Pekerja bebas: invois dan kontrak dalam PDF, tiada muat naik

Apabila anda bekerja untuk diri sendiri, anda juga adalah jabatan pentadbiran anda sendiri. Tiada orang lain menghantar invois, mengejar tandatangan, atau mengecilkan fail supaya muat dalam peti masuk pelanggan. Itu anda, biasanya pada penghujung hari ketika anda lebih suka melakukan kerja sebenar yang dibayar.

Kebanyakan pentadbiran itu berjalan atas PDF. Invois yang anda hantar. Kontrak yang anda tandatangani sebelum mula. Sebut harga yang diminta pelanggan minggu lepas. Dan cara terpantas untuk menguruskan PDF itu, bagi ramai pekerja bebas, adalah apa-apa laman web percuma yang muncul pertama dalam carian. Seret fail masuk, klik butang, muat turun, hantar. Selesai.

Cuma fail itu mempunyai nama anda, nombor cukai anda, butiran bank anda, syarikat pelanggan anda, dan kadar anda terletak di situ pada halaman. Memuat naiknya ke pelayan yang anda tidak pernah dengar untuk menjimatkan tiga puluh saat adalah tabiat yang berbaloi untuk difikirkan semula.

PDF yang disentuh oleh pekerja bebas setiap minggu

Senarainya pendek dan ia berulang. Invois yang keluar dan sekali-sekala satu yang masuk. Kontrak dan NDA yang anda perlukan ditandatangani sebelum kerja bermula. Sebut harga dan anggaran yang menjadi invois kemudian. Resit dan imbasan perbelanjaan untuk penyata cukai anda sendiri. Kadangkala satu timbunan kesemua yang di atas, pergi kepada akauntan anda sekali setiap suku tahun.

Setiap satu daripadanya memerlukan operasi membosankan dilakukan kepadanya pada satu ketika. Tandatangani. Gabungkan tiga fail menjadi satu. Jadikan imbasan 20 MB cukup kecil untuk dihantar melalui e-mel. Tiada satu pun yang sukar. Satu-satunya persoalan ialah di mana ia berlaku.

”Fail anda dipadam dalam satu jam” bukan sesuatu yang boleh anda semak

Kebanyakan alat PDF dalam talian berfungsi dengan cara yang sama. Fail anda dimuat naik ke pelayan mereka, operasi berjalan di sana, dan hasilnya kembali kepada anda. Sepanduk yang menjanjikan fail anda dipadam selepas satu jam mungkin benar-benar jujur. Masalahnya ialah anda tidak mempunyai cara untuk mengesahkannya.

Sebaik sahaja invois anda berada pada mesin orang lain, walaupun untuk seketika, beberapa perkara terlepas daripada tangan anda. Sandaran dan log boleh menyimpan salinan melepasi tempoh yang dijanjikan. Pelayan boleh diceroboh. Alat itu mungkin berjalan atas infrastruktur yang disewanya, melalukan fail anda melalui storan dan barisan yang tiada siapa beritahu anda. Kontrak yang tidak pernah meninggalkan komputer riba anda tidak boleh bocor dalam pelanggaran yang berlaku di tempat lain.

Untuk meme, siapa peduli. Untuk kontrak yang ditandatangani dengan nama pelanggan anda dan yuran anda di atasnya, matematiknya berbeza.

Tandatangani tanpa mencetak, dan tanpa mencetak hakikat

Inilah yang membuatkan orang tersangkut. Pelanggan menghantar kontrak. Anda mencetaknya, menandatangani dengan pen, mengimbasnya semula, dan menghantar imbasan melalui e-mel. Setengah jam hilang, tambah pula bahagian ketika anda mencari pencetak yang berfungsi.

Anda tidak memerlukan semua itu. Anda boleh membuka kontrak, meletakkan tandatangan anda pada halaman, dan menyimpan PDF yang ditandatangani, semuanya dalam pelayar. Fail kekal pada peranti anda sepanjang masa. Tandatangan PDF dengan cara ini dan kontrak yang anda hantar kembali adalah fail digital yang bersih, bukan foto cetakan yang bengkok. Imej tandatangan anda juga tidak pernah dimuat naik, kerana tiada tempat untuknya dimuat naik.

