আপনার হিসাবরক্ষক কি আপনার বেতন স্লিপ যেকোনো PDF সাইটে আপলোড করেন?

এই বছর কে কে আপনার বেতন স্লিপ স্পর্শ করেছে একবার ভাবুন। আপনি, আপনার নিয়োগকর্তা, এবং প্রায় নিশ্চিতভাবেই একজন হিসাবরক্ষক বা বেতন দপ্তর। এবার সেই মুহূর্তটি ভাবুন যখন সেই PDF গত মাসেরটির সঙ্গে একত্র করার দরকার পড়েছিল, কিংবা ব্যাংকের জন্য আলাদা পৃষ্ঠায় ভাগ করতে হয়েছিল। সেটা কোথায় ঘটেছিল?

অনেক পেশাদারের জন্য এর উত্তর হলো সার্চ ফলাফলের প্রথম পাতায় পাওয়া একটি বিনামূল্যের ওয়েবসাইট। তারা আপনার বেতন স্লিপ টেনে ছেড়ে দেয়, একটি বোতামে ক্লিক করে, ফলাফল ডাউনলোড করে, এবং এগিয়ে যায়। এটা কাজ করে। এর মানেও এই যে আপনার বেতন, আপনার ব্যাংকের বিবরণ এবং আপনার জাতীয় পরিচয় নম্বর এইমাত্র এমন একটি সার্ভারে চলে গেল যার নাম আপনি কখনো শোনেননি।

এটাই আলোচনা করার মতো অংশ।

যেসব নথি অন্যের হাত দিয়ে যায়

আপনি খুব কমই নিজের সংবেদনশীল PDF নিজে প্রক্রিয়া করেন। সেগুলো মধ্যস্থতাকারীদের মধ্য দিয়ে যায়।

বেতন দপ্তর ও হিসাবরক্ষকরা বেতন স্লিপ, চুক্তি, কর নথি এবং ব্যাংক সার্টিফিকেট দেখেন। HR বিভাগ পরিচয়পত্রের স্ক্যান, সামাজিক নিরাপত্তা নম্বর, অসুস্থতার ছুটির নোট এবং কখনো কখনো চিকিৎসা সার্টিফিকেট সামলায়। আইন সংস্থা বিবাহবিচ্ছেদের কাগজপত্র থেকে শুরু করে উত্তরাধিকার নথি পর্যন্ত সবকিছু নিয়ে কাজ করে। একটি ক্লিনিকের প্রশাসনিক ডেস্ক বিমাকারীর জন্য রেফারেল চিঠি ও পরীক্ষার ফলাফল একটি ফাইলে মার্জ করে।

এই প্রত্যেক মানুষকেই কোনো না কোনো সময় একটি PDF নিয়ে নিরস কিছু কাজ করতে হয়। চারটি ফাইল একটিতে একত্র করা। ৪০ পৃষ্ঠার স্ক্যান থেকে ৩ থেকে ৭ পৃষ্ঠা টেনে বের করা। একটি ফাইল ছোট করা যাতে তা ইমেলে আঁটে। এর কোনোটাই জাঁকজমকপূর্ণ কাজ নয়, আর ঠিক সেই কারণেই এটা সবচেয়ে দ্রুত যে টুল, সেটাতেই হয়ে যায়, সবচেয়ে নিরাপদ যেটা সেটাতে নয়।

“এক ঘণ্টা পরে মুছে ফেলা হয়” কোনো নিশ্চয়তা নয়

বেশিরভাগ অনলাইন PDF টুল আপনার ফাইল তাদের সার্ভারে আপলোড করে, সেখানে অপারেশন চালায় এবং আপনাকে ফলাফল ফেরত পাঠায়। “আপনার ফাইল ১ ঘণ্টা পরে মুছে ফেলা হয়” বলা ছোট ব্যানারটি সম্পূর্ণ আন্তরিকও হতে পারে। সমস্যা হলো আপনি তা যাচাই করতে পারবেন না, আর যে হিসাবরক্ষক এটি ব্যবহার করছেন তিনিও পারবেন না।

একবার একটি বেতন স্লিপ অন্য কারো সার্ভারে বসে গেলে, এমনকি সংক্ষিপ্ত সময়ের জন্যও, কয়েকটি বিষয় সবার নিয়ন্ত্রণের বাইরে চলে যায়। লগ ও ব্যাকআপ প্রতিশ্রুত সময়সীমার পরেও কপি রেখে দিতে পারে। সার্ভারটিই হ্যাক হতে পারে। টুলটি এমন পরিকাঠামোয় চলতে পারে যা তার নিজের নয়, আপনার ফাইলকে এমন স্টোরেজ বাকেট ও প্রসেসিং কিউয়ের মধ্য দিয়ে পাঠিয়ে দিতে পারে যার কথা কেউ উল্লেখ করেনি। যে নথি কখনো ল্যাপটপ ছেড়ে যায় না, তা অন্য কোথাও ঘটা কোনো লঙ্ঘনে ফাঁস হতে পারে না।

একটি ছুটির ছবির জন্য কেউ পরোয়া করে না। কিন্তু যে ফাইলে আপনার বেতন ও পরিচয় নম্বর আছে, সেটার হিসাব আলাদা।

GDPR আসলে তাদের কাছে কী চায়

এখানে এমন একটি অংশ যা পেশাদাররা মাঝে মাঝে এড়িয়ে যান। যখন একজন হিসাবরক্ষক বা HR দপ্তর আপনার তথ্য সামলায়, GDPR সেটাকে তাদের নিজস্ব ব্যক্তিগত জিনিস হিসেবে গণ্য করে না যা দিয়ে তারা যা খুশি করতে পারে। তারা অন্যের পক্ষে ব্যক্তিগত তথ্য প্রক্রিয়া করছে, আর তার সঙ্গে দায়িত্ব যুক্ত।

