Seguros: lide com apólices e sinistros sem enviar dados dos clientes

Seguro é um negócio de papelada, e a papelada é pessoal. Um único processo de sinistro pode conter o nome completo e o endereço de um cliente, seus dados bancários, um laudo médico, fotos de um acidente, a digitalização de um documento, um boletim de ocorrência. Uma proposta de apólice reúne, num pacote só, o retrato financeiro e de saúde de alguém. Corretores, reguladores de sinistros e a equipe da agência movem documentos como esses o dia inteiro.

E o dia inteiro há pequenas tarefas de PDF a fazer com eles. Juntar os documentos de um sinistro num só arquivo para o subscritor. Comprimir uma pasta de fotos para caber num e-mail. Tornar pesquisável um laudo médico digitalizado. A maneira rápida de fazer cada uma dessas coisas é uma ferramenta online, e é exatamente aí que os dados pessoais escapam discretamente das mãos da agência.

O que está em jogo quando um processo vai para um servidor

Um processo de sinistro não é um documento genérico. Em muitos casos é dado pessoal de categoria especial, informação médica sobretudo, e pertence a alguém que confiou na agência. As regras de proteção de dados o tratam à altura: você é responsável por onde ele vai e por quem o processa.

Uma ferramenta de PDF online gratuita típica funciona enviando o arquivo para o servidor dela, processando ali e apagando depois num cronograma que você não consegue verificar. Para um sinistro com o histórico médico e o documento de um cliente lá dentro, isso é uma transferência a um terceiro desconhecido, o tipo de coisa que vira um incidente de notificação obrigatória se algo der errado, e uma conversa difícil com um cliente cujos dados foram parar onde não deveriam. “Era só para comprimir as fotos” não é uma defesa que ninguém queira ter de dar.

Como o reader.me muda a conta

O reader.me roda inteiramente no seu navegador. Não há envio porque não há servidor fazendo o trabalho; o motor roda no seu próprio computador, dentro da aba do navegador.

Então, quando você junta os documentos de um sinistro, o navegador lê os arquivos na memória da sua máquina, combina ali mesmo e te dá o resultado. Os dados do cliente nunca viajam. Para uma agência, essa é a diferença entre uma tarefa rotineira e uma transferência de dados pela qual você teria de prestar contas. O arquivo fica dentro do seu escritório o tempo todo.

Você pode provar isso para si mesmo, e para um encarregado de conformidade. Abra qualquer ferramenta do reader.me, abra as ferramentas de desenvolvedor (F12) e observe a aba Rede enquanto processa um processo de sinistro. Nada é enviado. Desconecte-se totalmente da internet e continua funcionando, porque os dados nunca estavam saindo, para começar.

As tarefas diárias de seguros, mantidas dentro de casa

• Montar um processo de sinistro. Junte o laudo, as fotos, os recibos e os formulários num PDF limpo para o subscritor, localmente.
• Comprimir para enviar. Fotos de acidente e digitalizações geram arquivos pesados. Comprima-os para caber num e-mail ou no limite de um portal sem antes enviar os documentos do cliente.
• Tornar um laudo digitalizado pesquisável. Um laudo médico recebido por fax ou digitalizado é apenas uma imagem até você rodar o OCR, para poder pesquisar e referenciá-lo. A digitalização fica na sua máquina.
• Assinar uma apólice. Adicione uma assinatura a um documento de apólice ou a um formulário de sinistro com a ferramenta de assinatura, sem impressão, sem um serviço de assinatura de terceiros guardando o arquivo.
• Proteger o que você envia. Vai enviar por e-mail uma apólice com dados pessoais a um cliente? Bloqueie-a com senha primeiro e compartilhe a chave por outro canal.

É assim que a “minimização de dados” se parece na prática

Conversa sobre proteção de dados pode soar abstrata até que seja uma terça-feira e você tenha quarenta sinistros para processar. O princípio prático por trás disso é simples: os dados do cliente devem passar pelo menor número de mãos possível. Cada servidor por onde um arquivo passa é mais uma parte que pode ser invadida, intimada ou simplesmente descuidada.

Processar no navegador é a versão mais limpa desse princípio. O número de partes extras que lidam com o arquivo não é reduzido a um punhado de confiança; é zero. O documento vai do cliente, para a sua máquina, até onde quer que deva chegar, e não passa por um único serviço de PDF no meio.

Para as agências e para quem elas prestam contas

Se você administra uma agência, isso também é mais fácil de sustentar. Você pode dizer a um cliente, honestamente, que o sinistro dele foi tratado sem ser enviado a serviços externos. Pode mostrar a um auditor que a ferramenta que você usa não transmite arquivos. Você não depende da promessa de exclusão de um terceiro; não há nada para apagar porque nada foi enviado.

Seguro sempre será uma enxurrada de PDFs cheios dos detalhes mais sensíveis de outras pessoas. As tarefas não mudam. Para onde os arquivos vão, sim. Abra as ferramentas de PDF, faça o trabalho no navegador e mantenha os dados dos seus clientes onde eles confiaram que você os manteria.