Ini berfungsi untuk NDA sebelum projek, kontrak pada permulaan, penerimaan penyerahan pada akhirnya. Apa-apa yang memerlukan nama anda di atasnya keluar pada hari yang sama.

Cantum sebut harga, kontrak, dan invois menjadi satu fail

Pelanggan kehilangan jejak lampiran berasingan. Sebut harga dalam satu e-mel, kontrak dalam yang lain, invois di suatu tempat dalam rangkaian mesej. Apabila anda menyerahkan kepada akauntan, tiga fail yang terurai menjadi tiga perkara untuk tersalah letak.

Meletakkannya menjadi satu PDF membetulkan itu. Cantum PDF anda menjadi satu dokumen, mengikut urutan, dan apa yang anda hantar adalah satu fail yang menceritakan keseluruhan kisah. Sebut harga, kontrak yang ditandatangani, invois akhir, disusun dalam urutan yang betul. Akauntan anda mendapat satu fail kemas bagi setiap projek dan bukannya folder yang penuh dengan fail yang berselerak. Kesemuanya diproses pada komputer anda, tiada apa-apa dihantar ke pelayan.

Kecilkan fail supaya ia benar-benar tiba

Kontrak yang diimbas dan invois yang berat dengan imej membengkak saiznya dengan cepat. Beberapa halaman imbasan boleh mencapai 15 atau 20 MB, dan banyak peti masuk menolak apa-apa yang melebihi 10. Jadi e-mel penting anda tidak pernah mendarat, dan anda mengetahuinya dua hari kemudian apabila pelanggan bertanya ke mana perginya invois.

Mampatkan PDF dahulu dan dokumen yang sama jatuh kepada sebahagian kecil daripada saiznya sambil kekal boleh dibaca. Ia menembusi e-mel, dimuat naik ke portal pelanggan tanpa aduan, dan anda melangkau pertukaran berulang. Sama seperti segala-galanya di sini, pengecilan berlaku dalam pelayar anda, jadi fail yang anda mampatkan tidak pernah meninggalkan bilik.

Mengapa setempat lebih penting apabila ia perniagaan anda sendiri

Apabila anda seorang pekerja, kebocoran data adalah masalah syarikat. Apabila anda seorang pekerja bebas, ia milik anda seorang. Kontrak pelanggan anda bocor, butiran bank anda sendiri terdedah, dokumen cukai berada pada pelayan orang asing. Tiada jabatan IT untuk menyerapnya, dan ada reputasi yang bergantung pada anda sebagai orang yang menguruskan perkara dengan betul.

Menyimpan fail pada peranti anda menghapuskan seluruh persoalan itu. Tiada langkah pelayan, jadi tiada apa-apa untuk dibocorkan, tiada sepanduk untuk dipercayai, tiada dasar untuk dibaca. Anda boleh membuktikannya juga. Buka DevTools pelayar anda, perhatikan tab Network semasa anda menandatangani atau mencantum, dan anda akan lihat tiada permintaan membawa fail anda keluar. Jika ia tiada dalam mana-mana permintaan, ia tidak pergi ke mana-mana.

Jika anda menguruskan invois dan kontrak pelanggan untuk orang lain juga, logik yang sama berjalan lebih mendalam untuk akauntan dan firma perundingan, yang kami liputi dalam bagaimana akauntan menguruskan slip gaji.

Bahagian pentadbiran pekerjaan bebas tidak akan hilang. Invois perlu dihantar, kontrak perlu ditandatangani, fail perlu dikecilkan. Satu-satunya perkara yang boleh anda tentukan ialah sama ada kesemuanya berlaku pada mesin anda sendiri atau pada mesin orang lain. Untuk dokumen dengan sumber rezeki anda tercetak padanya, simpan ia pada mesin anda.