Setor público: tratar processos de cidadãos sem fazer upload dos seus dados

Uma administração pública guarda alguns dos dados mais sensíveis que existem, e não escolhe quais. Um requerimento de prestações sociais expõe toda a situação financeira de alguém. Um processo pode conter a digitalização de um documento de identidade, um atestado médico, um registo criminal, os dados de uma criança. Os cidadãos não decidem livremente entregar isto; têm de o fazer para obter um serviço a que têm direito. E isso eleva a fasquia de como os seus ficheiros devem ser tratados.

Depois, um funcionário tem uma tarefa perfeitamente banal para resolver. Juntar os documentos de um processo num único PDF. Comprimir uma pasta digitalizada para caber no sistema de correio eletrónico. Tornar pesquisável um registo antigo digitalizado. A forma rápida de fazer cada uma destas coisas é uma ferramenta online gratuita, e é precisamente por essa via rápida que os dados de um cidadão acabam num servidor que a administração nunca verificou.

Aqui aplica-se uma exigência diferente

Quando uma empresa privada é descuidada com os dados, há uma violação. Quando um organismo público é descuidado com os dados dos cidadãos, há também uma quebra de uma confiança que as pessoas não puderam evitar dar. Os dados foram recolhidos ao abrigo de uma autoridade legal, muitas vezes sem alternativa real para a pessoa, e isso traz consigo um dever de proteção que é mais elevado, e não mais baixo, do que o do setor privado.

Uma ferramenta de PDF online típica faz o upload do ficheiro para o seu servidor, processa-o lá e elimina-o mais tarde, segundo um calendário que ninguém consegue verificar. Para o processo de um cidadão, isso é uma transferência de dados pessoais para um terceiro desconhecido, frequentemente noutra jurisdição, regida por termos que ninguém no serviço leu. É exatamente o tipo de tratamento descontrolado que as regras de proteção de dados do setor público existem para prevenir. “Foi só para juntar o PDF” não é algo que se queira ver num relatório de incidentes.

Como o reader.me se encaixa no setor público

O reader.me funciona inteiramente no navegador. Não há upload porque não há servidor a fazer o trabalho; o motor corre na própria máquina do serviço, dentro do separador do navegador.

Por isso, quando um funcionário junta um processo, o navegador lê os documentos para a memória desse computador, combina-os ali mesmo e produz o resultado. O PDF do cidadão nunca viaja. Para um organismo público, essa é a diferença entre trabalho de rotina e uma transferência de dados sujeita a comunicação. O ficheiro permanece dentro do serviço a todo o momento.

E é verificável, o que importa quando um encarregado de proteção de dados ou um auditor faz perguntas. Abre qualquer ferramenta do reader.me, abre as ferramentas de programador (F12) e observa o separador Rede enquanto processas um ficheiro. Nada é enviado. Desliga a máquina da internet e continua a funcionar, porque os dados nunca iam sair.

As tarefas diárias do serviço, mantidas dentro de portas

• Montar um processo. Junta o requerimento, os documentos de apoio e a correspondência num único PDF, localmente.
• Comprimir para os sistemas internos. Os ficheiros digitalizados são pesados e os limites do correio eletrónico ou da gestão documental são reais. Comprime o PDF sem enviar antes os documentos do cidadão para lado nenhum.
• Tornar pesquisável um registo arquivado. Ficheiros antigos digitalizados tornam-se pesquisáveis depois do OCR, para que o pessoal consiga mesmo encontrar o que precisa. A digitalização fica na máquina.
• Adicionar uma assinatura oficial. Assina uma decisão ou um formulário com a ferramenta de assinatura, sem nenhum serviço de assinatura externo a guardar o documento.
• Proteger o que envias. Vais enviar a um cidadão o seu próprio ficheiro, ou passá-lo entre departamentos? Protege-o com uma palavra-passe e partilha a chave em separado.

Responsabilidade incorporada, não prometida

Os organismos públicos têm de conseguir prestar contas sobre o que acontece aos dados que guardam. Isso é difícil de fazer com honestidade quando parte do fluxo de trabalho passa por servidores externos cujas políticas de eliminação se aceitam por fé. Processar no navegador fecha essa lacuna: não há terceiro por quem prestar contas, porque simplesmente não existe. O ficheiro vai do cidadão para a máquina do serviço, e daí para onde tem de ir, sem nenhum serviço de PDF pelo meio.

Um funcionário também não deveria ter de escolher entre despachar o trabalho e proteger a pessoa de quem é o ficheiro. Uma ferramenta que corre localmente elimina essa escolha. O cidadão entregou os seus dados porque tinha de o fazer. Mantê-los dentro do serviço, a cada passo, é o mínimo que a administração lhe deve. Abre as ferramentas de PDF, faz o trabalho no navegador, e os dados ficam onde a confiança pública exige que fiquem.