Bảo hiểm: xử lý hợp đồng và yêu cầu bồi thường mà không tải dữ liệu khách hàng lên

Bảo hiểm là một ngành đầy giấy tờ, và giấy tờ thì mang tính cá nhân. Một hồ sơ yêu cầu bồi thường duy nhất có thể chứa họ tên và địa chỉ đầy đủ của khách hàng, thông tin ngân hàng của họ, một báo cáo y tế, ảnh chụp một vụ tai nạn, một bản quét giấy tờ tùy thân, một báo cáo của cảnh sát. Một đơn xin bảo hiểm gom toàn bộ bức tranh tài chính và sức khỏe của một người vào một gói. Môi giới, giám định viên, và nhân viên đại lý di chuyển những tài liệu như thế này suốt cả ngày.

Và suốt cả ngày luôn có những việc nhỏ với PDF cần làm. Gộp các tài liệu của một yêu cầu bồi thường thành một file cho bên thẩm định. Nén một thư mục ảnh để vừa với một email. Làm cho một báo cáo y tế đã quét trở nên tìm kiếm được. Cách nhanh để làm mỗi việc đó là một công cụ trực tuyến, và đó chính xác là nơi dữ liệu cá nhân lặng lẽ tuột khỏi tầm tay của đại lý.

Điều gì bị đe dọa khi một hồ sơ bồi thường đi đến một máy chủ

Một hồ sơ bồi thường không phải là tài liệu thông thường. Trong nhiều trường hợp nó là dữ liệu cá nhân thuộc nhóm đặc biệt, đặc biệt là thông tin y tế, và nó thuộc về một người đã tin tưởng giao nó cho đại lý. Các quy định bảo vệ dữ liệu xử lý nó tương xứng: bạn chịu trách nhiệm về nơi nó đi đến và ai xử lý nó.

Một công cụ PDF trực tuyến miễn phí điển hình hoạt động bằng cách tải file lên máy chủ của nó, xử lý ở đó, rồi xóa sau theo một lịch trình bạn không thể kiểm chứng. Với một yêu cầu bồi thường chứa cả lịch sử bệnh án và giấy tờ tùy thân của khách hàng bên trong, đó là một sự chuyển giao cho bên thứ ba không xác định, loại việc biến thành một sự cố phải khai báo nếu có gì sai sót, và một cuộc trò chuyện khó khăn với một khách hàng có dữ liệu đã rơi vào nơi không đáng lẽ phải đến. “Chỉ để nén mấy tấm ảnh thôi mà” không phải là lời biện hộ mà ai muốn phải đưa ra.

reader.me thay đổi bài toán như thế nào

reader.me chạy hoàn toàn trong trình duyệt của bạn. Không có chuyện tải lên vì không có máy chủ nào làm việc đó; bộ máy chạy trên chính máy tính của bạn, bên trong tab trình duyệt.

Vì vậy khi bạn gộp các tài liệu của một yêu cầu bồi thường, trình duyệt của bạn đọc các file vào bộ nhớ trên máy của bạn, kết hợp chúng ngay tại đó, và trả lại cho bạn kết quả. Dữ liệu của khách hàng không bao giờ di chuyển. Với một đại lý, đó là sự khác biệt giữa một tác vụ thường nhật và một cuộc chuyển giao dữ liệu mà bạn sẽ phải giải trình. File ở lại bên trong văn phòng của bạn suốt thời gian đó.

Bạn có thể tự chứng minh điều đó cho bản thân, và cho một cán bộ tuân thủ. Mở bất kỳ công cụ reader.me nào, mở công cụ dành cho nhà phát triển (F12), và theo dõi tab Network trong khi bạn xử lý một hồ sơ bồi thường. Không có gì được tải lên. Ngắt kết nối internet hoàn toàn và nó vẫn hoạt động, bởi vì dữ liệu vốn chưa bao giờ định rời đi.

Những việc bảo hiểm thường ngày, giữ lại nội bộ

• Lắp ráp một hồ sơ bồi thường. Gộp báo cáo, ảnh, hóa đơn và biểu mẫu thành một PDF gọn gàng cho bên thẩm định, ngay tại máy.
• Nén để gửi đi. Ảnh tai nạn và bản quét tạo ra những file nặng. Nén chúng để vừa với một email hay giới hạn của cổng thông tin mà không phải tải tài liệu của khách hàng lên trước.
• Làm cho báo cáo đã quét tìm kiếm được. Một báo cáo y tế gửi qua fax hay quét chỉ là một hình ảnh cho đến khi bạn chạy OCR, để bạn có thể tìm kiếm và tham chiếu nó. Bản quét ở lại trên máy của bạn.
• Lấy chữ ký cho một hợp đồng. Thêm chữ ký vào một tài liệu hợp đồng hay một biểu mẫu bồi thường bằng công cụ chữ ký, không cần in, không cần một dịch vụ ký bên thứ ba giữ lại file.
• Bảo vệ những gì bạn gửi đi. Gửi email một hợp đồng có dữ liệu cá nhân cho khách hàng? Khóa nó bằng mật khẩu trước, rồi chia sẻ chìa khóa qua một kênh khác.

Đây là diện mạo thực tế của “tối thiểu hóa dữ liệu”

Những lời bàn về bảo vệ dữ liệu có thể nghe trừu tượng cho đến khi đó là một ngày thứ Ba và bạn có bốn mươi yêu cầu bồi thường phải xử lý. Nguyên tắc thực tế nằm bên dưới rất đơn giản: dữ liệu khách hàng nên qua tay càng ít người càng tốt. Mỗi máy chủ mà một file đi qua là thêm một bên có thể bị xâm phạm, bị tòa triệu tập, hoặc đơn giản là bất cẩn.

Xử lý trong trình duyệt là phiên bản sạch sẽ nhất của nguyên tắc đó. Số bên ngoài cuộc xử lý file không được giảm xuống còn một vài bên đáng tin; nó bằng không. Tài liệu đi từ khách hàng, đến máy của bạn, rồi đến nơi nó cần đến, mà không qua một dịch vụ PDF nào ở giữa.

Cho các đại lý và những người họ phải giải trình

Nếu bạn điều hành một đại lý, điều này cũng dễ bảo vệ hơn. Bạn có thể nói với khách hàng, một cách trung thực, rằng yêu cầu bồi thường của họ được xử lý mà không bị tải lên các dịch vụ bên ngoài. Bạn có thể cho một kiểm toán viên thấy rằng công cụ bạn dùng không truyền file đi. Bạn không phải dựa vào lời hứa xóa file của một bên thứ ba; chẳng có gì để xóa cả vì chẳng có gì được gửi đi.

Bảo hiểm sẽ luôn là một dòng lũ PDF đầy những chi tiết nhạy cảm nhất của người khác. Công việc không thay đổi. Nơi các file đi đến thì có thể. Mở các công cụ PDF, làm việc trong trình duyệt của bạn, và giữ dữ liệu của khách hàng ở đúng nơi họ đã tin tưởng giao cho bạn giữ.