อีคอมเมิร์ซ: จัดการใบแจ้งหนี้และข้อมูลลูกค้าได้โดยไม่ต้องอัปโหลด

เปิดร้านค้าออนไลน์ แล้วคุณก็จะสะสมข้อมูลส่วนบุคคลของคนอื่นอย่างรวดเร็ว ทุกคำสั่งซื้อคือชื่อ ที่อยู่จัดส่ง อีเมล บางครั้งก็มีหมายเลขโทรศัพท์ และบันทึกว่าใครซื้ออะไรไปบ้างอย่างแน่ชัด ใบแจ้งหนี้ ใบส่งของ ฉลากจัดส่ง เอกสารการคืนสินค้า แต่ละอย่างคือแฟ้มข้อมูลย่อม ๆ เกี่ยวกับลูกค้าหนึ่งราย คูณด้วยทุกคำสั่งซื้อ ร้านค้าก็กำลังนั่งทับกองข้อมูลส่วนบุคคลขนาดใหญ่ที่ลูกค้าไว้วางใจมอบให้เพียงแค่ด้วยการซื้อของบางอย่าง

และงานเอกสารประจำวันก็เต็มไปด้วยงาน PDF เล็ก ๆ น้อย ๆ รวมใบแจ้งหนี้ชุดหนึ่งเข้าเป็นไฟล์เดียวสำหรับนักบัญชี บีบอัดโฟลเดอร์เอกสารคำสั่งซื้อเพื่อส่งอีเมลให้ซัพพลายเออร์หรือมาร์เก็ตเพลส ดึงรายละเอียดออกจากใบแจ้งหนี้เพื่อเก็บบันทึก แต่ละอย่างเป็นงานประจำ และแต่ละอย่างก็เป็นช่วงเวลาที่ หากใช้เครื่องมือผิด ข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้าจะถูกอัปโหลดไปยังเซิร์ฟเวอร์ที่ไม่มีใครตรวจสอบ

ข้อมูลลูกค้าคือความรับผิดชอบ ไม่ใช่แค่ของพลอยได้

เป็นเรื่องง่ายที่จะมองเอกสารคำสั่งซื้อเป็นแค่งานเอกสารน่าเบื่อ แต่ใบแจ้งหนี้ทุกฉบับเชื่อมโยงคนจริง ๆ คนหนึ่งเข้ากับที่อยู่และการซื้อสินค้า กฎคุ้มครองข้อมูลใช้กับมันทั้งหมด คือ เก็บรวบรวมเพื่อดำเนินการตามคำสั่งซื้อ ไม่ใช่เพื่อกระจายไปตามบริการออนไลน์สุ่ม ๆ สำหรับร้านค้าเล็ก ๆ ที่ไม่มีทีมกำกับดูแลโดยเฉพาะ ความเสี่ยงนี้มองข้ามได้ง่ายเป็นพิเศษ เพราะงานเหล่านี้รู้สึกธรรมดาเสียเหลือเกิน

เครื่องมือ PDF ออนไลน์ฟรีทั่วไปจะอัปโหลดไฟล์ของคุณไปยังเซิร์ฟเวอร์ ประมวลผล แล้วลบทิ้งในภายหลังตามเวลาที่ตั้งไว้ ซึ่งคุณไม่มีทางตรวจสอบได้ สำหรับใบแจ้งหนี้ชุดหนึ่ง นั่นคือการถ่ายโอนชื่อ ที่อยู่ และรายละเอียดคำสั่งซื้อของลูกค้าจำนวนมากไปยังบุคคลที่สามที่ไม่รู้จัก ลูกค้าที่ซื้อรองเท้าคู่หนึ่งไม่ได้ตกลงให้ที่อยู่ของตนถูกอัปโหลดไปยังเว็บไซต์สุ่ม ๆ เพียงเพื่อให้ร้านค้ารวม PDF

reader.me เข้ากับร้านค้าออนไลน์อย่างไร

reader.me ทำงานในเบราว์เซอร์ของคุณทั้งหมด ไม่มีการอัปโหลดเพราะไม่มีเซิร์ฟเวอร์ไหนทำงานนี้ เอนจินทำงานบนเครื่องของคุณเองภายในแท็บเบราว์เซอร์

ดังนั้นเมื่อคุณรวมใบแจ้งหนี้ชุดหนึ่ง เบราว์เซอร์ของคุณจะอ่านมันเข้าสู่หน่วยความจำบนคอมพิวเตอร์ของคุณ รวมไฟล์ตรงนั้นเลย แล้วส่งผลลัพธ์ให้คุณ ข้อมูล PDF ของลูกค้าไม่เคยเดินทางไปไหน สำหรับร้านค้าที่รับผิดชอบรายละเอียดของผู้ซื้อ นั่นคือความแตกต่างระหว่างงานประจำกับการถ่ายโอนข้อมูลที่คุณต้องรับผิดชอบชี้แจง ไฟล์อยู่บนเครื่องของคุณตลอดเวลา

