PDFs para advogados: organizar processos sem fazer upload de nada

Chega um novo caso à tua secretária e numa semana já são quarenta PDFs. A carta de mandato assinada, o documento de identificação digitalizado, um contrato que alguém fotografou de viés, três rondas de correspondência, um relatório pericial, anexos que o cliente enviou pela ordem errada. Antes que qualquer coisa disto seja útil, tens de organizar tudo num único conjunto limpo: juntar as peças, pôr as páginas na sequência certa, assinar onde for preciso.

O trabalho em si é monótono. O que está por baixo dele não é. Cada um desses ficheiros pertence a um cliente que te contou coisas que não contaria a mais ninguém, e o teu dever de manter isso confidencial não faz uma pausa só porque tens pressa em montar uma peça processual.

A confidencialidade não é uma opção, é o trabalho

O segredo profissional e o dever de confidencialidade são mais antigos do que a internet e não têm exceções para “eu só estava a combinar uns PDFs”. As regras das ordens de advogados em toda a UE, no Reino Unido e nos EUA dizem mais ou menos o mesmo: a informação que um cliente partilha contigo fica entre vocês, e tu tomas medidas razoáveis para a proteger. É nessa última parte que as ferramentas online gratuitas se tornam, discretamente, um problema.

A maioria dos sites de PDF funciona fazendo upload do teu ficheiro para um servidor, executando a operação lá e devolvendo o resultado. Para uma foto de férias, ninguém quer saber. Para os papéis de divórcio de um cliente, um rascunho de acordo ou um depoimento de testemunha, acabaste de entregar a um terceiro uma cópia de material protegido pelo sigilo. Não quiseste partilhá-lo. Quiseste juntá-lo. Mas o ficheiro saiu do edifício, e agora a sua segurança depende de uma empresa com quem nunca falaste e de uma política de privacidade que não leste.

A frase tranquilizadora desses sites, “ficheiros eliminados ao fim de uma hora”, soa bem até tentares confiar nela. Não a consegues verificar. Os registos e as cópias de segurança podem guardar cópias para além do prazo. O servidor pode ser comprometido. E se for, a pessoa cujo processo vazou é o teu cliente, o que faz disso um problema teu ao abrigo de todos os códigos de conduta que se te aplicam.

O que são, na prática, as “medidas razoáveis”

Os reguladores tornaram-se específicos quanto a isto. O RGPD exige medidas técnicas adequadas para dados pessoais, e um processo é dados pessoais de uma ponta à outra: nomes, moradas, detalhes de saúde, registos financeiros, por vezes acusações criminais. Se fizeres passar isso por uma ferramenta web qualquer, acabaste de acrescentar à tua cadeia um subcontratante que nunca avaliaste e com quem não tens contrato. (Escrevi mais sobre essa exposição nos riscos do RGPD ao fazer upload de PDFs, se quiseres o detalhe.)

A forma mais limpa de tomar medidas razoáveis é garantir que, à partida, não há nada para vazar. Um ficheiro que nunca sai do teu portátil não pode ser exposto numa fuga de dados noutro sítio qualquer. É essa a ideia por trás das ferramentas que correm no navegador em vez de num servidor.

Montar um processo sem fazer upload

Eis como decorre a parte aborrecida quando o ficheiro fica na tua máquina. Tudo o que se segue corre localmente no teu navegador. O PDF é lido para a memória do teu computador, a operação acontece aí, e o ficheiro terminado é guardado diretamente de volta para ti. Nada é enviado para lado nenhum.

Juntar as peças. Tens a carta de mandato, o contrato, a correspondência e os anexos como ficheiros separados. Larga-os na ferramenta Juntar PDF pela ordem que quiseres e obténs um único conjunto. O tribunal quer um único documento indexado, não onze anexos, e é assim que lá chegas sem enviar nada por email para um site de conversão.

Acertar a ordem. As digitalizações nunca chegam organizadas. A página 7 está de cabeça para baixo, os anexos estão invertidos, a página da assinatura foi parar à frente. Abre o conjunto na ferramenta Reordenar PDF, arrasta as páginas para a sequência que precisas, descarta a página em branco que é artefacto da digitalização, e exporta. A mesma ideia de baralhar papel numa secretária, exceto que o papel é o ficheiro confidencial do cliente e não passa pelo servidor de um desconhecido para ser ordenado.

Assinar o que precisa de assinatura. Cartas de mandato, formulários de autorização, ofícios, aprovações de rotina. Abre a ferramenta Assinar PDF, desenha a tua assinatura com o trackpad ou o dedo, coloca-a na linha, descarrega. Para documentos do dia a dia, este tipo de assinatura tem validade legal em toda a UE e na maior parte do mundo. Quando um documento exige especificamente uma assinatura eletrónica qualificada, uma escritura notarial ou determinados registos, usa um serviço baseado em certificado, concebido para isso, porque uma assinatura desenhada não cumprirá esse requisito. Para a pilha diária, é exatamente o suficiente.

Três passos, um conjunto limpo, e o ficheiro esteve no teu dispositivo o tempo todo.

Verifica tu mesmo num minuto

Não tens de acreditar na minha palavra de que nada é enviado. Abre a ferramenta de juntar, carrega em F12 para abrir as Ferramentas de Programador, muda para o separador Rede (Network), marca “Preserve log”, e monta um conjunto do início ao fim. Repara no que acontece: a página carrega no início, e depois nada se move enquanto juntas e descarregas. Se o teu ficheiro nunca aparece no corpo de um pedido, é porque nunca foi enviado.

Queres um teste mais exigente? Carrega a ferramenta, coloca o portátil em modo de avião, e monta o conjunto com a rede totalmente desligada. Continua a funcionar, porque nunca houve um passo de servidor. Tenta isso numa ferramenta que faz upload e terás um erro no momento em que carregares para avançar. Essa diferença é precisamente aquilo de que o teu dever de confidencialidade trata.

Um hábito que vale a pena manter

Não vais ler uma política de privacidade sempre que combinares dois PDFs às 18h antes de um prazo de entrega. Ninguém o faz. Por isso, faz da opção segura a opção por omissão. Escolhe uma ferramenta que processe no navegador, guarda-a nos favoritos, e deixa de enviar ficheiros de clientes para servidores que não consegues ver. É mais rápido de qualquer forma, porque não há o vaivém de upload e download, e continua a funcionar quando o Wi-Fi do escritório cai, o que acontece sempre no dia em que algo é para entregar.

Montar e assinar um processo é a coisa menos interessante que fazes a semana inteira. A única pergunta que importa é se os documentos do cliente ficam no escritório enquanto o fazes, e, para material protegido pelo sigilo, essa pergunta tem uma única resposta certa.