Госсектор: работайте с делами граждан, не загружая их данные

В руках государственной администрации оказываются одни из самых чувствительных данных, какие только бывают, — и выбора у неё нет. В заявлении на пособие расписано всё финансовое положение человека. В личном деле может лежать скан паспорта, медицинская справка, выписка об отсутствии судимости, данные ребёнка. Граждане не дают согласия добровольно — им приходится передавать эти сведения, чтобы получить услугу, на которую они имеют право. И это поднимает планку того, как с их документами обращаются.

А дальше у сотрудника появляется совершенно рядовая задача. Объединить документы из дела в один PDF. Сжать отсканированную папку, чтобы она пролезла в почту. Сделать старый скан доступным для поиска. Самый быстрый способ сделать каждое из этих дел — бесплатный онлайн-сервис, и именно через эту быстроту данные гражданина оказываются на сервере, который администрация никогда не проверяла.

Здесь действует другой стандарт

Когда с данными небрежна частная компания — это утечка. Когда с данными граждан небрежен государственный орган — это ещё и предательство доверия, которое люди были вынуждены оказать. Данные собирались на основании закона, часто без реальной альтернативы для человека, и это влечёт обязанность их защищать — более высокую, а не более низкую, чем у частного сектора.

Типичный онлайн-инструмент для PDF загружает файл на свой сервер, обрабатывает его там и потом удаляет по расписанию, которое никто не может проверить. Для дела гражданина это передача персональных данных неизвестной третьей стороне, часто в другой юрисдикции, на условиях, которых никто в учреждении не читал. Это ровно тот вид неконтролируемой обработки, ради предотвращения которого и существуют правила работы с данными в госсекторе. «Это же было всего лишь чтобы объединить PDF» — не та фраза, которую хочется увидеть в отчёте об инциденте.

Как reader.me вписывается в госсектор

reader.me работает целиком в браузере. Загрузки нет, потому что нет сервера, который выполнял бы работу: движок запускается на собственном компьютере учреждения, прямо во вкладке браузера.

Поэтому, когда сотрудник объединяет дело, браузер считывает документы в память на этом компьютере, соединяет их прямо там и выдаёт результат. PDF гражданина никуда не уходит. Для государственного органа это разница между рутинной работой и передачей данных, подлежащей отчётности. Файл всё время остаётся внутри учреждения.

И это можно проверить, что важно, когда вопрос задаёт ответственный за защиту данных или аудитор. Откройте любой инструмент reader.me, откройте инструменты разработчика (F12) и следите за вкладкой Network во время обработки файла. Ничего не загружается. Отключите машину от интернета — всё по-прежнему работает, потому что данные и не собирались никуда уходить.

Повседневные задачи офиса — внутри стен учреждения

• Соберите дело. Объедините заявление, подтверждающие документы и переписку в один PDF — локально.
• Сожмите для внутренних систем. Сканы тяжёлые, а лимиты почты и систем документооборота реальны. Сожмите PDF, никуда предварительно не отправляя документы гражданина.
• Сделайте архивную запись доступной для поиска. Старые сканы становятся доступными для поиска после OCR, и сотрудники наконец могут найти нужное. Скан остаётся на машине.
• Добавьте официальную подпись. Подпишите решение или форму инструментом подписи — без стороннего сервиса подписания, который держал бы документ у себя.
• Защитите то, что отправляете. Отправляете гражданину его же файл или передаёте дело между отделами? Поставьте пароль и передайте ключ отдельным каналом.

Подотчётность встроена, а не обещана

Государственные органы обязаны уметь отчитаться о том, что происходит с данными, которые они держат. Это трудно делать честно, когда часть рабочего процесса проходит через чужие серверы, чьим политикам удаления приходится верить на слово. Обработка в браузере закрывает этот разрыв: нет третьей стороны, за которую нужно отчитываться, потому что её просто нет. Файл идёт от гражданина к компьютеру учреждения и туда, где он должен оказаться, — и ни через какой PDF-сервис между ними.

К тому же сотрудник не должен выбирать между тем, чтобы сделать работу, и тем, чтобы защитить человека, чьё это дело. Инструмент, работающий локально, снимает этот выбор. Гражданин передал свои данные, потому что был вынужден. Сохранить их внутри учреждения на каждом шаге — это самое меньшее, что администрация ему должна. Откройте инструменты для PDF, сделайте работу в браузере — и данные останутся там, где этого требует общественное доверие.