Freelancers: faturas e contratos em PDF, nada carregado

Quando trabalhas por conta própria, és também o teu próprio departamento administrativo. Mais ninguém envia a fatura, persegue a assinatura ou encolhe o ficheiro para caber na caixa de entrada de um cliente. És tu, normalmente ao fim de um dia em que preferias estar a fazer trabalho que dá dinheiro.

A maior parte dessa parte administrativa funciona com PDFs. A fatura que envias. O contrato que assinas antes de começar. O orçamento que um cliente pediu na semana passada. E a forma mais rápida de lidar com esses PDFs, para muitos freelancers, é seja qual for o site gratuito que aparece primeiro na pesquisa. Arrasta o ficheiro, carrega num botão, descarrega, envia. Feito.

Só que esses ficheiros têm o teu nome, o teu número de identificação fiscal, os teus dados bancários, a empresa do teu cliente e os teus valores ali mesmo na página. Carregá-los para um servidor de que nunca ouviste falar para poupar trinta segundos é um hábito que vale a pena repensar.

Os PDFs em que um freelancer mexe todas as semanas

A lista é curta e repete-se. Faturas a sair e, de vez em quando, uma a entrar. Contratos e NDAs que precisas de ter assinados antes de o trabalho começar. Orçamentos e estimativas que mais tarde se tornam faturas. Recibos e digitalizações de despesas para a tua própria declaração de impostos. Às vezes, uma pilha de tudo isto, a caminho do teu contabilista uma vez por trimestre.

Cada um deles precisa de uma operação aborrecida em algum momento. Assiná-lo. Combinar três ficheiros num só. Tornar uma digitalização de 20 MB pequena o suficiente para enviar por email. Nada disto é difícil. A única questão é onde é que acontece.

”Os teus ficheiros são apagados numa hora” não é algo que possas confirmar

A maior parte das ferramentas de PDF online funciona da mesma forma. O teu ficheiro sobe ao servidor delas, a operação corre lá, e o resultado volta para ti. O banner que promete que o teu ficheiro é apagado ao fim de uma hora pode ser completamente honesto. O problema é que não tens forma de confirmá-lo.

Assim que a tua fatura está na máquina de outra pessoa, mesmo que por um momento, algumas coisas escapam-te das mãos. Backups e logs podem guardar cópias para além da janela prometida. O servidor pode ser comprometido. A ferramenta pode correr sobre infraestrutura que aluga, passando o teu ficheiro por armazenamento e filas de que ninguém te falou. Um contrato que nunca sai do teu portátil não pode vazar numa violação que acontece noutro sítio.

Para um meme, ninguém quer saber. Para um contrato assinado com o nome do teu cliente e o teu valor, as contas são diferentes.

Assina sem imprimir, e sem imprimir a verdade

Aqui está aquele que apanha as pessoas. Um cliente envia um contrato. Imprime-lo, assinas com uma caneta, digitalizas de volta e envias a digitalização por email. Meia hora ida, mais a parte em que andas à caça de uma impressora que funcione.

Não precisas de nada disso. Podes abrir o contrato, colocar a tua assinatura na página e guardar o PDF assinado, tudo no navegador. O ficheiro fica no teu dispositivo o tempo todo. Assina um PDF desta forma e o contrato que devolves é um ficheiro digital limpo, não uma fotografia torta de uma impressão. A imagem da tua assinatura também nunca é carregada, porque não há para onde a carregar.

Isto serve para o NDA antes de um projeto, o contrato no arranque, a aceitação de entrega no final. Tudo o que precisa do teu nome sai no mesmo dia.

Junta o orçamento, o contrato e a fatura num só ficheiro

Os clientes perdem-se com anexos separados. O orçamento está num email, o contrato noutro, a fatura algures no fio de conversa. Quando passas tudo a um contabilista, três ficheiros soltos tornam-se três coisas para perder.

Pô-los num único PDF resolve isso. Junta os teus PDFs num único documento, por ordem, e o que envias é um ficheiro que conta a história toda. O orçamento, o contrato assinado, a fatura final, empilhados na sequência certa. O teu contabilista recebe um ficheiro arrumado por projeto em vez de uma pasta cheia de desgarrados. Tudo processado no teu computador, nada enviado para um servidor.

Encolhe o ficheiro para que ele chegue mesmo

Contratos digitalizados e faturas pesadas em imagens incham de tamanho depressa. Algumas páginas digitalizadas podem chegar a 15 ou 20 MB, e muitas caixas de entrada rejeitam qualquer coisa acima de 10. Por isso o teu email importante nunca chega, e descobres dois dias depois quando o cliente pergunta onde foi parar a fatura.

Comprime o PDF primeiro e o mesmo documento cai para uma fração do tamanho mantendo-se legível. Passa pelo email sem problemas, carrega para portais de clientes sem reclamar, e poupas o vaivém. Tal como tudo o resto por aqui, a compressão acontece no teu navegador, por isso o ficheiro que estás a comprimir nunca sai da sala.

Porque é que o local importa mais quando é o teu próprio negócio

Quando és um empregado, um deslize de dados é problema da empresa. Quando és freelancer, é só teu. O contrato do teu cliente a vazar, os teus próprios dados bancários expostos, um documento fiscal pousado no servidor de um estranho. Não há departamento de TI para o absorver, e há uma reputação em jogo, a de seres a pessoa que trata das coisas como deve ser.

Manter o ficheiro no teu dispositivo elimina a questão toda. Não há passo de servidor, por isso não há nada para vazar, nenhum banner em que confiar, nenhuma política para ler. E também o podes provar. Abre as DevTools do teu navegador, observa o separador Network enquanto assinas ou juntas, e verás que nenhum pedido leva o teu ficheiro para fora. Se não está em nenhum pedido, não foi a lado nenhum.

Se também tratas de faturas e contratos de clientes para outras pessoas, a mesma lógica vai mais fundo para contabilistas e gabinetes de contabilidade, o que abordámos em como os contabilistas tratam recibos de vencimento.

A parte administrativa de ser freelancer nunca vai desaparecer. As faturas precisam de ser enviadas, os contratos precisam de ser assinados, os ficheiros precisam de ser encolhidos. A única coisa que podes decidir é se tudo isso acontece na tua própria máquina ou na de outra pessoa. Para documentos com o teu sustento impresso neles, mantém-no na tua.