Firma kewangan dan perundingan: PDF dengan data bank, kekal peribadi

Sebuah pejabat kewangan berjalan atas dokumen yang dibaca seperti peta seluruh hidup seseorang. Penyata bank yang menunjukkan setiap kopi dan setiap deposit gaji. Penyata cukai. Sijil pemilikan akaun. Perjanjian pinjaman dengan IBAN dicetak di bahagian atas. Ringkasan pelaburan dengan baki sehingga sen terakhir. Jika anda bekerja dalam perundingan, kekayaan, atau perancangan kewangan, inilah bahan mentah anda, dan hampir kesemuanya tiba sebagai PDF.

Kemudian datang bahagian yang membosankan. Penyata itu memerlukan tiga bulan terakhir dicantum menjadi satu fail. Mandat yang ditandatangani perlu dimampatkan supaya muat dengan had muat naik portal. Surat pelantikan memerlukan tandatangan sebelum bank akan bergerak. Tiada satu pun daripada ini sukar. Persoalannya ialah di mana ia berlaku.

Apa yang sebenarnya tercetak pada halaman ini

Berbaloi untuk khusus tentang apa yang ada pada halaman apabila PDF kewangan meninggalkan tangan anda.

Satu penyata bank biasanya membawa nombor akaun penuh atau IBAN, nama dan alamat pemegang akaun, dan rekod transaksi demi transaksi tentang bagaimana orang itu hidup. Penyata cukai menambah nombor pengenalan kebangsaan, pendapatan yang diisytiharkan, potongan, dan selalunya butiran pasangan juga. Sijil akaun mengaitkan seorang manusia sebenar dengan baki sebenar. Gabungkan beberapa daripada ini dan anda mempunyai cukup untuk menyamar sebagai seseorang di banknya sendiri, atau untuk membina profil kewangannya yang lengkap dengan menakutkan.

Itulah data yang anda pindahkan setiap kali anda mengemas PDF sebelum menghantarnya.

Muat naik yang tiada siapa fikir sebagai muat naik

Kebanyakan alat PDF dalam talian berfungsi dengan cara yang sama di sebalik tabir. Fail anda naik ke pelayan mereka, cantuman atau pemampatan berjalan di sana, dan hasilnya turun kembali. Halaman yang menjanjikan “fail dipadam selepas satu jam” mungkin benar-benar bermaksud begitu. Anda masih tidak boleh mengesahkannya, dan pengawal selia tidak akan menerima “laman web kata begitu” sebagai usaha wajar anda.

Sebaik sahaja penyata bank pelanggan berada di pelayan pihak ketiga, walaupun untuk seminit, kawalan itu hilang. Log dan sandaran boleh menyimpan salinan melepasi tempoh yang dijanjikan. Pelayan boleh diceroboh. Alat itu mungkin berjalan atas infrastruktur yang tidak dimilikinya, melalukan fail melalui storan dan barisan pemprosesan yang tiada siapa beritahu anda. Penyata yang tidak pernah meninggalkan mesin anda tidak boleh muncul dalam pelanggaran di tempat lain.

Bagi firma kewangan ini bukan kebimbangan abstrak. Anda adalah perniagaan yang dikawal selia yang menguruskan tepat data yang paling diingini oleh sindiket penipuan. Nombor akaun dan nama yang diambil daripada penyata yang bocor adalah titik permulaan untuk kejuruteraan sosial terhadap bank pelanggan. Pelanggaran itu tidak perlu menjadi pelanggaran anda untuk akibatnya jatuh ke atas anda.

Apa yang peraturan harapkan daripada anda

Apabila firma kewangan atau perundingan menguruskan dokumen pelanggan, GDPR menganggap data itu sebagai sesuatu yang anda pegang sebagai amanah, bukan sesuatu yang boleh anda halakan melalui mana-mana laman web percuma yang pantas. Anda memproses data peribadi bagi pihak orang lain, dan itu datang dengan kewajipan.

Anda dijangka menggunakan langkah teknikal yang sesuai untuk memastikan ia selamat (Perkara 32). Data kewangan membawa berat tambahan, kerana bahaya daripada pendedahan adalah langsung dan segera. Anda sepatutnya mengetahui setiap pihak dalam rantaian, dan laman PDF rawak yang menerima fail yang dimuat naik adalah pihak ketiga dalam rantaian itu, biasanya tanpa kontrak dan tanpa idea siapa anda. Jika laman itu diceroboh, pelanggan yang penyatanya terdedah adalah yang membayar, dan firma anda adalah yang terpaksa menjelaskan mengapa fail itu berada di sana.

