Gescande bonnetjes samenvoegen tot één PDF voor je onkostendeclaratie

Het is einde van de maand en je telefoon staat vol bonfoto’s: een taxi, een hotelrekening, twee lunches, een inktcartridge die je op het laatste moment moest kopen. Je declaratiesysteem wil één bestand per rapport, geen veertien scheve JPG’s genaamd IMG_4821 tot en met IMG_4834. Het gevolg: je vecht óf met een telefoonapp die slecht bijsnijdt, óf je opent je laptop om het fatsoenlijk aan te pakken.

Het fatsoenlijk aanpakken gaat sneller dan het klinkt, en het lost meteen een probleem op waar je pas aan denkt als het misgaat: die foto’s bevatten vaak een kaartnummer, een hoteladres, soms een volledige naam en handtekening. Dat wil je niet zomaar door een willekeurige online converter jagen.

Waarom één PDF beter is dan een map vol foto’s

De financiële afdeling verwerkt onkostendeclaraties, ze rechercheren er niet in. Eén PDF met alle bonnen op volgorde, rechtop, kan een beoordelaar in dertig seconden doorlopen en afvinken. Een map losse afbeeldingen, sommige scheef, sommige wazig, sommige dubbel omdat je per ongeluk hetzelfde bonnetje twee keer fotografeerde, roept vragen op en vertraagt je vergoeding.

Er is ook een auditkant aan de zaak. Veel bedrijven moeten declaratiebewijs jarenlang bewaren. Een map met afbeeldingen die iedereen met toegang kan herschikken, verwijderen of hernoemen, is geen sterk bewijs. Eén samengevoegd, gepagineerd PDF-bestand komt veel dichter bij wat een controleur eigenlijk wil zien.

De workflow

Je hoeft niet elk bonnetje apart om te zetten en de resultaten daarna samen te voegen. Doe het in twee korte stappen.

1. Zet je foto’s om in een PDF. Open Afbeeldingen naar PDF en sleep je bonfoto’s erin. Volgorde is hier belangrijk, de meeste tools laten je miniaturen verslepen, dus zet ze in de volgorde die je declaratie verwacht: chronologisch is meestal het veiligst. Zijn een paar opnames scheef geraakt, draai ze dan recht vóórdat je ze samenvoegt, het is veel makkelijker om nu één pagina te corrigeren dan het later op te merken, verstopt in een bestand van twaalf pagina’s.

2. Verklein het bestand voordat je het indient. Telefooncamera’s maken grote afbeeldingen, en een stuk of twaalf daarvan gestapeld in een PDF kan makkelijk uitkomen op 20-30 MB. De meeste declaratieportalen hanteren een limiet die daar ruim onder ligt, en e-mailbijlagen stikken er ook in. Laat het resultaat door PDF comprimeren lopen en je houdt meestal een bestand over dat een fractie van de grootte is, nog steeds prima leesbaar voor wie het beoordeelt. Bonnetjes hoeven geen printkwaliteit te hebben, ze moeten leesbaar zijn, dus een agressieve compressie-instelling is hier meestal prima.

Dat is het hele proces: foto’s erin, één PDF eruit, klein genoeg om overal bij te voegen.

Een paar dingen die het resultaat netter maken

Snijd de tafel, de portemonnee, de rand van je hand weg vóór het samenvoegen, als je camera-app dat toelaat. Het is een klein detail, maar het geeft de uiteindelijke PDF een bewuste uitstraling in plaats van een stapel kiekjes. Vraagt je declaratiesysteem om bonnen gegroepeerd per categorie (reizen, maaltijden, benodigdheden), maak dan liever per categorie een apart klein PDF-bestand dan één gigantisch bestand met vijftig pagina’s in willekeurige volgorde, beoordelaars zullen je dankbaar zijn.

Verwerk je onkostendeclaraties voor anderen, bijvoorbeeld als je als officemanager bonnen van een heel team verzamelt, weersta dan de verleiding om ieders foto’s zomaar door te sturen naar een gedeelde schijf. Voeg de bonnen van elke persoon meteen samen tot hun eigen PDF. Het is netter, en je zit niet langer dan nodig met een map vol betaalgegevens van anderen.

Waarom dit in je browser doen belangrijk is

Bonfoto’s zijn persoonlijke financiële gegevens: kaartgegevens, aankooplocaties, soms een thuisadres op een afleverbon. Veel gratis “combineer mijn afbeeldingen tot een PDF”-tools online werken door je bestanden ergens naar een server te uploaden, te verwerken en er een link voor terug te sturen. Je hebt geen idee hoe lang die afbeeldingen daar blijven staan of wie er nog meer bij kan.

Reader.me draait volledig in je browser. Wanneer je je bonnetjes samenvoegt of comprimeert, verlaten de afbeeldingen nooit je apparaat, er is geen upload, geen kopie op een server, geen wachten in iemand anders’ wachtrij. Je kunt dit zelf controleren: open de ontwikkelaarstools van je browser, houd het tabblad Netwerk in de gaten terwijl je een bestand verwerkt, en je ziet dat er niets naar buiten gaat. Wil je ons niet zomaar op ons woord geloven, verbreek dan je internetverbinding en probeer het, de tools werken nog steeds offline.

De volgende keer dat je declaratie op de planning staat, sla die map met losse foto’s over. Voeg de bonnetjes samen, verklein het bestand, dien het in, klaar.