Så kombinerar du skannade kvitton till en enda PDF för utläggsrapporter

Det är slutet av månaden och mobilen är full av kvittobilder: en taxi, en hotellräkning, två luncher, en bläckpatron någon tvingade dig köpa i sista sekund. Utläggssystemet vill ha en fil per rapport, inte fjorton sneda JPG-bilder som heter IMG_4821 till IMG_4834. Så du hamnar antingen i strid med en mobilapp som beskär dåligt, eller öppnar en dator och gör det ordentligt.

Att göra det ordentligt går snabbare än det låter, och det löser ett problem folk inte tänker på förrän det bits: de där bilderna innehåller ofta ett kortnummer, en hoteladress, ibland ett fullständigt namn och en signatur. Det är inte den typ av sak du vill köra genom en slumpmässig omvandlare på nätet.

Varför en PDF slår en mapp med bilder

Ekonomiteam behandlar utläggsrapporter, de utreder dem inte. En enda PDF med alla kvitton i ordning, rätt vända, är något en granskare kan öppna en gång och kontrollera på trettio sekunder. En mapp med lösa bilder, några sidledes, några suddiga, några dubbletter för att du råkade fotografera samma kvitto två gånger, bjuder in till frågor och försenar din återbetalning.

Det finns också en revisionsaspekt. Många företag är skyldiga att spara underlag för utlägg i flera år. En bildmapp som vem som helst med tillgång kan sortera om, radera eller byta namn på är inte särskilt bra bevisning. En sammanslagen PDF med sidnumrering ligger mycket närmare det en revisor faktiskt vill se.

Arbetsflödet

Du behöver inte konvertera varje kvitto för sig och sedan slå ihop resultaten. Gör det i två korta steg.

1. Gör om dina bilder till en PDF. Öppna Bilder till PDF och släpp in dina kvittobilder. Ordningen spelar roll här, de flesta verktyg låter dig dra runt miniatyrer, så placera dem i den sekvens din utläggsrapport förväntar sig: kronologisk ordning är oftast säkrast. Om ett par bilder blev sneda, rotera dem innan du slår ihop, det är mycket lättare att fixa en sida nu än att upptäcka det senare, nedgrävt i en tolvsidig fil.

2. Krympa filen innan du skickar in den. Mobilkameror ger stora bilder, och ett dussin av dem staplade i en PDF kan lätt landa på 20-30 MB. De flesta utläggsportaler sätter gränsen betydligt lägre, och e-postbilagor kvävs också av det. Kör resultatet genom Komprimera PDF så hamnar du vanligtvis på en bråkdel av storleken, fortfarande fullt läsbar för den som granskar den. Kvitton behöver inte trycksaks-kvalitet, de behöver vara läsbara, så en aggressiv komprimeringsinställning fungerar oftast bra här.

Det är hela processen: bilder in, en PDF ut, tillräckligt liten för att bifoga var som helst.

Några saker som gör resultatet snyggare

Beskär bort bordet, plånboken, kanten av handen innan du slår ihop, om din kameraapp tillåter det. Det är en liten sak men gör att den slutliga PDF:en ser genomtänkt ut istället för som en hög med snapshots. Om ditt utläggssystem vill ha kvitton grupperade efter kategori (resor, mat, förbrukningsmaterial) är det värt att bygga en separat liten PDF per kategori istället för en jättefil med femtio sidor i slumpmässig ordning, granskaren kommer att tacka dig.

Om du hanterar utläggsrapporter åt andra, säg att du är kontorschefen som samlar in kvitton från ett helt team, motstå frestelsen att bara vidarebefordra allas bilder till en delad enhet. Slå ihop varje persons kvitton till deras egen PDF allteftersom. Det är städigare, och det innebär att du inte sitter på en mapp med andras betalningsuppgifter längre än nödvändigt.

Varför det spelar roll att göra detta i webbläsaren

Kvittobilder är personlig ekonomisk information: kortuppgifter, inköpsplatser, ibland en hemadress på en leveranssedel. Många gratisverktyg för att “slå ihop mina bilder till en PDF” på nätet fungerar genom att ladda upp dina filer till en server någonstans, bearbeta dem och skicka tillbaka en länk. Du har ingen aning om hur länge de bilderna ligger kvar där eller vem mer som kan se dem.

Reader.me körs helt i din webbläsare. När du slår ihop eller komprimerar dina kvitton lämnar bilderna aldrig din enhet, det finns ingen uppladdning, ingen serverkopia, ingen väntan i någon annans kö. Du kan kontrollera det själv: öppna webbläsarens utvecklarverktyg, titta på fliken Nätverk medan du bearbetar en fil, och du ser att inget skickas ut. Om du hellre inte tar vårt ord för det, koppla från internet och testa, verktygen fungerar fortfarande offline.

Nästa gång utläggsrapporten ska in, hoppa över mappen med lösa bilder. Kombinera kvitton, krymp filen, skicka in, klart.