PDFs na educação: privacidade para professores e escolas

É a última semana do período. Uma professora tem trinta pautas como PDFs separados e precisa delas num único ficheiro para a pasta do ano de escolaridade. O portátil da escola não tem nada instalado para isso, por isso pesquisa “juntar PDF”, abre o primeiro resultado, arrasta para lá trinta documentos cheios de nomes de alunos, notas e observações de comportamento, e carrega no botão.

O ficheiro combinado é descarregado. A pasta fica atualizada. Ninguém repara em nada. Mas aquelas trinta pautas acabaram de sair da escola e foram parar a um servidor gerido por uma empresa de que a professora nunca ouviu falar, e cada uma delas era sobre uma criança.

Isto não é aconselhamento jurídico e eu não sou a tua responsável pela proteção de dados. Cada escola tem a sua própria política e o seu próprio DPO a quem prestar contas. Mas a educação funciona com dados sobre menores, e esse é precisamente o tipo de dados que a lei guarda com mais cuidado. Por isso vale a pena ter clareza sobre o que está em jogo antes de o próximo prazo empurrar alguém para uma ferramenta qualquer.

Os PDFs escolares estão cheios de dados de crianças

Pensa no que uma escola produz em papel e no ecrã todas as semanas. Pautas com notas. Processos de alunos com moradas e datas de nascimento. Autorizações para visitas de estudo. Formulários médicos e de alergias. Notas de proteção de menores. Elegibilidade para refeições escolares. Planos de necessidades educativas especiais. Quase tudo isto identifica uma criança específica, e muito disto toca em coisas que a lei trata como especialmente sensíveis, como a saúde.

O RGPD dá aos dados das crianças uma proteção própria. O raciocínio é simples: as crianças têm menos consciência dos riscos, e as consequências de uma fuga acompanham-nas durante anos. Uma pauta divulgada não pode ser reposta como uma palavra-passe. Uma nota de proteção de menores divulgada pode causar danos reais. Por isso, quando uma escola trata estes ficheiros, a fasquia para o fazer com cuidado é mais alta do que para quase tudo o resto.

E a responsabilidade é da escola. Ao abrigo do RGPD, a escola é a responsável pelo tratamento destes dados. Esse dever não fica em pausa só porque é julho, está toda a gente cansada e a junção tem de ser feita agora.

O que um site de upload faz com o ficheiro

Quando esse PDF vai para uma ferramenta online, sai do controlo da escola. Viaja para um servidor que a escola não gere, é processado lá e pode ser colocado em cache, em fila ou copiado antes de devolver fosse o que fosse. A empresa por trás da ferramenta passa a ser uma subcontratante a atuar em nome da escola, e a escola continua a ser a responsável que responde por tudo.

Esse arranjo traz condições. Supõe-se que a escola tenha um contrato escrito com essa subcontratante, a especificar o que esta pode fazer com os dados e quando os apaga. Para uma ferramenta gratuita encontrada através de uma pesquisa, a escola não tem nada disso. Sem contrato, sem ideia de onde ficam os servidores, sem forma de dizer quem mais pode tocar no ficheiro. Se esses servidores estiverem fora da UE, a escola também fez uma transferência internacional de dados de crianças, que é o tipo de coisa em torno da qual o RGPD coloca mais entraves.

Se dados de alunos acabarem expostos através de um serviço pelo qual a escola não podia responder, isso pode ser uma violação de dados pessoais. As violações que envolvem crianças são as que reguladores e pais levam mais a peito. Notificações, uma investigação e uma carta para casa muito desconfortável seguem-se todas a um único upload feito à pressa.

A parte enlouquecedora é que a própria tarefa, juntar ou proteger alguns ficheiros, nunca precisou de sair do edifício.

Faz o trabalho de PDF da escola na tua própria máquina

Aqui está a solução, e é mais leve do que o problema. Se o PDF nunca sair do teu dispositivo, nenhuma subcontratante externa lhe toca. Sem contrato para perseguir, sem transferência para justificar, sem terceiro que possa deixar fugir o registo de uma criança. A escola continua a ser a responsável e continua a dever aos alunos o cuidado habitual, mas uma camada inteira de risco simplesmente não existe, porque os dados ficaram onde estavam.

Esta é a ideia por trás das ferramentas que funcionam inteiramente no teu navegador. O código faz o trabalho localmente, na memória do teu computador, e o ficheiro fica no sítio. Foi assim que construímos o reader.me. Quando juntas ou proteges um PDF escolar, ele é processado no teu navegador e nunca chega a um servidor nosso. Se quiseres prova, abre as DevTools do teu navegador, observa o separador Network enquanto trabalhas, e não verás nada com o teu documento a sair.

Três tarefas cobrem a maior parte do que uma escola precisa:

• Reúne todas essas pautas num único documento com juntar PDF, mesmo no portátil, sem upload.
• Tranca um ficheiro sensível antes de ir a qualquer lado adicionando uma palavra-passe com proteger PDF, para que uma autorização ou um processo fique encriptado antes de chegar à caixa de entrada de um encarregado de educação.
• Adiciona a tua assinatura a um formulário ou a uma carta com assinar PDF sem imprimir, digitalizar ou enviar o documento a um estranho primeiro.

Alguns hábitos para a sala de professores

• Trata cada documento de aluno como dados sobre um menor. Pautas, processos, formulários de visitas de estudo e planos de NEE contam todos, mesmo uma única página digitalizada.
• Nunca arrastes um ficheiro de aluno para uma ferramenta online qualquer. Sem contrato e sem localização clara do servidor significa que os dados das crianças não vão para lá, ponto final.
• Por defeito, usa ferramentas que correm no teu navegador para tarefas de rotina como juntar, proteger e assinar. Se funciona localmente, não há subcontratante para avaliar e nada atravessa uma fronteira.
• Tranca os ficheiros antes de os enviares para casa. Uma palavra-passe no PDF é melhor do que um anexo aberto numa lista de distribuição da turma.
• Confirma com quem trata da proteção de dados na tua escola antes de adotares qualquer ferramenta para ficheiros de alunos. Vão agradecer-te.

As regras em torno dos dados das crianças soam pesadas, e são, porque os dados são. Mas a solução do dia a dia é pequena. Mantém o ficheiro na tua máquina, usa ferramentas que não fazem upload, e a parte mais pesada do problema nunca chega a ti. Se quiseres a versão mais longa de como o upload aciona estes deveres, escrevi separadamente sobre RGPD e o upload de PDFs.