Imobiliário: assinar e partilhar contratos com privacidade

Um negócio imobiliário move-se com papelada. Um comprador entrega um sinal, e há um contrato. Um inquilino arrenda um apartamento, e há um contrato de arrendamento com os seus dados bancários e o seu documento de identificação. Alguém reserva um imóvel, e um formulário de reserva assinado tem de chegar ao outro lado antes que mudem de ideias.

Tudo isto corre sobre PDFs que mudam de mãos depressa. O agente precisa de uma assinatura agora, o cliente quer o ficheiro na caixa de entrada agora, e ninguém tem tempo para encontrar uma impressora. Por isso o ficheiro é arrastado para o primeiro site gratuito que promete assiná-lo ou encolhê-lo. Feito em trinta segundos.

O problema é o que está nessas páginas. Um contrato de sinal transporta nomes, números de identificação, o preço completo de um imóvel e, muitas vezes, uma conta bancária. Um arrendamento tem ainda mais. Quando fazes upload disso para um servidor que não controlas, os dados do cliente saíram do teu escritório, e já não os consegues recuperar.

Porque é que estes documentos são diferentes

A maior parte do que uma agência trata não é um folheto. São as coisas que as pessoas protegem.

Um contrato de sinal liga um comprador a um preço e a um prazo, com penalizações por escrito. Um formulário de reserva imobiliza dinheiro contra um imóvel. Um arrendamento lista o salário do inquilino, o seu fiador e a conta de onde sai a renda. Documentação de crédito habitação, certificados energéticos, digitalizações de documentos de identificação, tudo isso passa pela mesma secretária a caminho de um notário ou de um banco.

Cada um desses ficheiros nomeia uma pessoa real e liga-a a dinheiro. É exatamente o tipo de documento que não devia estar no servidor de um desconhecido, nem que seja por uma hora.

”Eliminado ao fim de uma hora” não te ajuda aqui

A maioria das ferramentas de PDF online funciona da mesma maneira. O teu ficheiro sobe para o servidor delas, a assinatura ou a compressão acontece lá, e o resultado volta a descer. O aviso a dizer que os ficheiros são apagados ao fim de sessenta minutos pode ser honesto. Continuas a não o conseguir verificar.

Assim que um arrendamento está na máquina de outra pessoa, algumas coisas escapam ao controlo de toda a gente. As cópias de segurança podem guardar uma cópia para além da janela prometida. O servidor pode ser comprometido. A ferramenta pode correr em infraestrutura que aluga a um terceiro, por isso o ficheiro do teu cliente passa por armazenamento e filas de que ninguém te falou. Um documento que nunca sai do teu portátil não pode aparecer numa fuga de dados que acontece noutro sítio.

Para uma foto de um anúncio imobiliário, tudo bem. Para um contrato com a conta bancária de um comprador, o que está em jogo não é o mesmo.

Assinar sem imprimir, e sem fazer upload

Não precisas de papel para assinar um contrato, e também não precisas de um servidor.

O reader.me corre o trabalho inteiro dentro do teu navegador. O código carrega para o teu dispositivo uma vez, o teu PDF abre na própria memória do navegador, colocas a assinatura, e o ficheiro terminado é guardado diretamente de volta para a mesma máquina. Não há passo de upload, porque não há servidor a fazer o trabalho.

Abre um contrato de sinal com assinar PDF, desenha ou escreve a tua assinatura, larga-a onde pertence, e descarrega a cópia assinada. O cliente pode fazer o mesmo com a sua própria cópia no seu próprio telemóvel. Dois PDFs assinados, e nenhum dos ficheiros viajou para lado nenhum. Isto é uma assinatura eletrónica simples, a do dia a dia que serve para uma reserva ou um formulário de sinal, não uma assinatura eletrónica qualificada para uma escritura notarial.

Se quiseres prova em vez da minha palavra, abre as Ferramentas de Programador do navegador, vai ao separador Rede (Network), assina um ficheiro, e observa. Nenhum pedido leva o documento para fora. Se não está no corpo de um pedido, não foi enviado.

Torná-lo pequeno o suficiente para enviar por email

Os contratos digitalizados ficam pesados. Um arrendamento fotografado página a página, ou um contrato agrupado com plantas e um certificado energético, pode ultrapassar o limite de tamanho do email de um cliente antes de teres acrescentado uma palavra.

O reflexo habitual é mais um upload para mais um site que comprime o ficheiro. Mesmo problema: os dados do cliente vão para um servidor para voltarem mais leves.

Comprimir PDF fá-lo no navegador. Larga lá o contrato assinado, recebe uma versão mais pequena, e anexa-a ao email. O ficheiro encolhe no teu computador, e o único sítio para onde vai a seguir é a caixa de entrada que escolheste. Sem vaivém pelo armazenamento de outra pessoa.

O que mudar amanhã

Escolhe uma ferramenta do lado do cliente e faz dela a tua opção por omissão para contratos. É mais rápido de qualquer forma, já que não há upload nem download por que esperar, e continua a funcionar quando o Wi-Fi do escritório cai a meio de uma visita.

Antes de pores um contrato de sinal ou um arrendamento em qualquer ferramenta web, faz uma pergunta: isto processa no meu navegador ou no servidor deles? Se não consegues perceber, faz o teste das Ferramentas de Programador uma vez e descobre de vez.

E se um cliente alguma vez perguntar para onde foi o contrato assinado, terás uma resposta limpa. Ficou no dispositivo, do início ao fim. Para um ficheiro com a conta bancária e o documento de identificação de alguém, essa é a resposta que vale a pena poder dar.