Rekryterare: hantera CV:n och kandidatdata utan att ladda upp dem

En rekryterare hanterar en jämn ström av andra människors personuppgifter, ofta hundratals personer samtidigt. Varje CV är ett namn, kontaktuppgifter, en arbetshistorik och ibland ett foto, ett födelsedatum, en adress. Lägg till ID-skanningar, referensbrev, resultat från bakgrundskontroller och dokument om rätt att arbeta, så är en enda kandidats akt ett välordnat paket av precis den data som både identitetstjuvar och dataskyddsmyndigheter bryr sig om. Kandidaterna lämnar över den i hopp om ett jobb, i förtroende för att den ska tas om hand.

Och arbetet är fullt av små PDF-uppgifter. Slå ihop ett CV, ett personligt brev och referenser till en samlad kandidatakt. Komprimera en mapp med inskannade dokument för att skicka till en rekryterande chef. Plocka ut texten ur ett CV för att registrera den. Var och en är rutin, och var och en är ett ögonblick där fel verktyg laddar upp en kandidats personuppgifter till en server som ingen har granskat.

Kandidatdata är personuppgifter

Det är lätt att se ett CV som bara ett dokument, men det är en tät fil med personlig information om en verklig människa som aldrig gav sitt samtycke till att den skickas runt bland tredjepartstjänster. Dataskyddslagstiftningen behandlar kandidatdata som vilka andra personuppgifter som helst: insamlade för ett syfte, hanterade med omsorg, inte delade med parter som inte har någon anledning att se dem. Bakgrundskontroller och ID-handlingar höjer insatserna ytterligare.

Ett typiskt gratis PDF-verktyg på nätet laddar upp din fil till sin server, behandlar den och raderar den senare på en timer du inte kan kontrollera. För en hög med CV:n och ID-skanningar är det en överföring av många människors personuppgifter till en okänd tredje part. En kandidat som aldrig fick jobbet skulle inte bli imponerad av att få veta att deras CV och passkopia laddades upp till en slumpmässig webbplats för att slå ihop en PDF.

Hur reader.me passar rekrytering

reader.me körs helt och hållet i din webbläsare. Det finns ingen uppladdning eftersom ingen server gör jobbet; motorn körs på din egen dator, inuti webbläsarfliken.

Så när du slår ihop en kandidats dokument läser din webbläsare in dem i minnet på din dator, kombinerar dem där och ger dig resultatet. Kandidatens PDF lämnar aldrig datorn. För alla som hanterar andra människors jobbansökningar är det skillnaden mellan rutinarbete och en dataöverföring du skulle behöva redovisa. Filen stannar på din dator hela tiden.

Och det är verifierbart, vilket spelar roll när en kandidat eller ett dataskyddsombud frågar hur ansökningar hanteras. Öppna vilket reader.me-verktyg som helst, öppna utvecklarverktygen (F12) och titta på fliken Nätverk medan du behandlar en fil. Inget laddas upp. Koppla bort internet och det fungerar ändå, eftersom datan aldrig var på väg någonstans.

Vardagssysslorna, hållna privata

• Bygg en kandidatakt. Slå ihop CV:t, det personliga brevet, referenserna och dokumenten till en organiserad PDF, lokalt.
• Komprimera för rekryterande chefer. Inskannade dokument och portföljer blir tunga. Komprimera PDF:en så att den ryms i ett mejl utan att först ladda upp kandidatens dokument.
• Registrera innehållet i ett CV. Behöver du texten från ett CV till dina anteckningar eller ditt system? Extrahera texten i stället för att skriva av den, lokalt.
• Gör ett inskannat dokument användbart. En inskannad referens eller ett intyg blir sökbart efter OCR, och skanningen stannar på din dator.
• Skydda känsliga filer. Skickar du ID-skanningar eller bakgrundskontroller till en kund? Lås PDF:en med ett lösenord och dela nyckeln separat.

En anmärkning om rättvisa, också

Det finns ett tystare skäl att hålla kandidatdata tätt sammanhållen: rättvisa. Ett CV bär ofta detaljer, ett foto, en ålder, en adress, som inte har något att göra med om någon kan utföra jobbet, och ju färre ställen den datan sprids till, desto mindre risk för att den används på sätt som ingen avsåg. Att hålla en kandidats akt på din egen dator, i stället för att sprida ut den över nättjänster, är en del av att behandla sökande med den omsorg de har rätt till.

Rekryteringens volym gör bekvämligheten hos nätverktyg frestande, men volymen är just därför det spelar roll: en slarvig vana tillämpad på hundratals kandidater är hundratals små exponeringar. Att arbeta i webbläsaren tar bort risken helt. Kandidatens dokument går från deras händer till dina till den rekryterande chefen, och genom ingen PDF-tjänst däremellan. Öppna PDF-verktygen, gör jobbet lokalt, så förblir de människor som anförtror dig sina ansökningar skyddade.