Verzekeringen: polissen en claims verwerken zonder klantgegevens te uploaden

Verzekeren is een papierwinkel, en het papierwerk is persoonlijk. Eén enkel claimdossier kan de volledige naam en het adres van een klant bevatten, hun bankgegevens, een medisch rapport, foto’s van een ongeval, een gescand identiteitsbewijs, een politierapport. Een polisaanvraag verzamelt een financieel en medisch beeld van iemand in één bundel. Makelaars, schade-experts en kantoorpersoneel verplaatsen de hele dag documenten als deze.

En de hele dag zijn er kleine PDF-klusjes mee te doen. De documenten van een claim samenvoegen tot één bestand voor de acceptant. Een map met foto’s comprimeren zodat hij in een e-mail past. Een gescand medisch rapport doorzoekbaar maken. De snelle manier om elk hiervan te doen is een online tool, en dat is precies waar persoonsgegevens stilletjes uit handen van het kantoor glippen.

Wat er op het spel staat als een claimdossier naar een server gaat

Een claimdossier is geen doorsnee document. Het is in veel gevallen bijzondere persoonsgegevens, medische informatie in het bijzonder, en het is van iemand die het kantoor ermee vertrouwde. Privacyregels behandelen het dienovereenkomstig: je bent verantwoordelijk voor waar het naartoe gaat en wie het verwerkt.

Een typische gratis online PDF-tool werkt door het bestand te uploaden naar zijn server, het daar te verwerken en het later te verwijderen op een schema dat je niet kunt verifiëren. Voor een claim met de medische geschiedenis en het ID van een klant erin is dat een overdracht naar een onbekende derde, het soort ding dat uitloopt op een meldplichtig incident als het misgaat, en op een lastig gesprek met een klant van wie de gegevens ergens belandden waar ze niet hoorden. “Het was alleen om de foto’s te comprimeren” is geen verweer dat iemand wil geven.

Hoe reader.me de rekensom verandert

reader.me draait volledig in je browser. Er is geen upload, want er is geen server die het werk doet; de engine draait op je eigen computer, binnen het browsertabblad.

Dus wanneer je de documenten van een claim samenvoegt, leest je browser de bestanden in het geheugen op je machine, combineert ze daar ter plekke en geeft je het resultaat. De gegevens van de klant reizen nooit. Voor een kantoor is dat het verschil tussen een routinetaak en een gegevensoverdracht waarvoor je verantwoording zou moeten afleggen. Het bestand blijft de hele tijd binnen je kantoor.

Je kunt het aan jezelf bewijzen, en aan een functionaris voor gegevensbescherming. Open een willekeurige reader.me-tool, open de ontwikkelaarstools (F12) en kijk naar het tabblad Netwerk terwijl je een claimdossier verwerkt. Er wordt niets geüpload. Verbreek de internetverbinding volledig en het werkt nog steeds, omdat de gegevens om te beginnen nooit weggingen.

De dagelijkse verzekeringsklusjes, in eigen huis gehouden

• Een claimdossier samenstellen. Voeg het rapport, de foto’s, de bonnen en de formulieren samen tot één schone PDF voor de acceptant, lokaal.
• Comprimeren om te versturen. Ongevalsfoto’s en scans maken zware bestanden. Comprimeer ze zodat ze in een e-mail of binnen een portaallimiet passen zonder eerst de documenten van de klant te uploaden.
• Een gescand rapport doorzoekbaar maken. Een gefaxt of gescand medisch rapport is alleen maar een afbeelding totdat je OCR gebruikt, zodat je het kunt doorzoeken en eruit kunt verwijzen. De scan blijft op je machine.
• Een polis laten ondertekenen. Voeg een handtekening toe aan een polisdocument of een claimformulier met de ondertekentool, zonder printen, zonder dat een externe ondertekendienst het bestand vasthoudt.
• Beschermen wat je verstuurt. Mail je een polis met persoonsgegevens naar een klant? Vergrendel hem eerst met een wachtwoord en deel de sleutel via een ander kanaal.

Zo ziet “dataminimalisatie” er in de praktijk uit

Praat over gegevensbescherming kan abstract aanvoelen totdat het dinsdag is en je veertig claims moet verwerken. Het praktische principe eronder is simpel: klantgegevens zouden door zo weinig mogelijk handen moeten gaan. Elke server waar een bestand doorheen gaat, is weer een partij die gehackt, gedagvaard of gewoon onachtzaam kan zijn.

Verwerking in de browser is de zuiverste versie van dat principe. Het aantal extra partijen dat het bestand behandelt, wordt niet teruggebracht tot een vertrouwd handjevol; het is nul. Het document gaat van de klant, naar je machine, naar waar het ook moet eindigen, en niet langs één enkele PDF-dienst daartussen.

Voor kantoren en de mensen aan wie ze verantwoording afleggen

Als je een kantoor runt, is dit ook makkelijker te verdedigen. Je kunt een klant eerlijk vertellen dat hun claim werd afgehandeld zonder dat hij naar externe diensten werd geüpload. Je kunt een auditor laten zien dat de tool die je gebruikt geen bestanden verzendt. Je leunt niet op de verwijderbelofte van een derde; er is niets om te verwijderen, want er werd niets verzonden.

Verzekeren zal altijd een vloedgolf van PDF’s zijn vol met de meest gevoelige details van anderen. De klusjes veranderen niet. Waar de bestanden naartoe gaan, kan wel veranderen. Open de PDF-tools, doe het werk in je browser, en houd de gegevens van je klanten waar zij je vertrouwden ze te houden.