Offentlig sektor: hantera medborgarnas akter utan att ladda upp deras uppgifter

En offentlig förvaltning sitter på några av de mest känsliga uppgifter som finns, och den kan inte välja bort det. En bidragsansökan innehåller en persons hela ekonomiska situation. En ärendeakt kan rymma en id-skanning, ett läkarintyg, ett utdrag ur belastningsregistret, uppgifter om ett barn. Medborgarna väljer inte frivilligt att lämna ifrån sig det här; de måste, för att få en tjänst de har rätt till. Det höjer ribban för hur deras akter ska hanteras.

Sedan har en handläggare en helt vardaglig uppgift att utföra. Slå ihop dokumenten i en ärendeakt till en enda PDF. Komprimera en inskannad mapp så att den ryms i e-postsystemet. Göra en gammal inskannad handling sökbar. Det snabba sättet att göra var och en av dessa saker är ett gratis onlineverktyg, och det snabba sättet är precis så en medborgares uppgifter hamnar på en server som förvaltningen aldrig har granskat.

Här gäller en annan måttstock

När ett privat företag är vårdslöst med uppgifter är det en incident. När en offentlig myndighet är vårdslös med medborgarnas uppgifter är det dessutom ett svek mot ett förtroende som människor inte kunde undvika att ge. Uppgifterna samlades in med stöd av lag, ofta utan något verkligt alternativ för den enskilde, och det följer med en skyldighet att skydda dem som är högre, inte lägre, än den privata sektorns.

Ett typiskt onlineverktyg för PDF laddar upp filen till sin server, bearbetar den där och raderar den senare enligt ett schema som ingen kan verifiera. För en medborgares ärendeakt är det en överföring av personuppgifter till en okänd tredje part, ofta en i en annan jurisdiktion, som styrs av villkor ingen på kontoret har läst. Det är precis den sortens okontrollerade behandling som dataskyddsreglerna för offentlig sektor finns till för att förhindra. “Det var bara för att slå ihop PDF:en” är inget du vill se i en incidentrapport.

Hur reader.me passar offentlig sektor

reader.me körs helt och hållet i webbläsaren. Det finns ingen uppladdning eftersom det inte finns någon server som gör jobbet; motorn körs på kontorets egen dator, inuti webbläsarfliken.

Så när en handläggare slår ihop en ärendeakt läser webbläsaren in dokumenten i minnet på den datorn, kombinerar dem där och skapar resultatet. Medborgarens PDF lämnar aldrig datorn. För en offentlig myndighet är det skillnaden mellan rutinarbete och en rapporteringspliktig dataöverföring. Filen stannar inne på kontoret hela tiden.

Och det går att verifiera, vilket har betydelse när ett dataskyddsombud eller en revisor frågar. Öppna vilket reader.me-verktyg som helst, öppna utvecklarverktygen (F12) och titta på fliken Nätverk medan du bearbetar en fil. Inget laddas upp. Koppla bort datorn från internet så fungerar det ändå, eftersom uppgifterna aldrig var tänkta att lämna den.

De vardagliga kontorsjobben, hållna internt

• Sätt ihop en ärendeakt. Slå ihop ansökan, underlagen och korrespondensen till en enda PDF, lokalt.
• Komprimera för interna system. Inskannade filer är tunga och gränserna i e-post eller dokumenthanteringssystem är verkliga. Komprimera PDF:en utan att först skicka medborgarens dokument någonstans.
• Gör en arkiverad handling sökbar. Gamla inskannade filer blir sökbara efter OCR, så att personalen faktiskt kan hitta det de behöver. Skanningen stannar på datorn.
• Lägg till en officiell signatur. Signera ett beslut eller en blankett med signaturverktyget, utan att någon extern signeringstjänst håller i dokumentet.
• Skydda det du skickar ut. Skicka en medborgare hens egen akt, eller skicka en mellan avdelningar? Lås den med ett lösenord och dela nyckeln separat.

Ansvarstagande inbyggt, inte utlovat

Offentliga myndigheter måste kunna redovisa vad som händer med de uppgifter de förvaltar. Det är svårt att göra ärligt när en del av arbetsflödet går genom externa servrar vars raderingsrutiner man får ta på tro. Att bearbeta i webbläsaren stänger den luckan: det finns ingen tredje part att redovisa, eftersom det inte finns någon. Filen går från medborgaren, till kontorets dator, till dit den ska, och genom ingen PDF-tjänst däremellan.

En handläggare ska inte heller behöva välja mellan att få jobbet gjort och att skydda den person vars akt det är. Ett verktyg som körs lokalt tar bort valet. Medborgaren lämnade ifrån sig sina uppgifter för att hen var tvungen. Att behålla dem inne på kontoret, i varje steg, är det minsta förvaltningen är skyldig hen. Öppna PDF-verktygen, gör jobbet i webbläsaren, så stannar uppgifterna där allmänhetens förtroende kräver att de gör.