Cách gộp các hóa đơn đã scan thành một file PDF cho báo cáo chi phí

Đến cuối tháng, điện thoại bạn đầy ảnh chụp hóa đơn: một chuyến taxi, hóa đơn khách sạn, hai bữa trưa, một hộp mực máy in mà ai đó bắt bạn mua vào phút chót. Hệ thống báo cáo chi phí của công ty chỉ chấp nhận một file cho mỗi báo cáo, chứ không phải mười bốn tấm ảnh JPG chụp lệch từ IMG_4821 đến IMG_4834. Thế là bạn đành loay hoay với ứng dụng điện thoại cắt ảnh lởm khởm, hoặc mở laptop lên làm cho tử tế.

Làm cho tử tế thực ra nhanh hơn bạn tưởng, và nó còn giải quyết một vấn đề mà ít ai để ý cho tới khi gặp rắc rối: những tấm ảnh đó thường chứa số thẻ, địa chỉ khách sạn, đôi khi cả họ tên đầy đủ và chữ ký. Đó không phải loại dữ liệu bạn muốn đưa qua một công cụ chuyển đổi trực tuyến bất kỳ.

Vì sao một file PDF tốt hơn một thư mục ảnh

Bộ phận tài chính xử lý báo cáo chi phí chứ không điều tra chúng. Một file PDF duy nhất, chứa tất cả hóa đơn theo đúng thứ tự, xoay đúng chiều, là thứ người duyệt có thể mở ra và kiểm tra trong ba mươi giây. Một thư mục ảnh rời rạc, cái thì nghiêng, cái thì mờ, có khi trùng lặp vì bạn lỡ chụp một hóa đơn hai lần, chỉ khiến người khác thắc mắc và làm chậm việc hoàn tiền cho bạn.

Còn có khía cạnh kiểm toán nữa. Nhiều công ty bắt buộc phải lưu chứng từ chi phí trong nhiều năm. Một thư mục ảnh mà ai có quyền truy cập cũng có thể sắp xếp lại, xóa hoặc đổi tên không phải là bằng chứng tốt. Một file PDF gộp lại, đánh số trang đầy đủ, gần với thứ mà kiểm toán viên thực sự muốn thấy hơn nhiều.

Quy trình thực hiện

Bạn không cần chuyển từng hóa đơn thành PDF riêng rồi mới gộp lại. Chỉ cần hai bước ngắn gọn.

1. Biến ảnh hóa đơn thành PDF. Mở Images to PDF và thả ảnh hóa đơn vào. Thứ tự ở đây rất quan trọng, hầu hết công cụ cho phép kéo thả các hình thu nhỏ, nên hãy sắp xếp theo trình tự mà báo cáo chi phí của bạn yêu cầu: theo thời gian thường là an toàn nhất. Nếu vài tấm bị chụp nghiêng, hãy xoay lại trước khi gộp, sửa một trang bây giờ dễ hơn nhiều so với việc phát hiện ra sau khi nó đã nằm lẫn trong một file mười hai trang.

2. Giảm dung lượng file trước khi nộp. Camera điện thoại tạo ra ảnh dung lượng lớn, và cả chục tấm gộp vào một PDF có thể dễ dàng lên tới 20-30 MB. Hầu hết cổng nộp báo cáo chi phí giới hạn dung lượng thấp hơn nhiều, và file đính kèm email cũng dễ bị nghẽn vì kích thước đó. Chạy kết quả qua Compress PDF và bạn thường sẽ có được một file nhỏ hơn hẳn, vẫn rõ nét để người duyệt đọc được. Hóa đơn không cần chất lượng in ấn, chỉ cần đọc được là đủ, nên mức nén mạnh thường ổn ở đây.

Vậy là xong toàn bộ quy trình: ảnh đưa vào, một file PDF ra, đủ nhỏ để đính kèm bất cứ đâu.

Vài mẹo giúp kết quả gọn gàng hơn

Cắt bỏ mặt bàn, chiếc ví, hay mép bàn tay bạn trước khi gộp, nếu ứng dụng camera cho phép. Đây là chi tiết nhỏ nhưng khiến file PDF cuối cùng trông có chủ đích chứ không phải một mớ ảnh chụp vội. Nếu hệ thống chi phí yêu cầu nhóm hóa đơn theo hạng mục (đi lại, ăn uống, vật tư), tốt hơn là tạo một PDF nhỏ riêng cho từng hạng mục thay vì một file khổng lồ với năm mươi trang xếp lộn xộn, người duyệt sẽ cảm ơn bạn vì điều đó.

Nếu bạn phụ trách tổng hợp báo cáo chi phí cho người khác, chẳng hạn bạn là quản lý văn phòng thu thập hóa đơn từ cả một đội, đừng vội chuyển tiếp ảnh của mọi người vào một ổ đĩa chia sẻ. Hãy gộp hóa đơn của từng người thành một PDF riêng ngay khi nhận được. Vừa gọn gàng, vừa giúp bạn không giữ thông tin thanh toán của người khác lâu hơn mức cần thiết.

Vì sao làm việc này ngay trên trình duyệt lại quan trọng

Ảnh hóa đơn là dữ liệu tài chính cá nhân: chi tiết thẻ, địa điểm mua hàng, đôi khi cả địa chỉ nhà trên phiếu giao hàng. Rất nhiều công cụ “gộp ảnh thành PDF” miễn phí trên mạng hoạt động bằng cách tải file của bạn lên một máy chủ nào đó, xử lý, rồi gửi lại một đường liên kết. Bạn không hề biết những tấm ảnh đó nằm ở đó bao lâu hay còn ai khác xem được.

reader.me chạy hoàn toàn trong trình duyệt của bạn. Khi bạn gộp hoặc nén hóa đơn, ảnh không rời khỏi thiết bị, không có bước tải lên, không có bản sao trên máy chủ, không phải chờ hàng đợi của ai khác. Bạn có thể tự kiểm chứng điều này: mở công cụ dành cho nhà phát triển của trình duyệt, theo dõi tab Network trong lúc xử lý file, và bạn sẽ thấy không có gì được gửi đi. Nếu bạn không muốn tin lời chúng tôi suông, hãy ngắt kết nối internet và thử, các công cụ vẫn hoạt động bình thường ngay cả khi offline.

Lần tới khi đến hạn nộp báo cáo chi phí, đừng gửi một thư mục ảnh rời rạc nữa. Gộp hóa đơn, nén file, nộp báo cáo, xong.