Empresas financeiras e de consultoria: PDFs com dados bancários, mantidos privados

Um escritório financeiro funciona com documentos que se leem como um mapa da vida inteira de uma pessoa. Extratos bancários que mostram cada café e cada depósito de salário. Declarações de impostos. Certificados de titularidade de conta. Contratos de empréstimo com IBANs impressos no topo. Resumos de investimentos com saldos ao cêntimo. Se trabalhas em consultoria, gestão de património ou planeamento financeiro, esta é a tua matéria-prima, e quase toda ela chega como PDF.

Depois vem a parte aborrecida. O extrato precisa dos últimos três meses juntos num só ficheiro. O mandato assinado tem de ser comprimido para caber no limite de upload de um portal. A carta de compromisso precisa de uma assinatura antes de o banco avançar. Nada disto é difícil. A questão é onde é que acontece.

O que está realmente impresso nestas páginas

Ajuda ser específico sobre o que está na página quando um PDF financeiro sai das tuas mãos.

Um único extrato bancário costuma trazer o número de conta completo ou IBAN, o nome e a morada do titular da conta, e um registo, transação a transação, de como essa pessoa vive. Uma declaração de impostos acrescenta o número de identificação fiscal, o rendimento declarado, as deduções e, muitas vezes, também os dados de um cônjuge. Um certificado de conta liga um ser humano real a um saldo real. Junta alguns destes e tens o suficiente para te fazeres passar por alguém no próprio banco dessa pessoa, ou para construir um perfil assustadoramente completo das suas finanças.

São esses os dados que andas a mover de um lado para o outro sempre que arrumas um PDF antes de o enviares.

O upload que ninguém pensa que é um upload

A maior parte das ferramentas de PDF online funciona da mesma forma por dentro. O teu ficheiro sobe ao servidor delas, a junção ou a compressão corre lá, e o resultado desce de volta. A página que promete “ficheiros apagados ao fim de uma hora” pode estar a ser sincera. Mesmo assim, não o consegues verificar, e um regulador não vai aceitar “o site disse que sim” como a tua diligência devida.

Assim que o extrato bancário de um cliente fica no servidor de um terceiro, mesmo que por um minuto, o controlo desapareceu. Logs e backups podem guardar cópias para além da janela prometida. O servidor pode ser comprometido. A ferramenta pode correr sobre infraestrutura que não é dela, passando o ficheiro por filas de armazenamento e processamento de que ninguém te falou. Um extrato que nunca sai da tua máquina não pode aparecer numa violação noutro lado.

Para as empresas financeiras isto não é uma preocupação abstrata. És um negócio regulado a tratar exatamente os dados que as redes de fraude mais querem. Um número de conta e um nome retirados de um extrato exposto são um ponto de partida para engenharia social contra o banco do cliente. A violação nem sequer tem de ser tua para que as consequências caiam sobre ti.

O que as regras esperam de ti

Quando uma empresa financeira ou de consultoria trata os documentos de um cliente, o RGPD trata esses dados como algo que detens em confiança, não algo que possas encaminhar por qualquer site gratuito que seja rápido. Estás a tratar dados pessoais em nome de outros, e isso traz deveres.

Espera-se que apliques medidas técnicas adequadas para os manter seguros (Artigo 32). Os dados financeiros têm um peso extra, porque o dano da exposição é direto e imediato. Espera-se que conheças cada parte na cadeia, e um site de PDF qualquer que recebe um ficheiro carregado é um terceiro nessa cadeia, normalmente sem contrato e sem ideia de quem és. Se esse site for comprometido, o cliente cujo extrato ficou exposto é quem paga, e a tua empresa é quem tem de explicar porque é que o ficheiro estava lá.

Carregar a declaração de impostos de um cliente para uma ferramenta desconhecida para poupar trinta segundos é difícil de defender perante quem quer que pergunte mais tarde. A maioria das pessoas que o faz simplesmente nunca imaginou o ficheiro a sair do edifício. A ferramenta parecia uma calculadora.

Mantém o ficheiro no dispositivo

Há um tipo diferente de ferramenta de PDF. Em vez de enviar o teu ficheiro para um servidor, corre a operação inteira dentro do navegador. O código é descarregado para o teu dispositivo uma vez, o PDF abre e muda na própria memória do navegador, e o ficheiro terminado guarda-se diretamente de volta na mesma máquina. O documento nunca viaja.

É assim que o reader.me funciona, e é por isso que serve para documentos financeiros. Quando comprimes um PDF para pôr um mandato assinado abaixo do limite de tamanho de um portal, o ficheiro é processado no teu computador, no teu navegador. Nada é carregado para nós, porque não há passo de servidor para onde carregar. Fecha o separador e a memória de trabalho desaparece.

Não tens de aceitar isso por fé. Abre as DevTools do navegador, vai ao separador Network, corre uma compressão e observa. Nenhum pedido leva o teu ficheiro para fora. Se o extrato bancário não estiver no corpo de nenhum pedido, não foi enviado para lado nenhum. É uma verificação que podes fazer uma vez e mostrar ao teu responsável de compliance.

Proteger e assinar, ainda na tua máquina

Duas tarefas surgem constantemente no trabalho financeiro, e ambas podem ficar locais.

A primeira é trancar um ficheiro. Antes de enviares por email a um cliente o seu extrato ou de enviares um resumo fiscal a um terceiro, podes adicionar uma palavra-passe ao PDF para que só a pessoa pretendida o abra. A encriptação é aplicada no teu navegador, no teu dispositivo. O original desprotegido nunca sai da tua máquina, e a palavra-passe também não.

A segunda é assinar. Cartas de compromisso, mandatos e autorizações precisam todos de uma assinatura, e o reflexo habitual é imprimir, assinar, digitalizar e carregar para um site de assinaturas qualquer. Em vez disso, podes assinar o PDF no navegador, colocar a tua assinatura na página e guardar o ficheiro assinado localmente. Sem impressora, sem upload, sem terceiro a guardar um documento que autoriza dinheiro a mover-se.

Faz disto um hábito, não uma exceção

A mudança é pequena. Antes de qualquer PDF financeiro de um cliente ir para uma ferramenta web, pergunta se ela processa no navegador ou num servidor. Se não conseguires perceber, corre o teste das DevTools uma vez e resolve a questão. Escolhe uma ferramenta do lado do cliente e torna-a a predefinição da empresa, depois escreve-a nos teus procedimentos para que sobreviva à próxima contratação.

Aliás, é mais rápido. Sem a ida e volta de carregar e descarregar, e continua a funcionar quando a ligação do escritório cai. Para um documento que lista o IBAN de um cliente e três meses dos seus gastos, fazer isto bem não é trabalho extra. É o trabalho.

Para o panorama mais amplo sobre porque é que carregar ficheiros sensíveis é um problema, em primeiro lugar, lê o nosso artigo sobre RGPD e o upload de PDFs.