Держсектор: обробляйте справи громадян, не завантажуючи їхні дані

Державна адміністрація зберігає одні з найчутливіших даних, які взагалі існують, і вона не може цього уникнути. У заяві на отримання допомоги розписано всю фінансову ситуацію людини. В особовій справі може зберігатися скан паспорта, медична довідка, довідка про несудимість, дані дитини. Громадяни не дають згоди добровільно — вони змушені передавати ці дані, щоб отримати послугу, на яку мають право. Це піднімає планку щодо того, як саме слід поводитися з їхніми документами.

А потім службовцеві треба виконати цілком звичайне завдання. Об’єднати документи однієї справи в один PDF. Стиснути відскановану теку, щоб вона вмістилася в поштову систему. Зробити старий скан доступним для пошуку. Найшвидший спосіб зробити кожне з цих завдань — безкоштовний онлайн-інструмент, і саме цей швидкий спосіб призводить до того, що дані громадянина опиняються на сервері, який адміністрація ніколи не перевіряла.

Тут діє інший стандарт

Коли приватна компанія недбало поводиться з даними — це порушення. Коли державний орган недбало поводиться з даними громадян — це теж порушення, ще й зради довіри, якої люди не могли уникнути. Дані зібрали на підставі закону, часто без реальної альтернативи для людини, і це накладає обов’язок захищати їх вищий, а не нижчий, ніж у приватного сектору.

Типовий онлайн-інструмент для PDF завантажує файл на свій сервер, обробляє його там і видаляє пізніше за графіком, який ніхто не може перевірити. Для особової справи громадянина це передача персональних даних невідомій третій стороні, нерідко в іншій юрисдикції, на умовах, яких ніхто в установі не читав. Це саме той вид неконтрольованої обробки, для запобігання якому й існують правила захисту даних у держсекторі. «Це ж було лише щоб об’єднати PDF» — не те, що хочеться побачити у звіті про інцидент.

Як reader.me вписується в держсектор

reader.me працює повністю в браузері. Завантаження немає, бо немає сервера, який виконував би роботу; рушій працює на власному комп’ютері установи, всередині вкладки браузера.

Тож коли службовець об’єднує особову справу, браузер зчитує документи в пам’ять на цьому комп’ютері, поєднує їх просто там і видає результат. PDF громадянина нікуди не подорожує. Для державного органу це різниця між рутинною роботою і передачею даних, яку треба декларувати. Файл увесь час залишається в стінах установи.

І це можна перевірити, що має значення, коли запитає уповноважений із захисту даних чи аудитор. Відкрийте будь-який інструмент reader.me, відкрийте інструменти розробника (F12) і стежте за вкладкою Network під час обробки файлу. Нічого не завантажується. Від’єднайте комп’ютер від інтернету — і все одно працює, бо дані ніколи й не збиралися нікуди йти.

Щоденні завдання установи — без виходу назовні

• Зберіть особову справу. Об’єднайте заяву, супровідні документи та листування в один PDF, локально.
• Стисніть для внутрішніх систем. Скани важкі, а ліміти пошти чи систем документообігу — реальні. Стисніть PDF, не надсилаючи спершу документи громадянина нікуди.
• Зробіть архівний запис придатним для пошуку. Старі скани стають доступними для пошуку після OCR, тож працівники справді можуть знайти потрібне. Скан залишається на комп’ютері.
• Додайте офіційний підпис. Підпишіть рішення чи форму інструментом підпису, без сторонньої служби підписання, яка тримала б документ.
• Захистіть те, що надсилаєте. Надсилаєте громадянину його ж справу чи передаєте її між відділами? Закрийте її паролем і передайте ключ окремо.

Підзвітність вбудована, а не обіцяна

Державні органи мають бути спроможні звітувати про те, що відбувається з даними, які вони зберігають. Це важко робити чесно, коли частина робочого процесу проходить через зовнішні сервери, чиїм політикам видалення ви довіряєте на слово. Обробка в браузері закриває цю прогалину: немає третьої сторони, за яку треба звітувати, бо її просто немає. Файл іде від громадянина до комп’ютера установи й туди, де він має бути, не проходячи через жодну PDF-службу посередині.

Службовець також не повинен обирати між тим, щоб виконати роботу, і тим, щоб захистити людину, чия це справа. Інструмент, який працює локально, знімає цей вибір. Громадянин передав свої дані, бо мусив. Тримати їх у стінах установи на кожному кроці — найменше, що адміністрація йому винна. Відкрийте інструменти для PDF, зробіть роботу в браузері, і дані залишаться там, де цього вимагає суспільна довіра.