Бухгалтерские и аудиторские фирмы: архивируйте документы клиентов в PDF/A

Аудиторское дело не заканчивается, когда цифры сошлись. Оно заканчивается, когда рабочие документы, подтверждения от клиента, оборотно-сальдовая ведомость и итоговая записка с подписью заархивированы в форме, которая по-прежнему откроется без изменений, если через семь лет её запросит регулятор. Именно на этом последнем шаге — архивировании — многие бухгалтерские фирмы незаметно срезают углы, потому что происходит это в самом конце долгого проекта, когда всем уже хочется просто закрыть дело и двигаться дальше.

Обходной путь обычно один и тот же: экспортировать всё в PDF, перетащить файлы в первый попавшийся бесплатный инструмент для объединения PDF, открытый в браузерной вкладке, и сохранить результат. Сегодня это работает. А вот будет ли это по-прежнему работать — и по-прежнему доказывать то, что должно доказывать, — в 2033 году, это уже другой вопрос.

Почему обычный PDF — это не архив

Обычный PDF может зависеть от вещей, находящихся вне самого файла: шрифта, установленного на вашем компьютере, цветового профиля из драйвера принтера, иногда даже подключения к интернету для встроенного контента. Ничто из этого не гарантированно будет доступно, когда кто-то откроет файл через десять лет на другой системе. Документ может отобразиться не тем шрифтом, с пропавшими символами или с макетом, слегка отличающимся от того, что реально было согласовано и подписано.

Для аудиторского следа это «слегка отличается» — вполне реальная проблема. Если рабочий документ нужно предъявить регулятору или суду, он должен доказуемо оставаться тем же самым документом, который был подшит в дело, а не приблизительной копией, чей вид зависит от того, какое именно приложение его открыло.

Именно для этого существует PDF/A. Это стандартизированное ISO подмножество PDF, созданное специально для долгосрочного архивирования: шрифты встроены прямо в файл, цвет определён самодостаточным образом, а всё, что зависит от внешних ресурсов или нестабильного поведения, попросту запрещено. Файл PDF/A спроектирован так, чтобы выглядеть одинаково когда угодно, где угодно и в любом ПО, которым его откроют, — включая ПО, которого пока даже не существует.

Вопрос не только технический, но и вопрос комплаенса

Большинство норм регулирования аудита и бухучёта не требуют «использовать именно PDF/A» дословно, но требуют, чтобы записи хранились, оставались читаемыми и неизменёнными в течение установленного срока — часто от пяти до десяти лет, в зависимости от юрисдикции и типа проекта. Формат, который со временем способен незаметно менять своё отображение, усложняет выполнение этого обязательства по хранению. Формат, изначально спроектированный так, чтобы «плыть» не мог, делает его выполнение простым.

Есть ещё и вопрос метаданных. Аудиторским файлам часто нужно сохранять информацию о том, кто и когда подготовил документ, независимо от видимого содержимого. Метаданные, встроенные в PDF, — дата создания, автор, иногда отметка времени проверки — становятся частью записи, и их стоит проверить перед архивированием, а не оставлять такими, какими их случайно записал инструмент экспорта по умолчанию.

Рабочий процесс архивирования, который реально применим

Вот вариант процесса, который вписывается в то, как большинство проектов закрываются на практике.

1. Сначала завершите сборку файла. Объедините рабочие документы, подтверждения и итоговую записку в один документ, в том порядке, в котором его должны просматривать. Если файлу нужна внутренняя навигация, добавьте закладки для каждого раздела — оборотно-сальдовая ведомость, подтверждения, записка, приложения, — чтобы через несколько лет проверяющий мог найти нужный раздел, не пролистывая пятьдесят страниц.
2. Конвертируйте в PDF/A уже готовый, собранный файл, а не каждую часть по отдельности. Выполнив конвертацию один раз, в самом конце, вы сохраняете согласованность встроенных шрифтов и структуры по всему архиву — в отличие от конвертации каждого исходного документа по отдельности.
3. Проверьте метаданные перед подачей в архив. Убедитесь, что поля автора и даты отражают реальный проект, а не заглушку, оставшуюся с той рабочей станции, с которой экспортировали файл.
4. Сохраните файл PDF/A в вашей системе хранения записей и относитесь к нему как к эталонной версии — той, которую поднимут, если кто-то когда-либо попросит показать файл снова.

Для всего этого не нужно специализированное архивное ПО. Наш конвертер в PDF/A выполняет шаг конвертации прямо в вашем браузере, и весь описанный выше процесс можно провести, не загрузив на сторону ни одного рабочего документа.

Почему это важно для конфиденциальных файлов клиентов

Рабочие документы аудита — одни из самых чувствительных документов, какие вообще бывают в фирме: в них содержится полная финансовая картина клиента, часто включая цифры, которые ещё не были обнародованы. Пропустить такой файл через случайный онлайн-конвертер значит, что он на короткое время окажется на сервере, который вы не контролируете, под логированием сервиса, который вы никогда не проверяли, — и это именно в тот момент, когда запись должна быть надёжно закрыта, а не подвергнута дополнительному риску.

Поскольку наши инструменты работают полностью в браузере на базе WebAssembly, объединение, добавление закладок и конвертация в PDF/A — всё это происходит на вашем собственном компьютере. Файл считывается в память браузера, обрабатывается там же и сохраняется обратно на ваше устройство. Ничего не загружается наружу, а значит, на сервере не остаётся ничего, что кто-то мог бы обнаружить впоследствии. Убедиться в этом можно самостоятельно: откройте инструменты разработчика в браузере, следите за вкладкой «Сеть» во время конвертации файла — вы увидите, как загружаются собственные ресурсы страницы, но ни одного запроса, уносящего ваш документ, не будет.

Привычка, которую стоит выработать

Архивирование не должно быть торопливым последним шагом проекта. Собрать финальный файл с правильной структурой, конвертировать его в PDF/A и проверить метаданные — это занимает всего несколько лишних минут именно в тот момент, когда вы и так уже закрываете дело. Но эти несколько минут — и есть разница между архивом, который сможет доказать сам себя и через десять лет, и тем, который однажды тихо перестанет открываться так, как должен.