Загружает ли ваш бухгалтер ваши расчётные листки на случайные PDF-сайты?

Подумайте, кто держал в руках ваш расчётный листок в этом году. Вы, ваш работодатель и почти наверняка бухгалтер или расчётный отдел. А теперь вспомните момент, когда этот PDF нужно было объединить с прошлым месяцем или разделить на отдельные страницы для банка. Где это произошло?

Для многих специалистов ответ — это бесплатный сайт, найденный на первой странице результатов поиска. Они перетаскивают туда ваш расчётный листок, нажимают кнопку, скачивают результат и идут дальше. Это работает. И это также означает, что ваша зарплата, ваши банковские реквизиты и номер вашего удостоверения личности только что отправились на сервер, о котором вы никогда не слышали.

Вот об этом и стоит поговорить.

Документы, которые проходят через чужие руки

Свои чувствительные PDF вы обрабатываете редко. Они проходят через посредников.

Расчётные отделы и бухгалтеры видят расчётные листки, договоры, налоговые декларации и банковские справки. Отделы кадров работают со сканами документов, номерами социального страхования, больничными листами, а иногда и медицинскими справками. Юридические фирмы имеют дело со всем — от документов о разводе до бумаг о наследстве. Администратор клиники объединяет направления и результаты анализов в один файл для страховой компании.

Каждому из этих людей в какой-то момент нужно сделать с PDF что-то скучное. Объединить четыре файла в один. Вытащить страницы с 3 по 7 из 40-страничного скана. Уменьшить файл, чтобы он поместился в письмо. Ничего из этого не выглядит престижной работой, и именно поэтому она делается в том инструменте, который быстрее всего, а не в том, который безопаснее всего.

«Удаляется через час» — это не гарантия

Большинство онлайн-инструментов для PDF загружают ваш файл на свой сервер, выполняют операцию там и отправляют вам результат обратно. Маленькая надпись «ваши файлы удаляются через 1 час» может быть совершенно искренней. Проблема в том, что вы не можете это проверить — и бухгалтер, который пользуется таким инструментом, тоже не может.

Как только расчётный листок оказывается на чужом сервере, пусть даже ненадолго, несколько вещей выходят из-под контроля у всех. Логи и резервные копии могут хранить копии дольше обещанного срока. Сам сервер могут взломать. Инструмент может работать на инфраструктуре, которая ему не принадлежит, пропуская ваш файл через хранилища и очереди обработки, о которых никто не упоминал. Документ, который никогда не покидает ноутбук, не может утечь при взломе, происходящем где-то ещё.

Для отпускной фотографии это никого не волнует. Для файла с вашей зарплатой и номером удостоверения личности расчёт совсем другой.

Чего на самом деле требует от них GDPR

Вот часть, которую специалисты иногда пропускают. Когда бухгалтер или отдел кадров работают с вашими данными, GDPR не относится к ним как к их личным вещам, с которыми можно делать что угодно. Они обрабатывают персональные данные от имени других людей, а это влечёт за собой обязанности.

От них ожидается применение соответствующих технических мер для защиты этих данных (статья 32). Они должны знать, с кем они этими данными делятся, а случайный PDF-сайт, который принимает загруженный файл, — это третья сторона в этой цепочке. Если они передают ваши данные обработчику, между ними должен быть договор, регулирующий это. А если такой сайт подвергнется взлому, расплачиваться будут именно те, чьи расчётные листки оказались раскрыты, — нервами, а то и хуже.

Загрузку налоговой декларации клиента в неизвестный бесплатный инструмент ради экономии тридцати секунд трудно совместить с чем-либо из этого. Большинство специалистов, которые так делают, просто никогда не задумывались, куда уходит файл. Инструмент казался калькулятором, а не передачей данных.

Решение: оставить файл на устройстве

Существует категория PDF-инструментов, которая работает иначе. Вместо того чтобы отправлять ваш файл на сервер, она выполняет всю операцию прямо в браузере. Код один раз загружается на устройство, ваш PDF открывается и изменяется в собственной памяти браузера, а готовый файл сохраняется обратно на ту же машину. Документ никуда не уходит.

Именно так работает reader.me, и поэтому он подходит для чувствительных документов. Когда расчётный отдел использует наш инструмент объединения PDF, чтобы соединить стопку расчётных листков, эти файлы обрабатываются на их компьютере, в их браузере. К нам ничего не загружается, потому что нет серверного шага, на который можно было бы что-то загрузить. Закройте вкладку — и рабочая память исчезла.

И вам не обязательно верить на слово. Откройте в браузере DevTools, перейдите на вкладку Network, запустите объединение и наблюдайте: ни один запрос не выносит ваш файл наружу. Если файла нет ни в одном теле запроса, значит, он никуда не отправлялся.

Что действительно стоит сделать

Если вы специалист, измените одну привычку. Прежде чем поместить расчётный листок или договор клиента в веб-инструмент, спросите себя: обрабатывает ли он данные в браузере или на сервере? Если непонятно — проведите тест с DevTools один раз и выясните. Выберите инструмент, работающий на стороне клиента, и сделайте его инструментом по умолчанию. Так всё равно быстрее, ведь нет цикла загрузки и скачивания, и он продолжает работать, когда офисный Wi-Fi пропадает.

Если вы клиент, вы вправе спросить. В следующий раз, когда ваша бухгалтерия или отдел кадров будут работать с вашими документами, спросите, как они обрабатывают ваши PDF и покидают ли файлы их компьютер. Хороший ответ — «всё остаётся на нашей машине». Пожимание плечами — повод копнуть глубже. На этих страницах ваша зарплата и ваше удостоверение личности, и спросить, куда они уходят, — совершенно разумно.

Сама работа обыденна. Объединить несколько файлов — дело секунд. Вопрос лишь в том, происходят ли эти секунды на вашем устройстве или на сервере незнакомца, и для расчётного листка этот вопрос стоит решить правильно.