Veterinärkliniker: håll djur- och ägarjournaler borta från molnet

Det är lätt att anta att en veterinärkliniks journaler bara handlar om djur, men varje djurakt är kopplad till en människa. Ägarens namn, adress, telefonnummer och betalningsuppgifter ligger sida vid sida med djurets historik, röntgenbilder, provsvar och behandlingsplaner. Lägg till djurförsäkringsärenden och den ekonomiska sidan, så förvarar en veterinärmottagning i tysthet en rejäl hög med sina klienters personuppgifter, den sort som varje dataskyddsregel omfattar.

Och på kliniken snurrar vardagen kring små PDF-uppgifter. Slå ihop ett djurs historik, provsvar och bilddiagnostik till en enda journal. Komprimera en skanning för att skicka till ett remisssjukhus. Göra en gammal pappersakt sökbar. Var och en är rutin, och var och en är ett ögonblick där en klients person- och ekonomiska uppgifter, med fel verktyg, laddas upp till en server som ingen har granskat.

Det är också ägarens uppgifter

Djuret har inget dataskyddsanspråk, men det har ägaren. En veterinärakt kopplar en namngiven person till sin adress, sina kontaktuppgifter, sin betalningsinformation och sina utgifter. Det är vanliga personuppgifter med tydliga skyldigheter: insamlade för att ge vård, inte för att skickas runt bland tredjepartstjänster. För en hektisk klinik är risken lätt att förbise just för att det känns som “bara hundens akt”.

Ett typiskt gratis PDF-verktyg på nätet laddar upp din fil till sin server, behandlar den och raderar den senare enligt en tidtagning du inte kan verifiera. För en bunt klientjournaler innebär det en överföring av många människors person- och ekonomiska uppgifter till en okänd tredje part. En klient som tog in sin katt på kontroll gick inte med på att få sin adress och sina kortuppgifter uppladdade till en slumpmässig webbplats för att kliniken skulle slå ihop en PDF.

Så passar reader.me en veterinärklinik

reader.me körs helt och hållet i din webbläsare. Det finns ingen uppladdning eftersom ingen server gör jobbet; motorn körs på klinikens egen dator, inuti webbläsarfliken.

Så när du slår ihop ett djurs journaler läser din webbläsare in dem i minnet på den datorn, kombinerar dem där och ger dig resultatet. Klientens PDF-data lämnar aldrig datorn. För en mottagning som ansvarar för ägarnas personuppgifter är det skillnaden mellan rutinarbete och en dataöverföring du skulle behöva redogöra för. Filen stannar inne på kliniken hela tiden.

Och det går att verifiera, vilket spelar roll om en klient eller ett dataskyddsombud frågar hur journaler hanteras. Öppna vilket reader.me-verktyg som helst, öppna utvecklarverktygen (F12) och håll ett öga på fliken Network medan du behandlar en fil. Ingenting laddas upp. Koppla bort internet och det fungerar ändå, eftersom datan aldrig var på väg att lämna datorn.

Vardagssysslorna, hållna privata

• Sätt ihop ett djurs journal. Slå ihop historik, provsvar och behandlingsplan till en organiserad PDF, lokalt.
• Kombinera bilddiagnostik. Gör röntgen- och fotobilder till en enda PDF med bilder till PDF, så att ett djurs bilder hålls samlade utan att läggas ut någonstans.
• Komprimera för remisser. Skanningar och bilddiagnostik blir tunga. Komprimera PDF:en för att mejla ett remisssjukhus utan att först ladda upp klientens journaler.
• Gör gamla akter sökbara. En inskannad pappershistorik blir sökbar efter OCR, och skanningen stannar på datorn.
• Skydda det du skickar. Skickar du journaler till en remissveterinär, en försäkringsgivare eller ägaren? Lås PDF:en med ett lösenord och dela nyckeln separat.

Klienterna anförtror dig mer än sitt djur

Människor är anmärkningsvärt öppna med sin veterinär, och de lämnar ifrån sig sina kontakt- och betalningsuppgifter utan att tveka, i förtröstan om att kliniken tar hand om både djuret och informationen. Den tilliten omfattar även den tråkiga administrationen. Ett gratis verktyg på nätet som i tysthet laddar upp en klients fil för att komprimera den är ett litet svek mot den, osynligt tills något går fel.

Att arbeta i webbläsaren tar bort risken helt. Klientens journaler går från klinikens dator till dit vården kräver, och genom ingen PDF-tjänst däremellan. Det finns ingen raderingspolicy hos tredje part att lita på, eftersom ingenting skickades. Att behålla klienternas person- och ekonomiska uppgifter på klinikens egen dator, varje steg på vägen, är en del av att ta hand om människorna bakom djuren. Öppna PDF-verktygen, gör jobbet lokalt, och dina klienters uppgifter stannar där de utgick från att de skulle stanna.