PDF-wachtwoorden: wat ze wel beschermen, en wat niet

Een wachtwoord op een PDF zetten voelt geruststellend. Het bestand is vergrendeld, de gegevens zijn veilig, klaar is Kees. En een wachtwoord doet echt werk, maar het beschermt minder dan de meeste mensen aannemen, en leunt op een paar dingen die makkelijk fout gaan. Het loont om precies te weten wat je krijgt, zodat je erop kunt vertrouwen waar het sterk is en niet waar het dat niet is.

Twee verschillende wachtwoorden

Een PDF kan twee soorten wachtwoord dragen, en ze doen heel verschillend werk.

Het openingswachtwoord (of gebruikerswachtwoord) is het echte. Zonder dit wachtwoord opent het bestand helemaal niet; de inhoud is versleuteld, en geen wachtwoord betekent niet kunnen lezen. Dit is wat mensen bedoelen met “een PDF met een wachtwoord beveiligen”, en het is degene die de moeite waard is om te gebruiken.

Het rechtenwachtwoord (of eigenaarswachtwoord) belet niet dat het bestand opent. Het probeert te beperken wat je kunt doen zodra het open is, printen, tekst kopiëren, bewerken. De adder onder het gras: dit hangt ervan af of de PDF-lezer ervoor kiest die beperkingen te respecteren. Tal van tools negeren ze gewoon. Een rechtenwachtwoord is dus meer een beleefd verzoek dan een slot. Als je een document echt privé wilt houden, is het openingswachtwoord degene die ertoe doet.

Wat een goed openingswachtwoord wél beschermt

Goed gebruikt beschermt een openingswachtwoord werkelijk de inhoud van het bestand. De PDF is versleuteld, idealiter met sterke AES-encryptie, en zonder de sleutel zijn de gegevens onleesbaar, niet verstopt maar wiskundig door elkaar gehusseld. Als een goed versleutelde PDF wordt onderschept, kwijtraakt op een USB-stick of achterblijft op een gedeelde schijf, kan iemand zonder het wachtwoord hem niet lezen. Dat is echte bescherming, en het is de reden om er een te gebruiken voor alles wat gevoelig is.

Waar het niet tegen beschermt

Hier breken de aannames:

• Iedereen met het wachtwoord kan het verwijderen. Een wachtwoord is geen permanent zegel. Geef iemand het bestand én het wachtwoord, en hij kan het openen, een onbeveiligde kopie opslaan en die rondsturen. Je vertrouwt op de mensen met wie je het deelt, het slot houdt alleen mensen buiten die nooit de sleutel hadden.
• Een zwak wachtwoord is een zwak slot. De encryptie is alleen zo sterk als het wachtwoord dat haar beschermt. “1234” of de bedrijfsnaam is te raden, en een te raden wachtwoord maakt sterke encryptie ongedaan. De kracht zit in een lang, onvoorspelbaar wachtwoord.
• Het doet niets zodra het bestand open is. De bescherming eindigt op het moment dat iemand het ontgrendelt. Een schermafbeelding, een foto van het scherm, een kopieer-plak, niets daarvan wordt door een wachtwoord tegengehouden.
• Het wachtwoord moet veilig reizen. Mail de vergrendelde PDF en het wachtwoord in hetzelfde bericht en je hebt de deur op slot gedaan en de sleutel eraan vastgeplakt. Stuur de sleutel via een apart kanaal.

PDF-wachtwoorden goed gebruiken

De praktische lessen:

1. Gebruik het openingswachtwoord voor werkelijk gevoelige bestanden, en maak het lang en moeilijk te raden.
2. Leun niet op rechtenwachtwoorden om iets privé te houden; ze worden makkelijk genegeerd.
3. Stuur het wachtwoord apart van het bestand, via een ander kanaal, idealiter op een ander moment.
4. Onthoud dat het te verwijderen is. Een wachtwoord beschermt een bestand onderweg en in rust; het bindt de mensen aan wie je het overhandigt niet.

Vergrendelen en ontgrendelen, privé

reader.me doet beide in je browser. Om een bestand te vergrendelen versleutelt de beveiligingstool het op je eigen apparaat met een wachtwoord dat jij kiest, zonder upload. Om een wachtwoord te verwijderen van een bestand dat je al kunt openen, ontsleutelt de ontgrendeltool het lokaal met het wachtwoord dat je opgeeft.

Die lokale aanpak doet hier extra ter zake. Denk eens aan het uploaden van een gevoelige PDF én het wachtwoord ervan naar een online tool: je zou de server van een vreemde zowel het vergrendelde document als de sleutel ervan in handen geven, wat een ergere blootstelling is dan het probleem waarmee je begon. reader.me ziet geen van beide. Het bestand wordt in het geheugen op je machine gelezen, daar verwerkt en weer aan jou teruggegeven. Je kunt het bevestigen met de ontwikkelaarstools (F12) op het tabblad Netwerk, of door het offline te doen.

Een PDF-wachtwoord is een nuttig hulpmiddel met duidelijke grenzen. Gebruik een sterk openingswachtwoord voor gevoelige bestanden, stuur de sleutel apart, en onthoud dat de bescherming voor het bestand in de buitenwereld is, niet een leiband om wie je het ook toevertrouwt. Vergrendel een bestand wanneer het ertoe doet, ontgrendel er een wanneer je klaar bent met het wachtwoord, en houd zowel het document als de sleutel ervan op je eigen machine.