Chữ ký điện tử và chữ ký số: bạn cần loại nào?

“Cứ ký điện tử rồi gửi lại nhé.” Nghe đơn giản, cho đến khi bạn nhận ra “chữ ký điện tử” và “chữ ký số” được dùng như thể chúng cùng nghĩa, mà thực ra không phải. Một bên là một ý niệm rộng về ý định. Bên kia là một mảnh mật mã học cụ thể. Biết bạn cần loại nào giúp bạn tránh được cả việc làm phức tạp hóa một biểu mẫu đơn giản lẫn việc bảo vệ chưa đủ một thứ quan trọng.

Chữ ký điện tử: thuật ngữ rộng

Chữ ký điện tử là bất kỳ dấu hiệu điện tử nào được tạo ra với ý định ký. Định nghĩa đó cố tình rộng. Gõ tên bạn ở cuối một email có thể được tính. Vẽ chữ ký của bạn bằng chuột hay ngón tay trên một tệp PDF cũng được tính. Nhấp vào ô “Tôi đồng ý” có thể được tính.

Thứ làm cho nó trở thành chữ ký không phải là công nghệ, mà là ý định và bối cảnh: bạn có ý định ký, và có một bằng chứng hợp lý rằng bạn đã làm vậy. Đối với đại đa số các thỏa thuận hằng ngày, đây chính xác là thứ đang được yêu cầu. Một phiếu đồng thuận, một phê duyệt nội bộ, một biên nhận giao hàng, một hợp đồng làm việc tự do giữa hai người tin tưởng nhau. Bạn không cần gì nặng nề hơn một chữ ký điện tử rõ ràng, có chủ đích.

Chữ ký số: loại dùng mật mã học

Chữ ký số là một thứ cụ thể, hẹp hơn. Nó dùng mật mã học, một chứng thư số và một cặp khóa, để làm hai việc mà một chữ ký điện tử thông thường không làm:

• Chứng minh ai đã ký. Chữ ký được gắn với một chứng thư xác định danh tính người ký, lý tưởng nhất là do một cơ quan đáng tin cậy cấp.
• Chứng minh tệp không bị thay đổi kể từ đó. Nếu chỉ một byte của tài liệu bị thay đổi sau khi ký, chữ ký sẽ vỡ và bất kỳ người đọc nào cũng có thể nhận ra. Đó là bằng chứng chống giả mạo được xây dựng ngay trong toán học.

Vậy nên mọi chữ ký số đều là chữ ký điện tử, nhưng không phải mọi chữ ký điện tử đều là chữ ký số. Loại chữ ký số bổ sung thêm danh tính và tính toàn vẹn có thể kiểm chứng. Bạn sẽ cần nó ở những nơi mà mức độ rủi ro và khoảng cách niềm tin cao hơn: một hợp đồng với một bên bạn không quen biết, một hồ sơ pháp lý, bất cứ thứ gì mà sau này ai đó có thể tranh chấp về việc ai đã ký hoặc tài liệu có bị thay đổi hay không.

Một lưu ý về giá trị pháp lý

Các quốc gia khác nhau có luật về chữ ký (ví dụ eIDAS của EU) định ra các cấp độ, từ chữ ký điện tử cơ bản cho đến chữ ký “đủ điều kiện” được hậu thuẫn bởi một nhà cung cấp được chứng nhận và một quy trình kiểm tra danh tính chính thức. Các cấp cao nhất nói chung yêu cầu một chứng thư đủ điều kiện từ một cơ quan được công nhận, vốn là cả một quy trình riêng. Điều rút ra thực tế: hãy đối khớp chữ ký với tình huống. Hầu hết mọi việc chỉ cần một chữ ký điện tử thông thường. Một vài tài liệu rủi ro cao cần loại dùng mật mã, có chứng thư hậu thuẫn, và đôi khi là loại đủ điều kiện chính thức. Đừng cho rằng lựa chọn nặng nề nhất luôn là bắt buộc, và cũng đừng cho rằng lựa chọn nhẹ nhất luôn là đủ.

Thêm chữ ký vào tệp PDF ngay trong trình duyệt của bạn

Đối với trường hợp hằng ngày, một chữ ký điện tử có chủ đích ngay trên tài liệu, reader.me có một công cụ ký chạy ngay trên thiết bị của bạn:

1. Mở công cụ ký và thả tệp PDF của bạn vào.
2. Tạo chữ ký của bạn. Vẽ nó, hoặc đặt một hình ảnh chữ ký.
3. Đặt nó vào đúng vị trí trên trang.
4. Tải xuống tệp PDF đã ký. Nó được lưu thẳng vào máy của bạn.

Toàn bộ quá trình diễn ra trong trình duyệt của bạn. Tài liệu không được tải lên để ký, điều này quan trọng, vì những thứ bạn ký, hợp đồng, thỏa thuận, biểu mẫu, chính là những tài liệu mà bạn ít muốn nằm trên máy chủ của người khác nhất.

Vì sao ký cục bộ là mặc định đúng đắn

Đây là điều trớ trêu của nhiều dịch vụ ký trực tuyến: để thêm một chữ ký nhằm bảo vệ một thỏa thuận, trước tiên bạn phải tải toàn bộ thỏa thuận lên máy chủ của họ. Khoảnh khắc nhạy cảm nhất trong vòng đời một tài liệu, thời điểm nó trở nên ràng buộc, lại được trao cho một bên thứ ba.

reader.me ký ngay trong trình duyệt. Tệp PDF được đọc vào bộ nhớ trên máy của bạn, chữ ký của bạn được thêm vào ngay tại chỗ, và tệp đã ký được lưu lại cho bạn. Không có gì được tải lên. Bạn có thể kiểm tra: mở công cụ dành cho nhà phát triển (F12), theo dõi tab Network trong khi bạn ký, và bạn sẽ không thấy lưu lượng nào. Hoặc ký một tài liệu khi ngoại tuyến, với kết nối đã tắt, và xem nó vẫn hoạt động.

Vậy câu trả lời ngắn gọn cho “bạn cần loại nào?”: với hầu hết mọi việc, một chữ ký điện tử rõ ràng, được thêm vào cục bộ, là chính xác. Với những trường hợp rủi ro cao, quan trọng về danh tính, hãy tìm hiểu một chữ ký số dựa trên chứng thư. Dù theo cách nào, không có lý do chính đáng nào để tài liệu phải rời khỏi máy của bạn chỉ để được ký. Thêm chữ ký của bạn trong trình duyệt và giữ nó ở đúng nơi nó thuộc về.