Recrutadores: tratar CVs e dados de candidatos sem os carregar

Um recrutador lida com um fluxo constante de dados pessoais de outras pessoas, muitas vezes de centenas ao mesmo tempo. Cada CV é um nome, dados de contacto, historial profissional e, por vezes, uma fotografia, uma data de nascimento, uma morada. Junte-lhe digitalizações de documentos de identificação, cartas de referência, resultados de verificações de antecedentes e comprovativos de autorização de trabalho, e o processo de um único candidato torna-se um pacote bem arrumado precisamente daqueles dados que tanto interessam aos ladrões de identidade como aos reguladores de proteção de dados. Os candidatos entregam tudo isto na esperança de um emprego, confiando que será bem cuidado.

E o trabalho está cheio de pequenas tarefas com PDFs. Juntar um CV, uma carta de apresentação e referências num único ficheiro do candidato. Comprimir uma pasta de documentos digitalizados para enviar a um responsável de contratação. Extrair o texto de um CV para o registar. Cada uma é rotineira, e cada uma é um momento em que, com a ferramenta errada, os dados pessoais de um candidato acabam carregados num servidor que ninguém verificou.

Os dados dos candidatos são dados pessoais

É fácil pensar num CV como apenas um documento, mas é um ficheiro denso de informação pessoal sobre uma pessoa real que não consentiu que fosse passada por serviços de terceiros. A lei de proteção de dados trata os dados dos candidatos como quaisquer outros dados pessoais: recolhidos para uma finalidade, tratados com cuidado, não partilhados com partes que nada têm a ver com isso. As verificações de antecedentes e os documentos de identificação aumentam ainda mais o risco.

Uma típica ferramenta de PDF gratuita online carrega o seu ficheiro para o servidor dela, processa-o e apaga-o mais tarde, num temporizador que não pode verificar. Para uma pilha de CVs e digitalizações de identificação, isto é uma transferência de uma grande quantidade de dados pessoais para um terceiro desconhecido. Um candidato que nunca chegou a conseguir o emprego não ficaria nada satisfeito ao saber que o seu CV e a digitalização do passaporte foram carregados para um site qualquer só para juntar um PDF.

Como o reader.me se encaixa no recrutamento

O reader.me funciona inteiramente no seu navegador. Não há carregamento porque nenhum servidor faz o trabalho; o motor corre na sua própria máquina, dentro do separador do navegador.

Por isso, quando junta os documentos de um candidato, o seu navegador lê-os para a memória do seu computador, combina-os ali mesmo e dá-lhe o resultado. O PDF do candidato nunca viaja. Para quem trata candidaturas de outras pessoas, esta é a diferença entre trabalho rotineiro e uma transferência de dados pela qual teria de responder. O ficheiro permanece na sua máquina o tempo todo.

E é verificável, o que importa quando um candidato ou um responsável pela proteção de dados pergunta como são tratadas as candidaturas. Abra qualquer ferramenta do reader.me, abra as ferramentas de programador (F12) e observe o separador Rede enquanto processa um ficheiro. Nada é carregado. Desligue-se da internet e continua a funcionar, porque os dados nunca tencionavam sair.

As tarefas do dia a dia, mantidas privadas

• Montar o processo do candidato. Junte o CV, a carta de apresentação, as referências e os documentos num único PDF organizado, localmente.
• Comprimir para os responsáveis de contratação. Documentos digitalizados e portefólios ficam pesados. Comprima o PDF para caber num email sem carregar primeiro os documentos do candidato.
• Registar o conteúdo de um CV. Precisa do texto de um CV para os seus registos ou sistema? Extraia o texto em vez de o reescrever, localmente.
• Tornar um documento digitalizado utilizável. Uma referência ou um certificado digitalizado torna-se pesquisável após o OCR, e a digitalização permanece na sua máquina.
• Proteger ficheiros sensíveis. Vai enviar digitalizações de identificação ou verificações de antecedentes a um cliente? Bloqueie o PDF com uma palavra-passe e partilhe a chave em separado.

Uma nota também sobre justiça

Há uma razão mais discreta para manter os dados dos candidatos bem guardados: a justiça. Um CV traz muitas vezes detalhes, uma fotografia, uma idade, uma morada, que nada têm a ver com a capacidade de alguém para fazer o trabalho, e quanto menos lugares esses dados alcançam, menor é a probabilidade de serem usados de formas que ninguém pretendia. Manter o processo de um candidato na sua própria máquina, em vez de o espalhar por serviços online, faz parte de tratar os candidatos com o cuidado que merecem.

O volume do recrutamento torna tentadora a comodidade das ferramentas online, mas o volume é exatamente a razão pela qual isto importa: um hábito descuidado aplicado a centenas de candidatos são centenas de pequenas exposições. Trabalhar no navegador elimina o risco por completo. Os documentos do candidato vão das mãos dele para as suas e para o responsável de contratação, e por nenhum serviço de PDF pelo meio. Abra as ferramentas de PDF, faça o trabalho localmente, e as pessoas que confiam em si com as suas candidaturas permanecem protegidas.