।

reader.me কীভাবে একজন নোটারির অফিসে খাপ খায়

reader.me সম্পূর্ণভাবে আপনার ব্রাউজারে চলে। কোনো আপলোড নেই, কারণ কোনো সার্ভার কাজটি করে না; ইঞ্জিনটি অফিসেরই কম্পিউটারে, ব্রাউজার ট্যাবের ভেতরে চলে।

তাই আপনি যখন একটি লেনদেনের নথিগুলো একত্র করেন, আপনার ব্রাউজার সেগুলো ওই কম্পিউটারের মেমরিতে পড়ে, ঠিক সেখানেই সেগুলো জোড়া দেয় এবং ফলাফলটি আপনাকে দেয়। মক্কেলের পিডিএফ কখনো যাত্রা করে না। নিরাপদ হাতের জোড়া হওয়ার ভিত্তিতে গড়ে ওঠা একটি পেশার জন্য এটি কোনো ছোটখাটো কারিগরি বিষয় নয়; এটিই সেই ভূমিকাকে সম্মান করা আর নীরবে তা ক্ষুণ্ণ করার মধ্যকার পার্থক্য।

আর এটি যাচাইযোগ্য, যা গুরুত্বপূর্ণ যখন আপনার কর্তৃত্ব বিশ্বাসের ওপর দাঁড়িয়ে। যেকোনো reader.me টুল খুলুন, ডেভেলপার টুলস (F12) খুলুন এবং একটি ফাইল প্রসেস করার সময় Network ট্যাবে নজর রাখুন। কিছুই আপলোড হয় না। ইন্টারনেট থেকে সংযোগ বিচ্ছিন্ন করুন, তবুও এটি কাজ করে, কারণ নথিটি কখনোই বেরিয়ে যাওয়ার ছিল না।

প্রতিদিনের কাজ, গোপন রেখে

• একটি লেনদেনের ফাইল তৈরি করুন। দলিল, পরিচয়পত্র ও সহায়ক নথিগুলো একটি পরিচ্ছন্ন পিডিএফে স্থানীয়ভাবে একত্র করুন।
• যা সংরক্ষণ করেন বা পাঠান, তা সুরক্ষিত করুন। শক্তিশালী AES এনক্রিপশন-এর সমর্থনে একটি নথি পাসওয়ার্ড দিয়ে লক করুন, আর কী আলাদাভাবে শেয়ার করুন। কোনো পক্ষকে একটি দলিল বা উইল ইমেইল করছেন? আগে লক করুন।
• প্রকাশ না করেই সংকুচিত করুন। একটি স্ক্যান করা দলিল ভারী হয়। ক্লায়েন্টের নথি কোনো কম্প্রেশন সার্ভিসে আপলোড না করেই একটি ইমেইলে আঁটানোর জন্য এটি সংকুচিত করুন।
• সংরক্ষিত একটি দলিল অনুসন্ধানযোগ্য করুন। OCR-এর পরে একটি পুরোনো স্ক্যান করা রেকর্ড অনুসন্ধানযোগ্য হয়ে ওঠে, ফলে আর্কাইভে আপনার প্রয়োজনীয় জিনিসটি খুঁজে পাবেন। স্ক্যানটি কম্পিউটারেই থাকে।
• একটি স্বাক্ষর যোগ করুন। দৈনন্দিন ইলেকট্রনিক স্বাক্ষরের জন্য স্বাক্ষর টুল দিয়ে একটি নথি সই করুন, কোনো তৃতীয় পক্ষের সার্ভিস ফাইলটি স্পর্শ না করেই। (কিছু নোটারিয়াল কাজে প্রয়োজনীয় কোয়ালিফায়েড ইলেকট্রনিক স্বাক্ষরের জন্য আপনি আপনার স্বীকৃত সার্টিফিকেট ও যথাযথ সরকারি টুল ব্যবহার করবেন; এর মাঝখানের সাধারণ স্বাক্ষর এটি সামলে দেয়।)

যে বিশ্বাস আপনি প্রমাণ করে দেখাতে পারেন

একজন নোটারির পুরো মূল্যই হলো এমন পক্ষ হওয়া যার ওপর সবাই একটি নথি সঠিকভাবে সামলানোর জন্য নির্ভর করতে পারে। কিন্তু এটি দাবি করা কঠিন যদি কর্মপ্রবাহের একটি অংশ নীরবে সংবেদনশীল দলিলগুলোকে বাইরের সার্ভারের মধ্য দিয়ে পাঠায়, যাদের মুছে ফেলার নীতি আপনি কেবল বিশ্বাসেই মেনে নেন। ব্রাউজারে কাজ করলে সেই ফাঁক বন্ধ হয়ে যায়: জবাবদিহি করার মতো কোনো তৃতীয় পক্ষই নেই, কারণ সেটি নেই। নথিটি মক্কেলের কাছ থেকে অফিসের কম্পিউটারে, তারপর যেখানে দরকার সেখানে যায়—মাঝখানে কোনো পিডিএফ সার্ভিস ছাড়াই।

এতটা সংবেদনশীল ও এতটা গুরুত্বপূর্ণ নথির জন্য, প্রতিটি ধাপে সেগুলো নিজের কম্পিউটারে রাখা কোনো বাড়তি সতর্কতা নয়; এটিই সেই ন্যূনতম মান যা এই ভূমিকা দাবি করে। পিডিএফ টুলস খুলুন, ব্রাউজারেই কাজ সারুন, আর মক্কেলের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ নথিগুলো ঠিক সেখানেই থাকবে যেখানে একজন নোটারিকে সেগুলো রাখার বিশ্বাস করা হয়।