และมันตรวจสอบได้ ซึ่งสำคัญหากลูกค้าหรือหน่วยงานกำกับดูแลถามว่าข้อมูลของพวกเขาได้รับการจัดการอย่างไร เปิดเครื่องมือ reader.me ตัวใดก็ได้ เปิดเครื่องมือสำหรับนักพัฒนา (F12) แล้วดูแท็บ Network ขณะที่คุณประมวลผลไฟล์ ไม่มีอะไรถูกอัปโหลด ตัดการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตแล้วมันก็ยังทำงานได้ เพราะข้อมูลไม่เคยตั้งใจจะออกไปไหนตั้งแต่แรก

งานประจำวัน ที่เก็บเป็นความลับ

• รวมใบแจ้งหนี้เป็นชุดสำหรับการบัญชี รวม ใบแจ้งหนี้ทั้งเดือนเข้าเป็น PDF ที่จัดระเบียบเรียบร้อยฉบับเดียวสำหรับนักบัญชีของคุณ แบบในเครื่อง
• บีบอัดเพื่อส่งซัพพลายเออร์และมาร์เก็ตเพลส เอกสารคำสั่งซื้อและเอกสารที่สแกนมามักมีขนาดใหญ่ บีบอัด PDF ให้พอดีกับอีเมลโดยไม่ต้องอัปโหลดรายละเอียดของลูกค้าก่อน
• บันทึกรายละเอียดใบแจ้งหนี้ ต้องการตัวเลขหรือที่อยู่จากใบแจ้งหนี้เพื่อใส่ในระบบของคุณหรือไม่ ดึงข้อความ แทนการพิมพ์ใหม่ แบบในเครื่อง
• ทำเอกสารที่สแกนให้ใช้งานได้ ใบเสร็จหรือแบบฟอร์มการคืนสินค้าที่สแกนมาจะค้นหาได้หลังจาก OCR และไฟล์สแกนก็ยังอยู่บนเครื่องของคุณ
• ปกป้องสิ่งที่คุณส่ง กำลังส่งใบแจ้งหนี้ของลูกค้าชุดหนึ่งไปให้นักบัญชีของคุณใช่ไหม ล็อก PDF ด้วยรหัสผ่าน แล้วส่งรหัสผ่านแยกต่างหาก

ความไว้วางใจขยายตามจำนวนคำสั่งซื้อของคุณ

สิ่งสำคัญเกี่ยวกับร้านค้าออนไลน์คือปริมาณ นิสัยที่ไม่ระมัดระวังไม่ใช่การเปิดเผยข้อมูลครั้งเดียว แต่เป็นหนึ่งครั้งต่อหนึ่งคำสั่งซื้อ ทำซ้ำทุกวัน การอัปโหลดใบแจ้งหนี้ไปยังเครื่องมือฟรีรู้สึกไม่เป็นอันตราย เพราะแต่ละไฟล์ดูเป็นเรื่องเล็กน้อย แต่คุณกำลังทำมันกับที่อยู่ของลูกค้าหลายร้อยคนเมื่อเวลาผ่านไป ขนาดที่ดูธรรมดานี่แหละคือสิ่งที่ทำให้มันคุ้มค่าที่จะทำให้ถูกต้อง

การทำงานในเบราว์เซอร์ขจัดความเสี่ยงนี้ออกไปทั้งหมด เอกสารของลูกค้าเดินทางจากคำสั่งซื้อของพวกเขาสู่เครื่องของคุณ แล้วไปยังนักบัญชีหรือซัพพลายเออร์ของคุณ โดยไม่ผ่านบริการ PDF ใด ๆ ตรงกลาง ไม่มีนโยบายการลบข้อมูลจากภายนอกให้ต้องพึ่งพา เพราะไม่มีอะไรถูกส่งออกไปเลย ลูกค้าไว้วางใจร้านของคุณกับรายละเอียดของพวกเขาเพียงแค่ด้วยการชำระเงิน การเก็บข้อมูลนั้นไว้บนเครื่องของคุณเองในทุกขั้นตอน คือส่วนเงียบ ๆ ของการได้รับความไว้วางใจนั้นมา เปิด เครื่องมือ PDF ทำงานในเครื่อง แล้วข้อมูลของลูกค้าก็จะอยู่ในที่ที่พวกเขาคิดว่ามันจะอยู่