ภาครัฐ: จัดการแฟ้มเอกสารของประชาชนโดยไม่ต้องอัปโหลดข้อมูลของพวกเขา

หน่วยงานราชการเก็บรักษาข้อมูลที่ละเอียดอ่อนที่สุดเท่าที่จะมีได้ และไม่มีสิทธิ์เลือกด้วยซ้ำ คำร้องขอสิทธิประโยชน์เผยสถานะการเงินทั้งหมดของใครบางคน แฟ้มคดีหนึ่งอาจมีสำเนาบัตรประชาชน ใบรับรองแพทย์ ผลตรวจประวัติอาชญากรรม รายละเอียดของเด็กคนหนึ่ง ประชาชนไม่ได้สมัครใจมอบสิ่งเหล่านี้ พวกเขาจำเป็นต้องมอบเพื่อให้ได้รับบริการที่ตนมีสิทธิ์ นั่นจึงยกระดับมาตรฐานว่าแฟ้มของพวกเขาควรถูกจัดการอย่างไร

แล้วเจ้าหน้าที่ก็มีงานธรรมดา ๆ ที่ต้องทำ รวมเอกสารในแฟ้มคดีให้เป็นไฟล์ PDF เดียว บีบอัดโฟลเดอร์ที่สแกนมาให้พอดีกับระบบอีเมล ทำให้บันทึกเก่าที่สแกนมาสามารถค้นหาข้อความได้ วิธีที่เร็วที่สุดในการทำสิ่งเหล่านี้คือเครื่องมือออนไลน์ฟรี และวิธีที่เร็วนั้นเองคือทางที่ทำให้ข้อมูลของประชาชนไปลงเอยบนเซิร์ฟเวอร์ที่หน่วยงานไม่เคยตรวจสอบ

ที่นี่ใช้มาตรฐานที่ต่างออกไป

เมื่อบริษัทเอกชนประมาทเลินเล่อกับข้อมูล นั่นคือการรั่วไหล เมื่อหน่วยงานรัฐประมาทกับข้อมูลของประชาชน นั่นก็เป็นการรั่วไหลของความไว้วางใจที่ผู้คนหลีกเลี่ยงการมอบให้ไม่ได้ด้วย ข้อมูลถูกเก็บรวบรวมภายใต้อำนาจตามกฎหมาย บ่อยครั้งโดยที่บุคคลนั้นไม่มีทางเลือกอื่นจริง ๆ และนั่นมาพร้อมหน้าที่ในการปกป้องที่สูงกว่า ไม่ใช่ต่ำกว่า ภาคเอกชน

เครื่องมือ PDF ออนไลน์ทั่วไปจะอัปโหลดไฟล์ขึ้นเซิร์ฟเวอร์ของตน ประมวลผลที่นั่น แล้วลบทิ้งภายหลังตามกำหนดเวลาที่ไม่มีใครตรวจสอบได้ สำหรับแฟ้มคดีของประชาชน นั่นคือการโอนข้อมูลส่วนบุคคลไปยังบุคคลที่สามที่ไม่รู้จัก ซึ่งบ่อยครั้งอยู่ในเขตอำนาจศาลอื่น ภายใต้เงื่อนไขที่ไม่มีใครในสำนักงานเคยอ่าน นี่คือการประมวลผลที่ควบคุมไม่ได้ในแบบที่กฎเกณฑ์ข้อมูลภาครัฐมีไว้เพื่อป้องกัน “ก็แค่จะรวมไฟล์ PDF เฉย ๆ” ไม่ใช่สิ่งที่คุณอยากให้ปรากฏในรายงานเหตุการณ์

reader.me เข้ากับภาครัฐได้อย่างไร

reader.me ทำงานในเบราว์เซอร์ทั้งหมด ไม่มีการอัปโหลดเพราะไม่มีเซิร์ฟเวอร์ใดทำงานนั้น เครื่องยนต์ประมวลผลทำงานบนเครื่องของสำนักงานเอง ภายในแท็บเบราว์เซอร์

