Как объединить сканы чеков в один PDF для авансового отчёта

Конец месяца, а телефон забит фотографиями чеков: такси, счёт из отеля, два обеда, картридж для принтера, который вас в последний момент попросили купить. Система учёта расходов требует один файл на отчёт, а не четырнадцать кривых JPG с именами вроде IMG_4821–IMG_4834. В итоге вы либо мучаетесь с приложением на телефоне, которое криво обрезает кадры, либо садитесь за ноутбук и делаете всё как следует.

Сделать всё как следует на самом деле быстрее, чем кажется, и заодно решает проблему, о которой обычно не думают, пока не обожгутся: на таких фото часто виден номер карты, адрес отеля, иногда — полное имя и подпись. Это не то, что стоит прогонять через случайный онлайн-конвертер.

Почему один PDF лучше папки с фотографиями

Бухгалтерия обрабатывает авансовые отчёты, а не расследует их. Один PDF со всеми чеками по порядку, в правильной ориентации, — это документ, который проверяющий открывает один раз и просматривает за тридцать секунд. Папка с разрозненными снимками — часть повёрнута боком, часть смазана, а один и тот же чек случайно сфотографирован дважды — вызывает только вопросы и задержки.

Есть и аспект аудита. Многие компании обязаны хранить подтверждающие документы по расходам годами. Папка с изображениями, которую любой с доступом может переупорядочить, удалить или переименовать, — так себе доказательство. Один объединённый файл PDF с нумерацией страниц гораздо ближе к тому, что реально хочет видеть аудитор.

Как это сделать

Не нужно конвертировать каждый чек отдельно, а потом объединять результаты. Всё делается в два коротких шага.

1. Превратите фото в PDF. Откройте «Изображения в PDF» и добавьте фотографии чеков. Здесь важен порядок — большинство инструментов позволяют перетаскивать миниатюры, так что расставьте их так, как ожидает ваш отчёт: обычно безопаснее всего хронологический порядок. Если пара снимков вышла боком, поверните их перед объединением — исправить одну страницу сейчас гораздо проще, чем заметить проблему позже, когда она уже погребена внутри файла из двенадцати страниц.

2. Сожмите файл перед отправкой. Камеры телефонов создают крупные изображения, и дюжина таких фото, собранных в PDF, легко может весить 20–30 МБ. Большинство порталов для авансовых отчётов ограничивают загрузку куда более скромным лимитом, да и почтовые вложения такого размера часто не проходят. Прогоните результат через «Сжатие PDF», и обычно получится файл в разы меньше, но всё ещё вполне читаемый для того, кто будет его проверять. Чекам не нужно типографское качество — им нужно быть читаемыми, так что здесь обычно можно смело выбирать агрессивное сжатие.

Вот и весь процесс: фотографии на входе, один PDF на выходе — достаточно компактный, чтобы прикрепить его куда угодно.

Несколько советов, которые сделают результат аккуратнее

Если приложение камеры позволяет, обрежьте стол, кошелёк или край руки перед объединением. Мелочь, но она делает итоговый PDF похожим на осознанно подготовленный документ, а не на стопку случайных снимков. Если система учёта расходов требует группировать чеки по категориям (командировки, питание, расходники), лучше собрать отдельный небольшой PDF для каждой категории, а не один гигантский файл на пятьдесят страниц в случайном порядке — проверяющий скажет вам спасибо.

Если вы обрабатываете отчёты за других людей — например, вы офис-менеджер, собирающий чеки со всей команды, — не поддавайтесь искушению сначала переслать все фотографии в общую папку. Объединяйте чеки каждого человека в его собственный PDF по мере поступления. Так аккуратнее, и вы не держите чужие платёжные данные у себя дольше, чем нужно.

Почему важно делать это именно в браузере

Фотографии чеков — это персональные финансовые данные: реквизиты карты, места покупок, иногда домашний адрес на квитанции о доставке. Многие бесплатные онлайн-инструменты «объединить изображения в PDF» работают так: загружают ваши файлы на сервер, обрабатывают их и присылают ссылку обратно. У вас нет никакой возможности узнать, сколько времени эти изображения там хранятся и кто ещё может их увидеть.

reader.me работает полностью в вашем браузере. Когда вы объединяете или сжимаете чеки, изображения не покидают ваше устройство — нет ни загрузки, ни копии на сервере, ни ожидания в чужой очереди. Это можно проверить самостоятельно: откройте инструменты разработчика в браузере, понаблюдайте за вкладкой «Сеть» во время обработки файла, и вы увидите, что наружу ничего не уходит. А если не хотите верить на слово — отключитесь от интернета и попробуйте: инструменты по-прежнему будут работать в офлайне.

В следующий раз, когда придёт срок сдачи авансового отчёта, забудьте про папку с разрозненными фото. Объедините чеки, уменьшите размер файла, отправьте — готово.