Як об'єднати відскановані чеки в один PDF для авансового звіту

Кінець місяця, і телефон забитий фотографіями чеків: таксі, рахунок з готелю, два обіди, картридж для принтера, який хтось змусив вас купити в останню хвилину. Система авансових звітів вимагає один файл на звіт, а не чотирнадцять кривих JPG з іменами від IMG_4821 до IMG_4834. Тож доводиться або мучитися з телефонним додатком, який погано обрізає кадри, або відкривати ноутбук і робити все як слід.

Зробити все як слід швидше, ніж здається, і це заразом розв’язує проблему, про яку ніхто не думає, поки вона не вилізе боком: на цих фото зазвичай є номер картки, адреса готелю, а іноді й повне ім’я з підписом. Це не той тип даних, який варто прогонити через випадковий онлайн-конвертер.

Чому один PDF кращий за папку фото

Фінансовий відділ обробляє авансові звіти, а не розслідує їх. Один PDF з усіма чеками по порядку, розвернутими правильно, — це те, що перевіряючий відкриє один раз і перевірить за тридцять секунд. Папка розрізнених фото, де щось перекошене, щось розмите, а щось продубльоване, бо ви випадково сфотографували один чек двічі, лише викликає зайві запитання й затримує відшкодування.

Є ще й аудиторський аспект. Багато компаній зобов’язані зберігати підтвердження витрат роками. Папка зображень, яку будь-хто з доступом може переставити, видалити чи перейменувати, — не найкращий доказ. Один об’єднаний PDF з нумерацією сторінок набагато ближчий до того, що насправді хоче побачити аудитор.

Порядок дій

Не потрібно конвертувати кожен чек окремо, а потім об’єднувати результати. Досить двох коротких кроків.

1. Перетворіть фото на PDF. Відкрийте Images to PDF і перетягніть туди фото чеків. Порядок тут важливий: більшість інструментів дозволяють перетягувати мініатюри, тож розставте їх у тій послідовності, якої вимагає ваш звіт — зазвичай найбезпечніше хронологічно. Якщо кілька кадрів вийшли перекошеними, поверніть їх перед об’єднанням: набагато легше виправити одну сторінку зараз, ніж помітити проблему пізніше, коли вона вже похована всередині файлу на дванадцять сторінок.

2. Стисніть файл перед відправкою. Камери телефонів створюють великі зображення, і десяток таких, зібраних в один PDF, легко можуть потягнути на 20-30 МБ. Більшість порталів для авансових звітів обмежують розмір значно нижче, та й email-вкладення часто захлинаються таким об’ємом. Пропустіть результат через Compress PDF, і зазвичай ви отримаєте файл у рази менший, при цьому цілком читабельний для перевіряючого. Чекам не потрібна якість друку, потрібно лише щоб їх можна було прочитати, тож агресивне стиснення тут зазвичай цілком доречне.

Ось і весь процес: фото на вході, один PDF на виході, достатньо малий, щоб додати куди завгодно.

Кілька деталей, які роблять результат акуратнішим

Обріжте стіл, гаманець чи край своєї руки перед об’єднанням, якщо додаток камери це дозволяє. Дрібниця, але вона робить фінальний PDF свідомо оформленим, а не купою випадкових знімків. Якщо ваша система звітності вимагає групувати чеки за категоріями (відрядження, харчування, витратні матеріали), краще зробити окремий невеликий PDF для кожної категорії, ніж один величезний файл на п’ятдесят сторінок у випадковому порядку — перевіряючий буде вам вдячний.

Якщо ви збираєте авансові звіти для інших людей, наприклад, як офіс-менеджер, що приймає чеки від цілої команди, не поспішайте одразу пересилати чужі фото у спільну папку. Об’єднуйте чеки кожної людини в окремий PDF одразу, як отримуєте їх. Це охайніше, і ви не тримаєте чужі платіжні дані довше, ніж потрібно.

Чому важливо робити це саме в браузері

Фото чеків — це персональні фінансові дані: реквізити картки, місця покупок, іноді навіть домашня адреса на квитанції про доставку. Багато безплатних онлайн-інструментів для “об’єднання зображень у PDF” працюють, завантажуючи ваші файли на якийсь сервер, обробляючи їх і надсилаючи посилання назад. Ви поняття не маєте, як довго ці зображення там лежать і хто ще може їх побачити.

reader.me працює повністю у вашому браузері. Коли ви об’єднуєте чи стискаєте чеки, зображення не залишають ваш пристрій: жодного завантаження, жодної копії на сервері, жодного очікування чужої черги. Це можна перевірити самостійно: відкрийте інструменти розробника у браузері, стежте за вкладкою Network під час обробки файлу — і побачите, що нічого не надсилається. А якщо не хочете вірити нам на слово, відключіться від інтернету й спробуйте — інструменти працюють навіть офлайн.

Наступного разу, коли настане термін здачі авансового звіту, забудьте про папку розрізнених фото. Об’єднайте чеки, стисніть файл, надішліть — готово.