Arquitetos e engenheiros: mantenha os projetos confidenciais na sua máquina

O trabalho que um escritório de arquitetura ou engenharia produz é o seu valor, e grande parte dele vive em PDFs. Plantas baixas, elevações, cálculos estruturais, propostas de licitação, uma entrada de concurso que não pode ser vista antes do prazo. Esses documentos costumam estar cobertos por um NDA, uma cláusula de confidencialidade com o cliente ou pelo simples fato comercial de que um desenho vazado ajuda um concorrente e prejudica você.

Eles também são grandes. Um conjunto de desenhos é pesado, e é aí que o problema começa, porque a necessidade cotidiana de encolher um arquivo ou combinar um conjunto é justamente o que manda esses desenhos para um servidor que eles jamais deveriam tocar.

Arquivos grandes, conteúdo sensível, uma combinação ruim

Imagine as tarefas comuns. Um portal de licitação não aceita um arquivo acima de certo tamanho, então você precisa comprimir o conjunto de desenhos. O cliente quer tudo num único PDF, então você junta as pranchas. Um consultor envia um laudo estrutural digitalizado que precisa ser pesquisável, então você faz OCR. Cada uma é rotineira, e cada uma te tenta a usar uma ferramenta online gratuita.

Essa ferramenta envia o seu arquivo. Para um conjunto de plantas sob NDA, ou uma entrada de concurso sob embargo, “enviado a um servidor de terceiros e apagado depois, confie na gente” é um problema de verdade. Você assinou um acordo de confidencialidade e então entregou o documento confidencial a uma empresa que não faz parte dele. Se o arquivo também for comercialmente valioso, você colocou sua própria propriedade intelectual na máquina de outra pessoa para economizar dois minutos.

O reader.me faz o trabalho onde o arquivo já está

O reader.me roda no seu navegador. Sem envio, porque não há servidor fazendo o processamento; o motor roda no seu próprio computador, dentro da aba do navegador.

Quando você comprime um conjunto de desenhos pesado, o navegador lê o PDF na memória da sua máquina, comprime ali mesmo e te devolve o arquivo menor. Os desenhos nunca saem do escritório. É a diferença entre trazer a ferramenta até a sua mesa e enviar suas plantas de motoboy a um endereço que você não consegue ver.

Você pode verificar, o que importa quando um cliente pergunta como você lida com os documentos dele. Abra qualquer ferramenta do reader.me, abra as ferramentas de desenvolvedor (F12) e observe a aba Rede enquanto processa um arquivo. Nada é enviado. Corte a conexão de internet e continua funcionando, porque o arquivo nunca ia viajar.

As tarefas diárias de PDF do escritório, mantidas privadas

• Comprimir para um portal de licitação. Conjuntos de desenhos estouram os limites de envio rapidinho. Comprima o PDF para caber sem antes mandar suas plantas a um serviço de compressão.
• Combinar um conjunto de pranchas. Junte plantas, cronogramas e laudos num único entregável para o cliente ou para o órgão de aprovação, localmente.
• Marcar rascunhos com clareza. Vai emitir um conjunto que não é final? Adicione uma marca-d’água “RASCUNHO” ou “CONFIDENCIAL” sobre as pranchas, para que uma impressão não seja confundida com a versão emitida. A marca-d’água é embutida na sua máquina.
• Tornar um laudo digitalizado pesquisável. O memorial de cálculo digitalizado de um consultor fica pesquisável depois do OCR, sem enviar o trabalho dele nem o seu.
• Bloquear o que você manda para fora. Vai enviar plantas a um empreiteiro? Proteja o arquivo com senha e compartilhe a chave por outro canal, para que um e-mail encaminhado não exponha o conjunto.

Confidencialidade que você consegue mesmo sustentar

Um NDA é uma promessa sobre para onde a informação vai. A maioria dos escritórios o mantém nas frentes óbvias, discos bloqueados, e-mail cuidadoso, mas uma ferramenta de PDF online gratuita é uma exceção silenciosa que desfaz o resto. Você pode ser cuidadoso com cada arquivo e ainda assim entregar um conjunto inteiro de desenhos ao servidor de um estranho porque precisava dele com menos de 25 megabytes.

Processar no navegador fecha essa brecha. As plantas vão da sua máquina para o cliente ou o portal, e não passam por nenhum serviço de PDF no meio. Quando um cliente pergunta, ou um NDA exige que você confirme, você pode dizer com todas as letras que os documentos não foram enviados a lugar nenhum. Não há política de exclusão de terceiros em que confiar, porque nada foi enviado para apagar.

Seus desenhos são o ativo

Para um escritório, os arquivos não são só confidenciais, são o produto. O design, o detalhamento, o juízo de engenharia embutido num conjunto de pranchas é o que os clientes pagam e o que os concorrentes adorariam ver antecipadamente. Tratar esses arquivos sem cuidado porque a tarefa parecia pequena é como bom trabalho vaza.

As tarefas não vão parar. Sempre haverá um limite de portal a vencer, um conjunto a juntar, uma digitalização para fazer OCR. Faça-as no seu navegador, numa ferramenta que mantém o arquivo na sua máquina, e suas plantas ficam onde pertencem: dentro do escritório que as desenhou.