PDF untuk peguam: susun fail kes tanpa memuat naik apa-apa

Satu kes baharu mendarat di meja anda dan dalam seminggu ia menjadi empat puluh PDF. Surat tugasan yang ditandatangani, kad pengenalan yang diimbas, sebuah kontrak yang seseorang fotograf pada sudut senget, tiga pusingan surat-menyurat, laporan pakar, ekshibit yang dihantar pelanggan dalam susunan yang salah. Sebelum apa-apa daripadanya berguna, anda perlu menguruskannya menjadi satu pakej yang kemas: cantumkan kepingan-kepingan itu, susun halaman dalam urutan yang betul, tandatangani di tempat yang perlu ditandatangani.

Kerja itu sendiri membosankan. Apa yang ada di sebaliknya tidak. Setiap satu fail itu milik pelanggan yang memberitahu anda perkara yang tidak akan mereka beritahu sesiapa lagi, dan kewajipan anda untuk merahsiakannya tidak terhenti hanya kerana anda tergesa-gesa untuk menyusun sebuah ringkasan kes.

Kerahsiaan bukan satu tetapan, ia adalah tugasnya

Keistimewaan profesional undang-undang dan kewajipan kerahsiaan lebih tua daripada internet dan ia tiada pengecualian untuk “saya hanya menggabungkan beberapa PDF.” Peraturan badan guaman di seluruh EU, UK, dan AS semuanya mengatakan lebih kurang perkara yang sama: maklumat yang pelanggan kongsikan dengan anda kekal antara anda berdua, dan anda mengambil langkah munasabah untuk melindunginya. Bahagian terakhir itulah tempat alat dalam talian percuma secara senyap menjadi masalah.

Kebanyakan tapak PDF berfungsi dengan memuat naik fail anda ke pelayan, menjalankan operasi di sana, dan menghantar hasilnya kembali. Untuk gambar percutian, siapa peduli. Untuk surat penceraian pelanggan, draf penyelesaian, atau kenyataan saksi, anda baru sahaja menyerahkan salinan bahan istimewa kepada pihak ketiga. Anda tidak berniat untuk berkongsinya. Anda berniat untuk mencantumnya. Tetapi fail itu telah meninggalkan bangunan, dan kini keselamatannya bergantung pada syarikat yang anda tidak pernah berbual dan satu dasar privasi yang anda tidak baca.

Ayat menenangkan pada tapak-tapak itu, “fail dipadam selepas sejam,” kedengaran baik sehingga anda cuba bergantung padanya. Anda tidak boleh mengesahkannya. Log dan sandaran boleh menyimpan salinan melepasi tempoh masa itu. Pelayan boleh dibobol. Dan jika ia berlaku, orang yang fail kesnya bocor itu ialah pelanggan anda, yang menjadikannya masalah anda di bawah setiap kod tatakelakuan yang terpakai kepada anda.

Rupa sebenar “langkah munasabah”

Pengawal selia telah menjadi khusus mengenai hal ini. GDPR menjangkakan langkah teknikal yang sesuai untuk data peribadi, dan sebuah fail kes adalah penuh dengan data peribadi: nama, alamat, butiran kesihatan, rekod kewangan, kadangkala dakwaan jenayah. Jika anda menolaknya melalui satu alat web rawak, anda telah menambah seorang pemproses pada rangkaian anda yang tidak pernah anda saring dan tiada kontrak dengannya. (Saya menulis lebih lanjut tentang pendedahan itu dalam risiko GDPR memuat naik PDF jika anda mahukan butirannya.)

Cara paling bersih untuk mengambil langkah munasabah ialah memastikan tiada apa-apa untuk dibocorkan sejak awal lagi. Sebuah fail yang tidak pernah meninggalkan komputer riba anda tidak boleh terdedah dalam satu pelanggaran di tempat lain. Itulah keseluruhan idea di sebalik alat yang berjalan dalam pelayar dan bukan pada pelayan.

Membina pakej kes tanpa memuat naik

Inilah cara bahagian membosankan ini berlaku apabila fail kekal pada mesin anda. Segala-galanya di bawah berjalan secara setempat dalam pelayar anda. PDF dibaca ke dalam memori pada komputer anda, operasi berlaku di sana, dan fail yang siap disimpan terus kembali kepada anda. Tiada apa yang dihantar ke mana-mana.