Memuat naik penyata cukai pelanggan ke alat yang tidak diketahui untuk menjimatkan tiga puluh saat adalah sukar untuk dipertahankan di hadapan sesiapa yang kemudian bertanya. Kebanyakan orang yang melakukannya hanya tidak pernah membayangkan fail itu meninggalkan bangunan. Alat itu terasa seperti kalkulator.

Simpan fail pada peranti

Ada satu jenis alat PDF yang berbeza. Daripada menghantar fail anda ke pelayan, ia menjalankan keseluruhan operasi di dalam pelayar. Kod itu dimuat turun ke peranti anda sekali, PDF dibuka dan diubah dalam ingatan pelayar itu sendiri, dan fail siap disimpan terus kembali ke mesin yang sama. Dokumen itu tidak pernah bergerak.

Begitulah cara reader.me berfungsi, dan itulah sebabnya ia sesuai untuk dokumen kewangan. Apabila anda mampatkan PDF untuk menjadikan mandat yang ditandatangani di bawah had saiz portal, fail itu diproses pada komputer anda, dalam pelayar anda. Tiada apa-apa dimuat naik kepada kami, kerana tiada langkah pelayan untuk dimuat naik. Tutup tab dan ingatan kerja itu hilang.

Anda tidak perlu menerimanya secara percaya. Buka DevTools pelayar, pergi ke tab Network, jalankan pemampatan, dan perhatikan. Tiada permintaan membawa fail anda keluar. Jika penyata bank tidak berada dalam mana-mana badan permintaan, ia tidak dihantar ke mana-mana. Itu pemeriksaan yang boleh anda jalankan sekali dan tunjukkan kepada ketua pematuhan anda.

Melindungi dan menandatangani, masih pada mesin anda

Dua tugas muncul secara berterusan dalam kerja kewangan, dan kedua-duanya boleh kekal setempat.

Yang pertama ialah mengunci fail. Sebelum anda menghantar e-mel kepada pelanggan penyata mereka atau menghantar ringkasan cukai kepada pihak ketiga, anda boleh tambah kata laluan pada PDF supaya hanya orang yang dimaksudkan membukanya. Penyulitan dilaksanakan dalam pelayar anda, pada peranti anda. Dokumen asal yang tidak dilindungi tidak pernah meninggalkan mesin anda, dan begitu juga kata laluannya.

Yang kedua ialah menandatangani. Surat pelantikan, mandat, dan kebenaran semuanya memerlukan tandatangan, dan gerak balas biasa adalah mencetak, menandatangani, mengimbas, dan memuat naik ke beberapa laman tandatangan. Anda boleh tandatangan PDF dalam pelayar sebaliknya, letakkan tandatangan anda pada halaman, dan simpan fail yang ditandatangani secara setempat. Tiada pencetak, tiada muat naik, tiada pihak ketiga yang memegang dokumen yang membenarkan wang berpindah.

Jadikan ia tabiat, bukan sekali sahaja

Peralihan itu kecil. Sebelum mana-mana PDF kewangan pelanggan masuk ke alat web, tanya sama ada ia memproses dalam pelayar atau pada pelayan. Jika anda tidak dapat memberitahu, jalankan ujian DevTools sekali dan selesaikannya. Pilih alat sebelah klien dan jadikannya pilihan lalai firma, kemudian tuliskannya ke dalam prosedur anda supaya ia bertahan untuk pekerja baharu seterusnya.

Ia lebih pantas pula. Tiada perjalanan ulang-alik muat naik dan muat turun, dan ia terus berfungsi apabila sambungan pejabat terputus. Bagi dokumen yang menyenaraikan IBAN pelanggan dan tiga bulan perbelanjaan mereka, melakukan ini dengan betul bukanlah kerja tambahan. Itulah kerjanya.

Untuk gambaran lebih luas tentang mengapa memuat naik fail sensitif adalah masalah pada mulanya, baca tulisan kami tentang GDPR dan memuat naik PDF.