Финансовые и консалтинговые фирмы: PDF с банковскими данными под защитой

Финансовый офис держится на документах, которые читаются как карта всей чьей-то жизни. Банковские выписки, показывающие каждую чашку кофе и каждое поступление зарплаты. Налоговые декларации. Справки о владении счетами. Кредитные договоры с IBAN, напечатанными сверху. Инвестиционные сводки с остатками до копейки. Если вы работаете в консалтинге, управлении капиталом или финансовом планировании, это ваше сырьё, и почти всё оно приходит в виде PDF.

Дальше начинается скучная часть. Выписку нужно объединить за последние три месяца в один файл. Подписанное поручение нужно сжать, чтобы оно уложилось в лимит загрузки на портал. Договору на оказание услуг нужна подпись, прежде чем банк сделает перевод. Ничего из этого не сложно. Вопрос в том, где это происходит.

Что на самом деле напечатано на этих страницах

Полезно быть конкретным насчёт того, что на странице, когда финансовый PDF уходит из ваших рук.

Одна банковская выписка обычно несёт полный номер счёта или IBAN, имя и адрес владельца счёта и пооперационную запись о том, как этот человек живёт. Налоговая декларация добавляет национальный идентификатор, заявленный доход, вычеты, а часто и данные партнёра. Справка по счёту связывает реального человека с реальным остатком. Сложите несколько таких вместе — и у вас достаточно, чтобы выдать себя за кого-то в его собственном банке или построить пугающе полный портрет его финансов.

Это и есть те данные, которые вы перемещаете каждый раз, когда приводите PDF в порядок перед отправкой.

Загрузка, которую никто не считает загрузкой

Большинство онлайн-инструментов для PDF под капотом работают одинаково. Ваш файл уходит на их сервер, объединение или сжатие выполняется там, а результат возвращается обратно. Страница, обещающая «файлы удаляются через час», может это и имеет в виду. Вы всё равно не можете это проверить, а регулятор не примет «так было написано на сайте» в качестве вашей должной осмотрительности.

Как только банковская выписка клиента оказывается на сервере третьей стороны, пусть даже на минуту, контроль потерян. Логи и резервные копии могут хранить копии дольше обещанного срока. Сервер могут взломать. Инструмент может работать на инфраструктуре, которая ему не принадлежит, прогоняя файл через хранилища и очереди обработки, о которых вам не сказали. Выписка, которая никогда не покидает вашу машину, не сможет всплыть в утечке где-то ещё.

Для финансовых фирм это не абстрактная тревога. Вы регулируемый бизнес, работающий именно с теми данными, которые больше всего нужны мошенническим группам. Номер счёта и имя, вытащенные из утёкшей выписки, — отправная точка для социальной инженерии против банка клиента. Утечка не обязана быть вашей, чтобы последствия легли на вас.

Что правила ожидают от вас

Когда финансовая или консалтинговая фирма работает с документами клиента, GDPR рассматривает эти данные как нечто, что вы держите в доверии, а не то, что можно прогнать через любой бесплатный сайт, который попался под руку. Вы обрабатываете персональные данные от имени других, и с этим связаны обязанности.

От вас ожидают применения соответствующих технических мер для их защиты (статья 32). Финансовые данные несут дополнительный вес, потому что вред от их раскрытия прямой и немедленный. Вы должны знать каждую сторону в цепочке, а случайный сайт для PDF, который принимает загруженный файл, — это третья сторона в этой цепочке, обычно без договора и без понятия, кто вы. Если такой сайт взломают, расплачивается клиент, чья выписка была раскрыта, а объяснять, почему файл там оказался, придётся вашей фирме.

Загрузить налоговую декларацию клиента в незнакомый инструмент ради экономии тридцати секунд трудно оправдать перед любым, кто позже спросит. Большинство тех, кто так делает, просто никогда не представляли, как файл покидает здание. Инструмент казался калькулятором.

Держите файл на устройстве

Существует другой тип инструмента для PDF. Вместо отправки файла на сервер он выполняет всю операцию внутри браузера. Код один раз скачивается на ваше устройство, PDF открывается и меняется в собственной памяти браузера, а готовый файл сохраняется прямо обратно на ту же машину. Документ никуда не путешествует.

Именно так работает reader.me, и поэтому он подходит для финансовых документов. Когда вы сжимаете PDF, чтобы уложить подписанное поручение в лимит размера портала, файл обрабатывается на вашем компьютере, в вашем браузере. К нам ничего не загружается, потому что нет серверного шага, на который можно было бы загрузить. Закройте вкладку — и рабочая память исчезла.

Вам не нужно принимать это на веру. Откройте в браузере DevTools, перейдите на вкладку Network, запустите сжатие и наблюдайте. Ни один запрос не выносит ваш файл наружу. Если банковской выписки нет в теле ни одного запроса, она никуда не отправлялась. Эту проверку можно провести один раз и показать своему специалисту по комплаенсу.

Защита и подпись — тоже на вашей машине

Две задачи постоянно возникают в финансовой работе, и обе могут оставаться локальными.

Первая — заприть файл. Прежде чем отправить клиенту его выписку по почте или передать налоговую сводку третьей стороне, вы можете добавить пароль к PDF, чтобы файл открыл только тот, кому он предназначен. Шифрование применяется в вашем браузере, на вашем устройстве. Незащищённый оригинал никогда не покидает вашу машину, как и пароль.

Вторая — подпись. Договоры на оказание услуг, поручения и разрешения требуют подписи, и обычный рефлекс — распечатать, подписать, отсканировать и загрузить на какой-нибудь сайт для подписи. Вместо этого вы можете подписать PDF в браузере, поставить подпись на страницу и сохранить подписанный файл локально. Ни принтера, ни загрузки, ни третьей стороны, держащей документ, который разрешает движение денег.

Сделайте это привычкой, а не разовым действием

Сдвиг невелик. Прежде чем любой финансовый PDF клиента попадёт в веб-инструмент, спросите, обрабатывается ли он в браузере или на сервере. Если не можете понять, проведите тест с DevTools один раз и закройте вопрос. Выберите инструмент, работающий на стороне клиента, сделайте его умолчанием для фирмы, а затем впишите это в свои процедуры, чтобы это пережило следующего новичка.

Это к тому же быстрее. Никакого кругового рейса загрузки-скачивания, и это продолжает работать, когда офисное соединение пропадает. Для документа, где перечислены IBAN клиента и три месяца его трат, сделать это правильно — не лишняя работа. Это и есть работа.

Чтобы увидеть более широкую картину того, почему загрузка чувствительных файлов вообще проблема, прочитайте наш материал о GDPR и загрузке PDF.