Sektor awam: uruskan fail warganegara tanpa memuat naik data mereka

Pentadbiran awam memegang sebahagian daripada data yang paling sensitif yang wujud, dan ia tidak boleh memilih. Permohonan bantuan mengandungi keseluruhan keadaan kewangan seseorang. Sesebuah fail kes mungkin menyimpan imbasan kad pengenalan, sijil perubatan, semakan rekod jenayah, butiran seorang kanak-kanak. Warganegara tidak memilih untuk menyerahkan ini; mereka terpaksa, demi mendapatkan perkhidmatan yang menjadi hak mereka. Itu menaikkan piawai bagaimana fail mereka perlu dikendalikan.

Kemudian seorang kerani mempunyai tugas yang biasa sahaja untuk dilakukan. Cantumkan dokumen dalam sesebuah fail kes menjadi satu PDF. Mampatkan folder yang diimbas supaya muat dalam sistem e-mel. Jadikan rekod lama yang diimbas boleh dicari. Cara pantas untuk setiap satu ini ialah alat dalam talian percuma, dan cara pantas itulah punca data seorang warganegara berakhir di pelayan yang pentadbiran tidak pernah tapis.

Piawai yang berbeza terpakai di sini

Apabila sebuah syarikat swasta cuai dengan data, itu satu pelanggaran. Apabila badan awam cuai dengan data warganegara, itu juga satu pengkhianatan kepercayaan yang tidak dapat dielakkan oleh orang ramai. Data itu dikumpul di bawah kuasa undang-undang, selalunya tanpa alternatif sebenar bagi individu berkenaan, dan ia datang dengan tanggungjawab untuk melindunginya yang lebih tinggi, bukan lebih rendah, daripada sektor swasta.

Alat PDF dalam talian yang biasa memuat naik fail ke pelayannya, memprosesnya di sana, dan memadamnya kemudian mengikut jadual yang tiada siapa dapat sahkan. Bagi fail kes seorang warganegara, itu ialah pemindahan data peribadi kepada pihak ketiga yang tidak diketahui, kerap kali di bidang kuasa lain, tertakluk kepada terma yang tiada sesiapa di pejabat itu pernah baca. Ia tepat-tepat jenis pemprosesan tidak terkawal yang menjadi sebab wujudnya peraturan data sektor awam. “Ia cuma untuk mencantumkan PDF” bukanlah sesuatu yang anda mahu ada dalam laporan insiden.

Bagaimana reader.me sesuai untuk sektor awam

reader.me berjalan sepenuhnya dalam pelayar. Tiada muat naik kerana tiada pelayan yang melakukan kerja itu; enjinnya berjalan pada mesin pejabat itu sendiri, di dalam tab pelayar.

Jadi apabila seorang kerani mencantumkan fail kes, pelayar membaca dokumen ke dalam memori pada komputer itu, menggabungkannya di situ juga, dan menghasilkan keputusannya. PDF warganegara itu tidak pernah bergerak. Bagi badan awam, itu beza antara kerja rutin dengan pemindahan data yang perlu dilaporkan. Fail itu kekal di dalam pejabat sepanjang masa.

Dan ia boleh disahkan, yang penting apabila pegawai perlindungan data atau juruaudit bertanya. Buka mana-mana alat reader.me, buka alat pembangun (F12), dan perhatikan tab Network semasa memproses fail. Tiada apa-apa dimuat naik. Putuskan sambungan mesin daripada internet dan ia masih berfungsi, kerana data itu memang tidak pernah dirancang untuk keluar.

Tugas pejabat harian, dikekalkan secara dalaman

• Susun fail kes. Cantumkan permohonan, dokumen sokongan, dan surat-menyurat menjadi satu PDF, secara setempat.
• Mampatkan untuk sistem dalaman. Fail yang diimbas adalah berat dan had e-mel atau pengurusan dokumen adalah nyata. Mampatkan PDF tanpa menghantar dokumen warganegara ke mana-mana terlebih dahulu.
• Jadikan rekod arkib boleh dicari. Fail lama yang diimbas menjadi boleh dicari selepas OCR, jadi kakitangan benar-benar dapat mencari apa yang mereka perlukan. Imbasan itu kekal pada mesin.
• Tambah tandatangan rasmi. Tandatangani sesuatu keputusan atau borang dengan alat tandatangan, tanpa perkhidmatan tandatangan pihak ketiga yang memegang dokumen.
• Lindungi apa yang anda hantar keluar. Menghantar warganegara fail mereka sendiri, atau menyalurkan satu antara jabatan? Kunci dengan kata laluan dan kongsi kuncinya secara berasingan.

Akauntabiliti yang terbina dalam, bukan yang dijanjikan

Badan awam mesti boleh mempertanggungjawabkan apa yang berlaku kepada data yang mereka pegang. Itu sukar dilakukan dengan jujur apabila sebahagian daripada aliran kerja berjalan melalui pelayan luar yang dasar pemadamannya anda terima atas dasar kepercayaan. Memproses dalam pelayar menutup jurang itu: tiada pihak ketiga untuk dipertanggungjawabkan, kerana memang tiada. Fail itu pergi daripada warganegara, ke mesin pejabat, ke tempat ia perlu berada, dan tidak melalui mana-mana perkhidmatan PDF di antaranya.

Seorang kerani juga tidak sepatutnya terpaksa memilih antara menyiapkan kerja dengan melindungi individu yang fail itu miliknya. Alat yang berjalan secara setempat menghapuskan pilihan itu. Warganegara menyerahkan data mereka kerana mereka terpaksa. Mengekalkannya di dalam pejabat, pada setiap langkah, adalah yang paling minimum yang pentadbiran berhutang kepada mereka. Buka alat PDF, lakukan kerja dalam pelayar, dan data kekal di tempat yang amanah awam memerlukannya.