ดังนั้นเมื่อเจ้าหน้าที่รวมแฟ้มคดี เบราว์เซอร์จะอ่านเอกสารเข้าสู่หน่วยความจำบนคอมพิวเตอร์เครื่องนั้น รวมกันตรงนั้นเลย และสร้างผลลัพธ์ออกมา PDF ของประชาชนไม่เดินทางไปไหนเลย สำหรับหน่วยงานรัฐ นั่นคือความแตกต่างระหว่างงานปกติกับการโอนข้อมูลที่ต้องรายงาน ไฟล์อยู่ภายในสำนักงานตลอดเวลา

และมันพิสูจน์ได้ ซึ่งสำคัญเมื่อเจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูลหรือผู้ตรวจสอบถาม เปิดเครื่องมือใด ๆ ของ reader.me เปิดเครื่องมือนักพัฒนา (F12) แล้วดูที่แท็บ Network ขณะประมวลผลไฟล์ ไม่มีอะไรถูกอัปโหลด ตัดการเชื่อมต่อเครื่องออกจากอินเทอร์เน็ตแล้วมันก็ยังทำงานได้ เพราะข้อมูลไม่เคยตั้งใจจะออกไปอยู่แล้ว

งานสำนักงานประจำวัน เก็บไว้ภายในองค์กร

• ประกอบแฟ้มคดี รวม คำร้อง เอกสารประกอบ และจดหมายโต้ตอบให้เป็น PDF เดียว แบบในเครื่อง
• บีบอัดสำหรับระบบภายใน ไฟล์ที่สแกนมามักมีขนาดใหญ่ และข้อจำกัดของอีเมลหรือระบบจัดการเอกสารก็มีจริง บีบอัด PDF โดยไม่ต้องส่งเอกสารของประชาชนไปที่ไหนก่อน
• ทำให้บันทึกที่เก็บถาวรค้นหาได้ ไฟล์เก่าที่สแกนมากลายเป็นค้นหาข้อความได้หลังผ่าน OCR เจ้าหน้าที่จึงหาสิ่งที่ต้องการเจอจริง ๆ ไฟล์สแกนยังอยู่บนเครื่อง
• เพิ่มลายเซ็นทางการ ลงนามคำสั่งหรือแบบฟอร์มด้วย เครื่องมือลงลายเซ็น โดยไม่มีบริการลงนามจากบุคคลที่สามมาถือเอกสารไว้
• ปกป้องสิ่งที่คุณส่งออกไป กำลังส่งไฟล์ของประชาชนคืนให้เขาเอง หรือส่งต่อระหว่างแผนกใช่ไหม ล็อกด้วยรหัสผ่าน แล้วส่งกุญแจแยกต่างหาก

ความรับผิดชอบที่ติดมาในตัว ไม่ใช่แค่คำสัญญา

หน่วยงานรัฐต้องสามารถอธิบายได้ว่าเกิดอะไรขึ้นกับข้อมูลที่ตนถือครอง นั่นทำได้ยากอย่างซื่อสัตย์เมื่อส่วนหนึ่งของขั้นตอนการทำงานวิ่งผ่านเซิร์ฟเวอร์ภายนอกที่คุณต้องเชื่อนโยบายการลบของพวกเขาด้วยศรัทธา การประมวลผลในเบราว์เซอร์ปิดช่องว่างนั้น ไม่มีบุคคลที่สามให้ต้องอธิบาย เพราะมันไม่มีอยู่ ไฟล์เดินทางจากประชาชน ไปยังเครื่องของสำนักงาน ไปยังที่ที่ต้องไป โดยไม่ผ่านบริการ PDF ใด ๆ ตรงกลาง

เจ้าหน้าที่ก็ไม่ควรต้องเลือกระหว่างการทำงานให้เสร็จกับการปกป้องบุคคลผู้เป็นเจ้าของแฟ้มนั้น เครื่องมือที่ทำงานในเครื่องช่วยขจัดทางเลือกนั้นไป ประชาชนมอบข้อมูลให้เพราะพวกเขาจำเป็นต้องทำ การเก็บมันไว้ภายในสำนักงานในทุกขั้นตอน คือสิ่งน้อยที่สุดที่หน่วยงานติดค้างพวกเขา เปิด เครื่องมือ PDF ทำงานในเบราว์เซอร์ แล้วข้อมูลก็จะอยู่ในที่ที่ความไว้วางใจของสาธารณะกำหนดให้มันอยู่