Loonstroken en contracten in HR: wat de AVG verwacht

Een HR-afdeling is een van de meest gegevensrijke plekken in elk bedrijf. Op een gewone dinsdag opent één persoon misschien een loonstrook, een getekend contract, een ziekmelding, een bankafschrift en een kopie van iemands identiteitsbewijs. Elk daarvan is een PDF, en elk van die PDF’s gaat over een echt mens die nooit te zien krijgt hoe ermee wordt omgegaan.

Dat is het werk. De vraag is wat de AVG verwacht dat je ermee doet, en waar het dagelijkse PDF-werk in de regels past.

De gegevens die HR aanraakt zijn de gevoelige soort

Niet alle persoonsgegevens zijn gelijk onder de AVG. Een werk-e-mailadres is een persoonsgegeven. Een salarisbedrag ook, maar dat weegt zwaarder, en HR zit op een berg ervan.

Loonstroken laten zien wat mensen verdienen. Contracten tonen voorwaarden, soms bepalingen over gezondheid of gezinssituatie. Ziekmeldingen kunnen een medische aandoening onthullen, wat een bijzondere categorie gegevens is met extra bescherming. Bankgegevens openen de deur naar fraude. Burgerservicenummers en sofinummers zijn precies wat identiteitsdieven willen. Stop dat allemaal in één afdeling en je hebt een doelwit.

De AVG geeft meer om dit materiaal omdat de schade van een lek groter is. Een gelekte marketinglijst is vervelend. Een gelekte stapel loonstroken en gescande identiteitsbewijzen kan iemands financiën en gemoedsrust verwoesten.

Wat de regels echt van je vragen

Je hoeft de verordening niet uit je hoofd te kennen om hem te volgen. Een paar plichten dekken het meeste van wat HR met deze bestanden doet.

Houd de gegevens veilig. Artikel 32 vraagt om passende technische en organisatorische maatregelen. In gewone taal: de bestanden moeten beschermd worden op een manier die past bij hoe gevoelig ze zijn. Een loonstrook verdient meer zorg dan een lunchmenu.

Gebruik alleen wat je nodig hebt, zolang je het nodig hebt. Je verzamelt een contract om het dienstverband te beheren, niet om het voor altijd te bewaren op een gedeelde schijf die de halve afdeling kan lezen. Wanneer de reden weg is, moet het bestand ook weg.

Weet waar de gegevens naartoe reizen. Elke keer dat een bestand je controle verlaat, hoor je te weten wie het ontvangt en waarom. Als je persoonsgegevens overdraagt aan een externe dienst die ze voor je verwerkt, is die dienst een verwerker, en er hoort een contract te zijn dat dekt wat ze ermee mogen doen.

Wees klaar om je te verantwoorden. Als er iets misgaat, moet je kunnen aantonen dat je redelijke maatregelen hebt genomen. “Ik uploadde het naar een gratis website die ik in de zoekresultaten vond” is geen maatregel die je wilt verdedigen.

Waar het bestand heen gaat, is deel van het werk

Hier is het gat dat goede mensen verrast. HR-medewerkers denken hard na over wie de gedeelde map mag openen, en voegen vervolgens twee loonstroken samen op de eerste de beste PDF-website die ze vinden. De zorgvuldige toegangscontrole op de map betekent niets als het bestand dertig seconden later ergens anders wordt geüpload.

De meeste online PDF-tools werken door je bestand naar hun server te sturen, de bewerking daar uit te voeren en het resultaat terug te sturen. Het bestand belandt op een machine die je niet bezit, beheerd door een bedrijf dat je nooit hebt getoetst, op een locatie die je niet kunt noemen. Misschien verwijderen ze het volgens schema. Misschien houdt een back-up een kopie. Misschien draait het hele ding op gehuurde infrastructuur die je bestand door opslag haalt waar je nooit van zult horen. Je kunt het niet controleren, en de persoon van wie je net de ziekmelding over het internet stuurde ook niet.

Voor een ziekmelding of een bankafschrift is die geüploade kopie het zwakke punt. Een bestand dat de HR-laptop nooit verlaat, kan niet worden blootgesteld bij een datalek dat op iemand anders’ server gebeurt.

Het werk op je eigen apparaat doen

Er is een soort PDF-tool die nooit iets uploadt. De hele bewerking draait binnen de browser, op dezelfde computer die je toch al gebruikt. De code laadt één keer, je PDF opent in het geheugen van de browser, je doet het werk, en het afgewerkte bestand wordt rechtstreeks terug naar je machine opgeslagen. Er wordt niets naar buiten gestuurd, omdat er geen serverstap is om het naartoe te sturen.

Zo werkt reader.me, en daarom past het bij HR-documenten. Een set loonstroken combineren, een paar pagina’s uit een contract trekken, een scan verkleinen zodat hij in een e-mail past, het gebeurt allemaal op je computer. Sluit het tabblad en het werkgeheugen is ermee verdwenen.

Je hoeft me daar niet op te vertrouwen. Open de DevTools van de browser, ga naar het tabblad Network, voer een bewerking uit, en kijk. Geen enkel verzoek draagt je bestand naar buiten. Als het bestand niet in een verzoekbody zit, is het nergens heen gestuurd. Dat is het soort controle dat artikel 32 graag ziet, omdat je het daadwerkelijk kunt aantonen.

Twee dingen die het waard zijn om vandaag te doen

Bescherm de bestanden die het pand verlaten. Wanneer je een loonstrook of contract per e-mail stuurt, is de e-mail zelf zelden end-to-end beveiligd. Zet eerst een wachtwoord op de PDF, zodat het document nutteloos is voor wie het onderschept of de verkeerde ontvanger is. Dat kun je op je eigen apparaat doen met PDF beveiligen, zonder upload, en deel het wachtwoord via een apart kanaal zoals een telefoongesprek.

Onderteken zonder afdrukken en opnieuw scannen. Contracten en goedkeuringen hebben een handtekening nodig, en de oude routine van afdrukken, tekenen, scannen, het papier weggooien laat overal losse kopieën achter. De handtekening rechtstreeks aan de PDF toevoegen houdt één opgeruimd bestand en slaat het papierspoor over. De tool PDF ondertekenen doet het in de browser, zodat het contract je computer nooit verlaat om getekend te worden.

Het dagelijkse PDF-werk in HR ziet er saai uit, en dat is de valstrik. Twee bestanden samenvoegen of een contract ondertekenen duurt seconden, en in die seconden blijven gevoelige gegevens ofwel staan ofwel verlaten ze stilletjes het pand. Als je de langere versie wilt van hoe dit uitpakt wanneer documenten door een salarisadministratie of accountant gaan, dekt dit stuk over loonstroken en privacy het. Houd het werk op het apparaat en de AVG-kant wordt een stuk eenvoudiger.