วิธีรวมใบเสร็จที่สแกนแล้วเป็นไฟล์ PDF เดียวสำหรับรายงานค่าใช้จ่าย

สิ้นเดือนทีไร มือถือคุณก็เต็มไปด้วยภาพถ่ายใบเสร็จทุกที ค่าแท็กซี่ ใบแจ้งหนี้โรงแรม อาหารกลางวันสองมื้อ ตลับหมึกเครื่องพิมพ์ที่ใครบางคนบังคับให้คุณซื้อในนาทีสุดท้าย ระบบเบิกค่าใช้จ่ายของบริษัทต้องการไฟล์เดียวต่อรายงาน ไม่ใช่ภาพ JPG เอียง ๆ สิบสี่ภาพที่ชื่อไล่ตั้งแต่ IMG_4821 ถึง IMG_4834 สุดท้ายคุณเลยต้องมานั่งงมกับแอปในมือถือที่ครอปภาพได้แย่ ๆ หรือไม่ก็เปิดโน้ตบุ๊กมาทำให้เรียบร้อย

การทำให้เรียบร้อยนั้นเร็วกว่าที่คิด และยังช่วยแก้ปัญหาที่คนมักไม่ทันสังเกตจนกว่าจะโดนเข้ากับตัว นั่นคือภาพเหล่านั้นมักมีเลขบัตร ที่อยู่โรงแรม บางครั้งก็มีชื่อเต็มและลายเซ็นติดมาด้วย นี่ไม่ใช่ข้อมูลที่คุณอยากส่งผ่านตัวแปลงไฟล์ออนไลน์แบบสุ่ม ๆ เลย

ทำไมไฟล์ PDF เดียวจึงดีกว่าโฟลเดอร์รูปภาพ

ฝ่ายการเงินมีหน้าที่ตรวจรายงานค่าใช้จ่าย ไม่ใช่สืบสวนมัน ไฟล์ PDF เดียวที่มีใบเสร็จเรียงลำดับครบ หันหน้าถูกทาง คือสิ่งที่ผู้ตรวจสอบเปิดครั้งเดียวแล้วเช็กเสร็จในสามสิบวินาที ส่วนโฟลเดอร์ภาพกระจัดกระจาย บางภาพเอียง บางภาพเบลอ บางภาพซ้ำเพราะคุณเผลอถ่ายใบเดียวกันสองครั้ง มีแต่จะทำให้เกิดคำถามและทำให้การเบิกเงินคืนล่าช้า

ยังมีมุมของการตรวจสอบบัญชีด้วย หลายบริษัทกำหนดให้เก็บหลักฐานค่าใช้จ่ายไว้หลายปี โฟลเดอร์ภาพที่ใครก็ตามที่เข้าถึงได้สามารถจัดเรียงใหม่ ลบ หรือเปลี่ยนชื่อได้ ไม่ใช่หลักฐานที่ดีนัก ไฟล์ PDF เดียวที่รวมทุกอย่างและมีเลขหน้าครบถ้วนนั้นใกล้เคียงกับสิ่งที่ผู้ตรวจสอบบัญชีต้องการเห็นจริง ๆ มากกว่า

ขั้นตอนการทำงาน

คุณไม่จำเป็นต้องแปลงใบเสร็จแต่ละใบเป็น PDF ทีละไฟล์แล้วค่อยรวมทีหลัง ทำแค่สองขั้นตอนสั้น ๆ ก็พอ

1. แปลงภาพใบเสร็จให้เป็น PDF เปิด Images to PDF แล้วลากภาพใบเสร็จเข้าไป ลำดับภาพสำคัญมากตรงนี้ เครื่องมือส่วนใหญ่ให้คุณลากรูปย่อสลับตำแหน่งได้ ให้จัดตามลำดับที่รายงานค่าใช้จ่ายของคุณต้องการ ปกติแล้วเรียงตามเวลาปลอดภัยที่สุด ถ้าบางภาพถ่ายเอียงมา ให้หมุนก่อนรวมไฟล์ เพราะแก้ไขทีละหน้าตอนนี้ง่ายกว่ามาสังเกตเห็นภายหลังตอนที่มันฝังอยู่กลางไฟล์สิบสองหน้าไปแล้วมาก

