PDF:er för jurister: organisera akter utan att ladda upp något

Ett nytt ärende landar på ditt skrivbord och inom en vecka är det fyrtio PDF:er. Det undertecknade uppdragsbrevet, en inskannad ID-handling, ett avtal som någon fotograferat snett, tre omgångar korrespondens, ett sakkunnigutlåtande, bilagor som klienten mejlat i fel ordning. Innan något av det är användbart måste du tygla det till ett enda rent underlag: slå ihop delarna, få sidorna i rätt ordning, signera där du behöver signera.

Själva arbetet är trist. Det som ligger under det är det inte. Var och en av de filerna tillhör en klient som berättat saker för dig som hen inte skulle berätta för någon annan, och din plikt att hålla det konfidentiellt tar ingen paus bara för att du har bråttom att sätta ihop en inlaga.

Sekretess är ingen inställning, det är jobbet

Advokatsekretessen och tystnadsplikten är äldre än internet och de har inga undantag för “jag skulle bara kombinera några PDF:er”. Advokatreglerna i EU, Storbritannien och USA säger ungefär samma sak: information som en klient delar med dig stannar mellan er, och du vidtar rimliga åtgärder för att skydda den. Just den sista delen är där gratis onlineverktyg i tysthet blir ett problem.

De flesta PDF-sajter fungerar genom att ladda upp din fil till en server, utföra operationen där och skicka tillbaka resultatet. För ett semesterfoto, vem bryr sig. För en klients skilsmässopapper, ett förlikningsutkast eller ett vittnesmål har du just lämnat en kopia av sekretessbelagt material till tredje part. Du menade inte att dela det. Du menade att slå ihop det. Men filen lämnade huset, och nu beror dess säkerhet på ett företag du aldrig pratat med och en integritetspolicy du inte läst.

Den lugnande raden på de sajterna, “filer raderas efter en timme”, låter bra tills du försöker förlita dig på den. Du kan inte verifiera den. Loggar och säkerhetskopior kan behålla kopior efter tidsgränsen. Servern kan bli hackad. Och om den blir det är personen vars akt läckte din klient, vilket gör det till ditt problem enligt varje yrkesetisk regel som gäller för dig.

Hur “rimliga åtgärder” faktiskt ser ut

Tillsynsmyndigheterna har blivit konkreta om det här. GDPR förväntar sig lämpliga tekniska åtgärder för personuppgifter, och en akt är personuppgifter från pärm till pärm: namn, adresser, hälsouppgifter, ekonomiska uppgifter, ibland brottsanklagelser. Om du skickar det genom ett slumpmässigt webbverktyg har du lagt till ett personuppgiftsbiträde i din kedja som du aldrig granskat och inte har något avtal med. (Jag skrev mer om den exponeringen i GDPR-riskerna med att ladda upp PDF:er om du vill ha detaljerna.)

Det renaste sättet att vidta rimliga åtgärder är att se till att det inte finns något att läcka från första början. En fil som aldrig lämnar din dator kan inte exponeras i en incident någon annanstans. Det är hela tanken bakom verktyg som körs i webbläsaren istället för på en server.

Att bygga ett akt-underlag utan att ladda upp

Så här går den tråkiga delen till när filen stannar på din maskin. Allt nedan körs lokalt i din webbläsare. PDF:en läses in i minnet på din dator, operationen sker där, och den färdiga filen sparas direkt tillbaka till dig. Ingenting skickas någonstans.

Slå ihop delarna. Du har uppdragsbrevet, avtalet, korrespondensen och bilagorna som separata filer. Släpp in dem i verktyget Slå ihop PDF i den ordning du vill ha dem så får du ett underlag. Domstolen vill ha ett enda indexerat dokument, inte elva bilagor, och så här kommer du dit utan att mejla något till en konverteringssajt.

Få ordningen rätt. Skanningar kommer aldrig in rena. Sidan 7 är upp och ner, bilagorna är omvända, signatursidan flöt upp till början. Öppna underlaget i verktyget Ordna om PDF, dra sidorna till den ordning du behöver, släpp den tomma skanningsartefaktsidan och exportera. Samma idé som att flytta papper på ett skrivbord, förutom att pappret är klientens konfidentiella akt och det går inte genom en främlings server för att sorteras.

Signera det som behöver signeras. Uppdragsbrev, fullmakter, följebrev, rutinmässiga godkännanden. Öppna verktyget Signera PDF, rita din signatur med en styrplatta eller ditt finger, placera den på raden, ladda ner. För vardagsdokument håller den här typen av signatur juridiskt i EU och större delen av världen. När ett dokument specifikt kräver en kvalificerad elektronisk signatur, en notariehandling eller vissa ingivanden, använd en certifikatbaserad tjänst byggd för det, eftersom en ritad signatur inte uppfyller det kravet. För den dagliga högen är det precis tillräckligt.

Tre steg, ett rent underlag, och filen låg på din enhet hela tiden.

Kontrollera det själv på en minut

Du behöver inte ta mitt ord för att ingenting laddas upp. Öppna verktyget Slå ihop, tryck F12 för att öppna DevTools, byt till fliken Network, kryssa i “Preserve log” och bygg ett underlag från början till slut. Se vad som händer: sidan laddas i början, och sedan rör sig ingenting medan du slår ihop och laddar ner. Om din fil aldrig dyker upp i kroppen av en begäran skickades den aldrig.

Vill du ha ett hårdare test? Ladda verktyget, sätt din dator i flygplansläge och sätt ihop underlaget med nätverket helt avstängt. Det fungerar fortfarande, eftersom det aldrig fanns ett serversteg från början. Prova det på ett verktyg som laddar upp så får du ett fel i samma ögonblick du trycker på kör. Den skillnaden är det som din tystnadsplikt bryr sig om.

En vana värd att behålla

Du kommer inte att läsa en integritetspolicy varje gång du kombinerar två PDF:er klockan sex på kvällen före en deadline. Ingen gör det. Så gör det säkra alternativet till standardalternativet. Välj ett verktyg som bearbetar i webbläsaren, bokmärk det och sluta skicka klientfiler till servrar du inte kan se. Det är snabbare ändå, eftersom det inte finns någon upp-och-ner-resa, och det fortsätter fungera när kontorets wifi slutar fungera, vilket det alltid gör den dag något ska in.

Att sätta ihop och signera en akt är det minst intressanta du gör hela veckan. Den enda riktiga frågan är om klientens dokument stannar på kontoret medan du gör det, och för sekretessbelagt material har den frågan ett enda rätt svar.