সেই তথ্য সুরক্ষিত রাখতে তাদের কাছে উপযুক্ত প্রযুক্তিগত ব্যবস্থা প্রয়োগ করার প্রত্যাশা থাকে (অনুচ্ছেদ ৩২)। তারা কার সঙ্গে এটি শেয়ার করছে তা জানার কথা, এবং একটি যেকোনো PDF ওয়েবসাইট যা একটি আপলোড করা ফাইল গ্রহণ করে সেটা সেই শৃঙ্খলে একটি তৃতীয় পক্ষ। যদি তারা আপনার তথ্য কোনো প্রসেসরের কাছে দেয়, তবে সেটি নিয়ন্ত্রণকারী একটি চুক্তি থাকার কথা। আর যদি সেই ওয়েবসাইটে কোনো লঙ্ঘন ঘটে, তবে যাদের বেতন স্লিপ উন্মুক্ত হয়েছে তারাই এর মূল্য দেয়, মানসিক চাপে এবং আরও খারাপভাবে।

ত্রিশ সেকেন্ড বাঁচাতে একজন ক্লায়েন্টের কর রিটার্ন একটি অজানা বিনামূল্যের টুলে আপলোড করা এসব কোনোটার সঙ্গেই মেলানো কঠিন। যারা এটি করেন তাদের বেশিরভাগই কেবল কখনো ভাবেননি যে ফাইলটি কোথায় যায়। টুলটি একটি ক্যালকুলেটরের মতো মনে হয়েছিল, কোনো ডেটা স্থানান্তরের মতো নয়।

সমাধান: ফাইলটি ডিভাইসেই রাখুন

এক ধরনের PDF টুল আছে যা ভিন্নভাবে কাজ করে। আপনার ফাইল সার্ভারে পাঠানোর পরিবর্তে এটি পুরো অপারেশনটি ব্রাউজারের ভেতরেই চালায়। কোডটি একবার ডিভাইসে ডাউনলোড হয়, আপনার PDF ব্রাউজারের নিজস্ব মেমরিতে খোলা ও পরিবর্তিত হয়, এবং সমাপ্ত ফাইলটি সরাসরি সেই একই মেশিনে ফিরিয়ে সংরক্ষণ করা হয়। নথিটি কোথাও যায় না।

reader.me এভাবেই কাজ করে, আর এটাই কারণ যে এটি সংবেদনশীল নথির জন্য উপযুক্ত। যখন একটি বেতন দপ্তর আমাদের merge PDF টুল ব্যবহার করে একগুচ্ছ বেতন স্লিপ একত্র করে, তখন সেই ফাইলগুলো তাদের কম্পিউটারে, তাদের ব্রাউজারে প্রক্রিয়া হয়। আমাদের কাছে কিছুই আপলোড হয় না, কারণ আপলোড করার মতো কোনো সার্ভার ধাপই নেই। ট্যাবটি বন্ধ করুন এবং কাজের মেমরি মুছে যায়।

এটা শুধু বিশ্বাসের ওপরও ছেড়ে দিতে হবে না। ব্রাউজারের DevTools খুলুন, Network ট্যাবে যান, একটি মার্জ চালান, এবং দেখুন: কোনো রিকোয়েস্টই আপনার ফাইল বাইরে বহন করে না। যদি ফাইলটি কোনো রিকোয়েস্ট বডিতে না থাকে, তবে সেটি কোথাও পাঠানো হয়নি।

আসলে কী করবেন

আপনি যদি পেশাদার হন, একটি অভ্যাস বদলান। একজন ক্লায়েন্টের বেতন স্লিপ বা চুক্তি কোনো ওয়েব টুলে দেওয়ার আগে জিজ্ঞেস করুন এটি ব্রাউজারে নাকি সার্ভারে প্রক্রিয়া করে। যদি বুঝতে না পারেন, একবার DevTools পরীক্ষাটি চালিয়ে জেনে নিন। একটি ক্লায়েন্ট-সাইড টুল বেছে নিন এবং সেটিকেই আপনার ডিফল্ট বানান। এটা এমনিতেও দ্রুততর, কারণ আপলোড ও ডাউনলোডের যাওয়া-আসার ব্যাপার নেই, এবং অফিসের Wi-Fi বন্ধ হয়ে গেলেও এটি কাজ করতে থাকে।

আপনি যদি ক্লায়েন্ট হন, প্রশ্ন করার অধিকার আপনার আছে। পরের বার আপনার গেস্টোরিয়া বা HR যখন আপনার নথি সামলায়, তাদের জিজ্ঞেস করুন তারা কীভাবে আপনার PDF প্রক্রিয়া করে এবং ফাইলগুলো তাদের কম্পিউটার ছেড়ে যায় কিনা। একটি ভালো উত্তর হলো “সবকিছু আমাদের মেশিনেই থাকে।” একটি কাঁধ ঝাঁকানো এমন একটি লক্ষণ যা নিয়ে আরও খোঁজ নেওয়ার মতো। ওই পৃষ্ঠাগুলোতে আপনারই বেতন ও পরিচয়, আর সেগুলো কোথায় যায় তা জিজ্ঞেস করা সম্পূর্ণ যৌক্তিক একটি ব্যাপার।

কাজটি নিজে সাধারণ। কয়েকটি ফাইল মার্জ করতে কয়েক সেকেন্ড লাগে। একমাত্র প্রশ্ন হলো সেই সেকেন্ডগুলো আপনার ডিভাইসে ঘটে নাকি কোনো অপরিচিতের সার্ভারে, আর একটি বেতন স্লিপের জন্য এটি এমন একটি প্রশ্ন যার উত্তর সঠিকভাবে পাওয়া দরকার।