Anfitriões Airbnb: gerir documentos de identidade dos hóspedes sem os carregar em lado nenhum

Se recebe hóspedes no Airbnb, ou gere alguns arrendamentos de curta duração, já conhece a rotina: chega uma reserva e, antes de dar o código da porta ao hóspede, precisa de uma cópia do seu documento de identidade. Às vezes é a plataforma que o exige, às vezes são as regras locais de registo de turistas, às vezes é simplesmente a forma como sempre fez a triagem dos hóspedes. De qualquer forma, acaba por ficar com uma foto ou digitalização do passaporte ou da carta de condução de alguém, muitas vezes com mais informação do que realmente precisa.

Essa única imagem já é, por si só, um pequeno problema de privacidade à espera de acontecer. É a fotografia de um documento oficial, nome completo, data de nascimento, número do documento, por vezes uma morada, e está guardada no rolo da câmara do telemóvel ou numa conversa de email ao lado de mais uma dúzia de outras de hóspedes anteriores. Multiplique isto por cada reserva que aceita e obtém uma pilha silenciosa de ficheiros sensíveis que ninguém pretendia mesmo guardar para sempre.

Porque é que os documentos dos hóspedes merecem mais cuidado do que costumam ter

A maioria dos anfitriões trata a digitalização do documento como qualquer outra formalidade de check-in: tira a foto, guarda-a para o caso de haver um litígio, e segue em frente. Mas um documento de identidade é uma categoria diferente de ficheiro. É exactamente o tipo de coisa que, se vazar, pode ser usada para roubo de identidade. Se o carregar num site gratuito qualquer de “recortar fotos” ou “converter para PDF” para o arrumar antes de arquivar, não faz ideia do que acontece depois de fechar o separador. Pode ficar guardado indefinidamente num servidor. Pode ficar registado nalgum lado. Está a confiar o passaporte de um estranho à infraestrutura de outro estranho.

Há também uma razão mais simples, mais do dia a dia, para ter cuidado: normalmente não precisa do documento inteiro. A página com foto de um passaporte tem uma faixa de leitura óptica, por vezes outros carimbos e detalhes, que nada têm a ver com verificar quem está a fazer o check-in. Guardar a digitalização completa quando bastaria uma parte recortada e relevante é reter mais dados do que a tarefa exige.

Como tratar disto localmente, do início ao fim

O reader.me funciona inteiramente no navegador. Não há nenhum servidor a processar os seus ficheiros, por isso o documento de um hóspede nunca sai do seu dispositivo enquanto está a trabalhar com ele.

1. Recorte o que não precisa. Abra a ferramenta de recorte e reduza a digitalização apenas à foto e aos campos de identidade relevantes, cortando a faixa de leitura óptica, o fundo desnecessário ou qualquer coisa irrelevante para o check-in. Isto acontece inteiramente no seu computador.
2. Adicione uma marca d’água que indique o propósito real do ficheiro. Se precisar de guardar uma cópia por um motivo específico, carimbe-a com algo como “Cópia apenas para check-in, [data]” usando a ferramenta de marca d’água. É um sinal claro, para si e para quem eventualmente vier a ver o ficheiro, do motivo exacto da sua existência.
3. Bloqueie-o com uma palavra-passe. Antes de ficar guardado numa pasta ou ser partilhado com um co-anfitrião ou uma gestora de propriedades, proteja-o com palavra-passe para que não seja legível por quem abrir por acaso os seus ficheiros ou o seu email.
4. Apague-o assim que já não precisar dele. Se nem as regras locais nem a plataforma o obrigarem a conservá-lo, a opção mais segura é simplesmente não o guardar depois de concluído o check-in.

Nenhum destes passos passa por um servidor. Abra as ferramentas de programador (F12), observe o separador Rede enquanto recorta ou aplica uma marca d’água a um ficheiro, e não verá nada a ser enviado para lado nenhum. Desligue a ligação à internet e continua a funcionar, porque o processamento foi sempre local.

A realidade quotidiana de gerir um arrendamento

Receber hóspedes não é um trabalho de processamento de dados, mas traz consigo essas responsabilidades na mesma. Foi você quem decidiu recolher o documento de um hóspede, por isso é você quem é responsável pelo que lhe acontece depois. É fácil esquecer isto quando está a gerir limpezas, trocas de hóspedes e mensagens entre mais um ou dois trabalhos.

A solução não precisa de ser complicada. Trata-se sobretudo de não fazer passar documentos sensíveis por servidores que não controla, e de não guardar do documento, ou do próprio ficheiro, mais do que a situação realmente exige. Uma cópia recortada, com marca d’água, protegida por palavra-passe e apagada depois do checkout representa um risco completamente diferente de uma pasta cheia de digitalizações completas de passaportes intocadas desde a sua primeira reserva.

Fique com os papéis, livre-se da exposição

Os arrendamentos de curta duração vão sempre implicar alguma verificação de identidade. Isso não vai mudar. O que é opcional é onde acontece o processamento. Recorte a digitalização, proteja-a, aplique uma marca d’água se a for guardar, tudo dentro do seu próprio navegador, e o documento do hóspede nunca se torna um dado que outra pessoa possa perder por si. Abra as ferramentas PDF e trate os papéis do check-in como deve ser: no seu dispositivo, sob o seu controlo, apagados assim que já não são precisos.