Makelaardij: contracten privé ondertekenen en delen

Een vastgoeddeal draait op papierwerk. Een koper doet een aanbetaling, en er is een contract. Een huurder neemt een appartement, en er is een huurcontract met zijn bankgegevens en zijn identiteitsbewijs erop. Iemand reserveert een woning, en een getekend reserveringsformulier moet de andere kant bereiken voordat ze van gedachten veranderen.

Dat alles draait op PDF’s die snel van hand wisselen. De makelaar heeft nu een handtekening nodig, de klant wil het bestand nu in zijn inbox, en niemand heeft tijd om een printer te zoeken. Dus wordt het bestand in de eerste de beste gratis website gesleept die belooft het te ondertekenen of te verkleinen. Klaar in dertig seconden.

Het probleem is wat er op die pagina’s staat. Een aanbetalingsovereenkomst draagt namen, identiteitsnummers, de volledige prijs van een woning, en vaak een bankrekening. Een huurcontract heeft nog meer. Wanneer je dat uploadt naar een server die je niet beheert, heeft de data van de klant je kantoor verlaten, en je krijgt hem niet terug.

Waarom deze documenten anders zijn

Het meeste wat een makelaarskantoor verwerkt is geen folder. Het is het spul dat mensen bewaken.

Een aanbetalingsovereenkomst bindt een koper aan een prijs en een deadline, met boetes erin geschreven. Een reserveringsformulier zet geld vast tegen een woning. Een huurcontract somt het salaris van de huurder op, zijn borgsteller, en de rekening waar de huur vanaf gaat. Hypotheekpapieren, energielabels, gescande identiteitsbewijzen, het gaat allemaal over hetzelfde bureau op weg naar een notaris of een bank.

Elk van die bestanden noemt een echt mens en bindt hem aan geld. Dat is precies het soort document dat niet op de server van een vreemde zou moeten staan, zelfs niet voor een uur.

”Na een uur verwijderd” helpt je hier niet

De meeste online PDF-tools werken op dezelfde manier. Je bestand gaat omhoog naar hun server, het ondertekenen of comprimeren gebeurt daar, en het resultaat komt terug omlaag. De banner die zegt dat bestanden na zestig minuten worden gewist, is misschien eerlijk. Je kunt het nog steeds niet controleren.

Zodra een huurcontract op iemand anders’ machine staat, glippen een paar dingen uit ieders handen. Back-ups kunnen een kopie langer bewaren dan het beloofde venster. De server kan gehackt worden. De tool draait misschien op infrastructuur die hij van een derde partij huurt, dus het bestand van je klant gaat door opslag en wachtrijen waar niemand je over vertelde. Een document dat je laptop nooit verlaat, kan niet opduiken in een lek dat ergens anders gebeurt.

Voor een foto bij een woningadvertentie, prima. Voor een contract met de bankrekening van een koper erop liggen de risico’s niet hetzelfde.

Onderteken zonder afdrukken, en zonder uploaden

Je hebt geen papier nodig om een contract te tekenen, en je hebt ook geen server nodig.

reader.me draait de hele klus binnen je browser. De code laadt één keer naar je apparaat, je PDF opent in het eigen geheugen van de browser, je plaatst de handtekening, en het afgewerkte bestand wordt rechtstreeks terug naar dezelfde machine opgeslagen. Er is geen uploadstap, omdat er geen server is die het werk doet.

Open een aanbetalingsovereenkomst met PDF ondertekenen, teken of typ je handtekening, laat hem vallen waar hij hoort, en download de getekende kopie. De klant kan hetzelfde doen met zijn eigen kopie op zijn eigen telefoon. Twee getekende PDF’s, en geen van beide bestanden reisde ooit ergens heen. Dit is een eenvoudige elektronische handtekening, de alledaagse soort die past bij een reservering of een aanbetalingsformulier, geen gekwalificeerde e-handtekening voor een notariële akte.

Wil je bewijs in plaats van mijn woord, open dan de DevTools van de browser, ga naar het tabblad Network, onderteken een bestand, en kijk. Geen enkel verzoek draagt het document naar buiten. Als het niet in een verzoekbody zit, is het niet verzonden.

Maak het klein genoeg om te mailen

Gescande contracten worden zwaar. Een huurcontract pagina voor pagina gefotografeerd, of een overeenkomst gebundeld met plattegronden en een energielabel, kan voorbij de groottelimiet van de e-mail van een klant lopen voordat je een woord hebt toegevoegd.

De gebruikelijke reflex is nog een upload naar nog een website die het bestand platdrukt. Hetzelfde probleem: de data van de klant gaat naar een server om lichter terug te komen.

PDF comprimeren doet het in plaats daarvan in de browser. Sleep het getekende contract erin, krijg er een kleinere versie uit, en hang het aan de e-mail. Het bestand krimpt op je computer, en de enige plek waar het daarna heen gaat is de inbox die je koos. Geen rondreis door iemand anders’ opslag.

Wat je morgen kunt veranderen

Kies één client-side tool en maak die je standaard voor contracten. Het is sowieso sneller, omdat er geen upload en download is om op te wachten, en het blijft werken wanneer de wifi van het kantoor uitvalt midden in een bezichtiging.

Voordat je een aanbetalingsovereenkomst of een huurcontract in een webtool zet, stel je één vraag: verwerkt dit in mijn browser of op hun server? Als je het niet kunt zien, voer dan één keer de DevTools-test uit en kom er definitief achter.

En als een klant ooit vraagt waar zijn getekende contract heen ging, heb je een schoon antwoord. Het bleef op het apparaat, van begin tot eind. Voor een bestand met iemands bankrekening en identiteitsbewijs erop is dat het antwoord dat je wilt kunnen geven.