Cantumkan kepingannya. Anda ada surat tugasan, kontrak, surat-menyurat, dan ekshibit sebagai fail berasingan. Lepaskannya ke dalam alat Cantum PDF dalam susunan yang anda mahu dan anda dapat satu pakej. Mahkamah mahukan satu dokumen berindeks tunggal, bukan sebelas lampiran, dan inilah cara anda sampai ke sana tanpa menghantar e-mel apa-apa ke tapak penukaran.

Susun dengan betul. Imbasan tidak pernah datang dengan kemas. Halaman 7 terbalik, ekshibit disongsangkan, halaman tandatangan terapung ke depan. Buka pakej itu dalam alat Susun Semula PDF, seret halaman ke dalam urutan yang anda perlukan, buang halaman artifak imbasan kosong, dan eksport. Idea yang sama seperti menyusun semula kertas di atas meja, kecuali kertas itu ialah fail sulit pelanggan dan ia tidak melalui pelayan orang asing untuk disusun.

Tandatangani apa yang perlu ditandatangani. Surat tugasan, borang kuasa, surat iringan, kelulusan rutin. Buka alat Tandatangan PDF, lukis tandatangan anda dengan trackpad atau jari, letakkannya pada garisan, muat turun. Untuk dokumen harian, jenis tandatangan ini sah dari segi undang-undang di seluruh EU dan kebanyakan dunia. Apabila sesebuah dokumen secara khusus memerlukan tandatangan elektronik yang berkelayakan, satu surat ikatan notari atau pemfailan tertentu, gunakan perkhidmatan berasaskan sijil yang dibina untuk itu, kerana tandatangan yang dilukis tidak akan memenuhi syarat tersebut. Untuk timbunan harian, ia tepat memadai.

Tiga langkah, satu pakej yang kemas, dan fail itu duduk pada peranti anda sepanjang masa.

Semak sendiri dalam seminit

Anda tidak perlu mempercayai kata-kata saya bahawa tiada apa yang dimuat naik. Buka alat cantum, tekan F12 untuk membuka DevTools, beralih ke tab Network, tandakan “Preserve log,” dan bina sebuah pakej dari mula hingga akhir. Perhatikan apa yang berlaku: halaman dimuat di hadapan, dan kemudian tiada apa yang bergerak ketika anda mencantum dan memuat turun. Jika fail anda tidak pernah muncul dalam badan sesuatu permintaan, ia tidak pernah dihantar.

Mahu ujian yang lebih sukar? Muat alat itu, tukar komputer riba anda ke mod pesawat, dan susun pakej dengan rangkaian dimatikan sepenuhnya. Ia tetap berfungsi, kerana sememangnya tiada langkah pelayan sejak awal. Cuba itu pada alat yang memuat naik dan anda akan mendapat ralat sebaik sahaja anda menekan jalankan. Perbezaan itulah perkara yang dipedulikan oleh kewajipan kerahsiaan anda.

Satu tabiat yang berbaloi dikekalkan

Anda tidak akan membaca dasar privasi setiap kali anda menggabungkan dua PDF pada jam 6 petang sebelum tarikh akhir pemfailan. Tiada siapa yang buat. Jadi jadikan pilihan selamat sebagai pilihan lalai. Pilih satu alat yang memproses dalam pelayar, tanda bukunya, dan berhenti menghantar fail pelanggan ke pelayan yang anda tidak boleh lihat. Ia lebih pantas pun, kerana tiada pusingan ulang-alik muat naik-dan-muat-turun, dan ia terus berfungsi apabila Wi-Fi pejabat terputus, yang sentiasa berlaku pada hari sesuatu perlu disiapkan.

Menyusun dan menandatangani sebuah fail kes ialah perkara paling tidak menarik yang anda lakukan sepanjang minggu. Satu-satunya soalan sebenar ialah sama ada dokumen pelanggan kekal di pejabat semasa anda melakukannya, dan untuk bahan istimewa, soalan itu hanya ada satu jawapan yang betul.