2. ลดขนาดไฟล์ก่อนส่ง กล้องมือถือให้ภาพที่มีขนาดไฟล์ใหญ่ และเมื่อรวมสักสิบกว่าภาพเข้าเป็น PDF ก็อาจพุ่งไปถึง 20-30 MB ได้ง่าย ๆ ระบบอัปโหลดค่าใช้จ่ายส่วนใหญ่จำกัดขนาดไว้ต่ำกว่านั้นมาก และไฟล์แนบอีเมลก็มักสำลักกับขนาดนั้นเช่นกัน ลองรันผลลัพธ์ผ่าน Compress PDF แล้วคุณจะได้ไฟล์ที่เล็กลงมากแต่ยังคงอ่านได้ชัดเจนสำหรับผู้ตรวจสอบ ใบเสร็จไม่จำเป็นต้องมีคุณภาพระดับงานพิมพ์ แค่อ่านออกก็พอ ดังนั้นตั้งค่าการบีบอัดแบบเข้มข้นได้ตามสบาย

แค่นี้ก็เสร็จกระบวนการทั้งหมด นำภาพเข้า ได้ไฟล์ PDF เดียวออกมา เล็กพอที่จะแนบส่งได้ทุกที่

เคล็ดลับเล็ก ๆ ที่ทำให้ผลลัพธ์ดูเรียบร้อยขึ้น

ครอปโต๊ะ กระเป๋าสตางค์ หรือขอบมือของคุณออกก่อนรวมไฟล์ หากแอปกล้องของคุณทำได้ เป็นเรื่องเล็กน้อยแต่ทำให้ PDF สุดท้ายดูตั้งใจทำมากกว่าเป็นกองภาพถ่ายเร็ว ๆ หากระบบเบิกค่าใช้จ่ายของคุณต้องการให้แยกใบเสร็จตามหมวดหมู่ เช่น การเดินทาง อาหาร วัสดุอุปกรณ์ การสร้าง PDF เล็ก ๆ แยกตามหมวดจะดีกว่าการทำไฟล์ใหญ่ไฟล์เดียวที่มีห้าสิบหน้าเรียงมั่ว ผู้ตรวจสอบจะขอบคุณคุณแน่นอน

ถ้าคุณเป็นคนรวบรวมรายงานค่าใช้จ่ายให้คนอื่น เช่น เป็นผู้จัดการสำนักงานที่เก็บใบเสร็จจากทั้งทีม อย่าเพิ่งรีบส่งต่อภาพของทุกคนไปไว้ในไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกันก่อน ให้รวมใบเสร็จของแต่ละคนเป็น PDF แยกทันทีที่ได้รับมา จะเป็นระเบียบกว่า และช่วยให้คุณไม่ต้องเก็บข้อมูลการชำระเงินของคนอื่นไว้นานเกินความจำเป็น

ทำไมการทำสิ่งนี้ในเบราว์เซอร์ถึงสำคัญ

ภาพใบเสร็จคือข้อมูลทางการเงินส่วนบุคคล เลขบัตร สถานที่ซื้อของ บางครั้งก็มีที่อยู่บ้านติดมากับใบส่งของด้วย เครื่องมือ “รวมภาพเป็น PDF” ฟรีจำนวนมากบนอินเทอร์เน็ตทำงานด้วยการอัปโหลดไฟล์ของคุณไปยังเซิร์ฟเวอร์ที่ไหนสักแห่ง ประมวลผล แล้วส่งลิงก์กลับมา คุณไม่มีทางรู้เลยว่าภาพเหล่านั้นถูกเก็บไว้นานแค่ไหนหรือใครอีกบ้างที่มองเห็นได้

reader.me ทำงานทั้งหมดในเบราว์เซอร์ของคุณเอง เมื่อคุณรวมหรือบีบอัดใบเสร็จ ภาพจะไม่ออกจากอุปกรณ์ของคุณเลย ไม่มีการอัปโหลด ไม่มีสำเนาบนเซิร์ฟเวอร์ ไม่ต้องรอคิวของใครทั้งนั้น คุณตรวจสอบเองได้ เปิดเครื่องมือสำหรับนักพัฒนาในเบราว์เซอร์ ดูแท็บ Network ระหว่างประมวลผลไฟล์ แล้วคุณจะเห็นว่าไม่มีอะไรถูกส่งออกไปเลย หากไม่อยากเชื่อคำพูดเฉย ๆ ก็ลองตัดการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตแล้วใช้งานดู เครื่องมือยังทำงานได้แม้ออฟไลน์

ครั้งหน้าที่ถึงกำหนดส่งรายงานค่าใช้จ่าย อย่าส่งโฟลเดอร์ภาพกระจัดกระจายอีกเลย รวมใบเสร็จ ลดขนาดไฟล์ แล้วส่งได้เลย จบ